11 Tipps für bessere Besprechungen. Sonst sind die Kekse das Beste.

Mit weniger Aufwand mehr erreichen
Tipps für effektive Besprechungen

Viele gehen hinein, wenig kommt heraus. Das Kreativste an manchen Besprechungen sind die zu hörenden Ausreden.

 

Karsten Noack

 

 

Sitzungssucht

 

Als wenn es Meilengutschriften auf Besprechungsstunden geben würde, jagt eine die andere, sie saugen dem Tag die Kraft aus.

Geschäftliche Besprechungen kosten viel Zeit und somit Geld. So wichtig die inhaltliche Abstimmung und der soziale Aspekt persönlicher Treffen sind, viele Besprechungen sind alles andere als effektiv. Wehmütige Blicke, bei denen Gedankenblasen sagen würden „Was könnte ich alles in der Zeit erledigen!“.

 

 

 

11 Tipps für bessere Besprechungen

 

Damit sich das ändert und die Kekse nicht das Highlight der Zusammenkunft bilden; übernehmen Sie die Führung, es ist Ihre Chance. Sorgen Sie für effektive Besprechungen, die sich lohnen. Einige Anregungen liefert dieser Artikel.

 

 

1. Unnötige Besprechungen vermeiden!

 

Viele Besprechungen sind nicht wirklich erforderlich und könnten durch effektiveren Informationsaustausch ersetzt werden. Geht es nur darum unterschiedlichen Kenntnisstand abzugleichen, gibt es bessere Wege wie eine aktuelle Dokumentation im Intranet. Gelebte Balanced Scorecards sind ja leider nur selten anzutreffen. Sie könnten doch so hilfreich sein, weil sie früh genug signalisieren, wo Aufmerksamkeit gefragt ist bevor das Kind in den Brunnen fällt.

 

 

2. Außer Spesen nichts gewesen

 

Raus mit dem Taschenrechner: Lohnt sich der Aufwand?

Besprechungsdauer x Teilnehmer = Zeitaufwand

Zeitaufwand x anteilige Gehälter = Personalkosten

 

 

3. Email, Telefon und Video

 

Einiges lässt sich auch auf kurzem Wege klären und spart Besprechungen ein. Telefon- und Videokonferenzen sparen zumindest Wege. Auch brauchen nicht alle Teilnehmer die ganze Zeit dabei zu sein.

Sobald allerdings soziale Aspekte eine Rolle spielen sind persönliche Treffen meist hilfreicher.

 

 

4. Zeitrahmen: In der Kürze liegt die Würze

 

Geplante Zeiträume für Besprechungen werden tendenziell auch ausgeschöpft, wie die Urlaubskasse. Ob erforderlich oder nicht!

Setzen Sie vorher einen allen Teilnehmern bekannten maximalen Zeitrahmen und halten Sie diesen auch ein. Es ging schneller? Umso besser! Ein Erfolg, an dem alle Beteiligten teilhaben.

 

5. Tagesordnungspunkte (Agenda) als Fahrplan

 

Gut geplant ist… Keine Besprechung ohne Tagesordnungspunkte. Statt ziel- und strukturlos zusammenzusitzen erhält besser jeder Teilnehmer frühzeitig die Tagesordnungspunkte mit den angestrebten Zielen und Verantwortlichkeiten.

Mindestinhalt einer Agenda:

  • Termin der Besprechung
  • Ort
  • Thema
  • Wohlgeformte Ziele (SMARTe Ziele)
  • Teilnehmerliste
  • Fragen, die zu klären sind
  • Vorbereitung und Verantwortlichkeiten
  • Spätestens Besprechungsende

 

Bei unterschiedlichem Kenntnisstand lohnt sich eine entsprechende Anlage, um eine gemeinsame Ebene zu sichern.

Wenn dieser Fahrplan nichts lohnenswertes verheisst, sagen Sie die Besprechung lieber ab oder gehen Sie gemeinsam als Teamentwicklungsmaßnahme in den Biergarten.

 

 

6. Protokoll

 

Wenige Menschen reißen sich darum, das Protokoll zu führen. Doch bekanntlich gilt; wer schreibt, der bleibt! Außerdem ist es mit einer Menge Verantwortung verbunden, und die sollte jemand übernehmen, der sie auch zu tragen weiß.

Schließlich ist das Protokoll nicht nur eine historische Aufzeichnung für die Nachwelt. Das wäre in vielen Fällen eine recht traurige Lektüre für Historiker.

Das Protokoll ist vielmehr eines der wichtigsten Werkzeuge, den in ihm werden alle Ergebnisse des Treffens gesichert. Sonst gibt es mindestens ebenso viele Auslegungen der Ergebnisse, wie Teilnehmer.

In der Praxis ähneln viele Protokolle allerdings eher Wunschlisten und unverbindlichen Absichtserklärungen, die wenig Nutzen mit sich bringen.

Es geht auch anders, indem Sie Ziele im SMART-Format formulieren.

Jeder der Buchstaben S, M, A, R und T steht für eine Eigenschaft, die eine gute Zielformulierung ausmacht.

S: Sinnesspezifisch M: Messbar A: Attraktiv R: Realistisch T: Terminiert Mehr dazu erfahren Sie hier.

 

 

7. Einstiegsrituale

 

Damit die Arbeitsfähigkeit gefördert wird, also die Teilnehmer nicht nur körperlich, sondern auch geistig anwesend sind, empfehlen sich Einstiegsrituale. Anders als in Teamentwicklungsworkshops, bei denen viel Zeit für eine spielerische Annäherung verwendet wird, genügen hier wenige Minuten in Form professioneller Begrüßungsrituale für die Einstimmung.

 

 

8. Moderation

 

Bei besonders wichtigen Besprechungen oder zur Optimierung der Besprechungskultur lohnt es sich jemanden für die professionelle Moderation einzuladen. Das hat sich nicht nur bei kreativen Themen sehr bewährt und sorgt schnellstens für Effektivitätssteigerung.

Anschließend kann dann jemand aus der Runde diese Funktion ﹣ anhand des praktischen Beispiels ﹣übernehmen und ausfüllen.

 

 

9. Pünktlich starten

 

Wer einmal beginnt auf Nachzügler zu warten, signalisiert das es in Ordnung ist! Das ist dann der Standard für zukünftige Zusammenkünfte.

Außerdem verärgert Warten die pünktlichen Teilnehmer.

 

 

10. Abwechslung: Kreativitätstechniken statt Kekse

 

Wenn es einem Thema dienlich ist moderieren Sie zur Problemlösung doch mal eine geeignete Kreativitätstechnik. Das bringt die Teilnehmer auf Trab und Ergebnisse. Und meinetwegen können Sie auch die Kekse beibehalten.

Hier finden Sie einige Kreativitätstechniken.

 

 

11. Und überhaupt!

 

Nehmen Sie die Herausforderungen an; übernehmen Sie Verantwortung und sorgen Sie für Besprechungen, die sich lohnen.