33 Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

Nutzen Sie die Vorteile von Videokonferenzen
Videokonferenz

Konstruktive Videokonferenzen

 

Nutzen Sie die Vorteile von Videokonferenzen. Mit diesen Empfehlungen gelingen effektive Videokonferenzen.

 

 

 

Übersicht

 

 

 

 

Videokonferenzen

 

Auch, wenn in vielen Unternehmen heute noch Telefonkonferenzen einberufen werden, haben Videokonferenzen ihren berechtigt zunehmenden Anteil. Sie haben allerdings bei allen Vorteilen auch ihre Tücken.

 

 

 

 

33 Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

 

 

 

1. Struktur

 

Gute Vorbereitung aller Beteiligten zahlt sich aus. Die Planung der Themen und die Struktur, Zeit, Teilnehmer, die Verfügbarkeit der Technik und Informationen,… Es gibt einiges vorzubereiten.

 

 

 

2. Moderation

 

Ein Moderator hat dann den Überblick und sorgt für eine effektive Videokonferenz. Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen.

Der Moderator vergibt das Rederecht und sorgt für die Effektivität der Zusammenkunft. Gerade bei nicht optimaler Technik sorgen Übertragungsverzögerungen dafür das Disziplin erforderlich ist.

 

 

 

3. Teilnehmer

 

Ab 7 Teilnehmern reduziert sich die Effektivität deutlich und der Moderator ist gefordert das Beste daraus zu machen. Je weniger aktive Teilnehmer, desto konzentrierter lässt sich ans Werk gehen.

Auch bei der Zusammensetzung der Teilnehmer ist neben der inhaltlichen Kompetenz und Zuständigkeit auf Persönlichkeitstendenzen und Kompatibilität zu achten.

 

 

 

4. Einstimmen

 

Bevor es losgeht, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf das Gespräch ein, damit sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.

 

 

 

5. Krass

 

Auffällig gemusterte Kleidung, wie Karomuster, Leuchtfarben und extremer Kontrast lassen das Bild psychedelisch flimmern. Normalerweise ist das nicht gewünscht und hilfreich.

 

 

 

6. Bühnenbild

 

Bei Meetings via Video gilt es  auf den visuellen Hintergrund zu achten. Zimmerpflanzen im Hintergrund können dem Profil ein Hirschgeweih hinzufügen.

Wenn die Webcam zum Beispiel die eigene Wohnung zeigt, sollten sich die betreffenden Teilnehmer vorher fragen, ob dieser Einblick zu ihrem Business passt oder zu privat ist.

 

 

 

7. Blickkontakt

 

Achten Sie auf die Position der Kamera. Am besten stellt Sie das Notebook oder die Webcam etwas höher. Sonst werden Sie schräg von unten gefilmt. Das sieht in der Regel unvorteilhaft aus.

Schauen Sie nicht auf das Monitorbild des eingeblendeten Gesprächspartners, sondern direkt in die Kamera. Das wirkt dann so, als wenn Sie ihm in die Augen sehen.

 

 

 

8. Unter Beobachtung

 

Bei Videokonferenzen gelten die üblichen und auch spezielle Benimmregeln. Die Finger gehören beispielsweise nicht ins Gesicht, die Füße nicht auf den Stuhl. Auch wenn es in vielen Branchen immer legerer zugeht, empfiehlt es sich, auf das Selbstmarketing zu achten. Teilnehmer sollten sich so präsentieren, wie sie gerne gesehen werden wollen.

 

 

 

 

9. Tücken des Home Office

 

Bei Videokonferenz im Home Office gibt es häufiger Störeffekte und verwunderliche Momente. Es wird zu oft vergessen, dass es sich um die Arbeitszeit handelt. Auch, wenn Sie sonst in Boxershorts oder anderweitig leger bekleidet am heimischen Schreibtisch sitzen, achten Sie lieber auch auf das was nicht sofort für die Kamera ersichtlich ist.

Besonders heikel kann es werden, wenn unvorbereitete Gastauftritte erfolgen. Es macht keinen professionellen Eindruck, wenn bei einer beruflichen Besprechung Ihr Lebenspartner in Unterwäsche durch das Zimmer läuft. Möglicherweise klang es so, als wenn Sie telefonieren und da macht das ja nichts… Nun sind Sie Tagesgespräch!

 

 

 

10. Nicht im Bild und doch zu sehen

 

Körpersprachliche Rückmeldungen können direkt im Bild erfolgen. Doch auch, was unter dem Tisch geschieht, ist oft zu erahnen. Der verstohlene Einsatz eines Smartphones, Hanteltraining oder andere mehr oder weniger zum Thema gehörende Tätigkeiten könnten irritieren.

 

 

 

11. Aufwärmphase

 

Oft fällt der Smalltalk weg. Meist gehen die Teilnehmer ohne Aufwärmphase ans Eingemachte.

 

 

 

12. Geräuschkulisse

 

Nebengeräusche stören Viele Teilnehmer arbeiten während der Besprechung auf ihrem Notebook oder Smartphone. Da kann sogar im Interesse der Arbeit geschehen, doch das wissen die anderen Teilnehmer ja nicht. Es erzeugt nicht nur unangenehme Geräusche, es irritiert auch die anderen Teilnehmer. Es wirkt so, als wenn die Videokonferenz und die anderen Teilnehmer einem nicht so wichtig sind. Außerdem ist es selbst auch nicht schwierig dann tatsächlich konzentriert zu bleiben. Weil sich schon kleine akustische Ablenkungen in einer Telefonkonferenz ungünstig aus.

 

 

 

13. Abgelenkte Teilnehmer

 

Bei einer Videokonferenz kann einiges schiefgehen. Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Handy. Selbst wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. „Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.

 

 

 

14. Moderation

 

Es ist wichtig, das Videokonferenzen professionell geleitet werden. Derjenige, der zur Videokonferenz einlädt, hat die Aufgabe, sie auch zu moderieren. Dazu gehört es die Gesprächsbeiträge zu ordnen und dafür sorgen, dass sich alle konstruktiv dran beteiligen. Moderation ist besonders wichtig. Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Aufgaben des Moderators.

Der Moderator sorgt dafür, das jeder weiß, wer gerade an der Reihe ist. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter.

Bei einer Videokonferenz gehen die stillen Teilnehmer meist unter. Zur Moderation gehört es deshalb, auch die diese Gesprächspartner einzubeziehen. Wird darauf verzichtet, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die Stillen beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.

 

 

 

15. Vorbereitung

 

Vorbereitung ist die halbe Miete. Vieles lässt sich absehen, zumal es ja oft ein Thema und Tagesordnungspunkte gibt.

 

 

 

16. Dauer einer Videokonferenz

 

Da die Aufmerksamkeitsspanne am Telefon geringer ist als bei Treffen vor Ort, sollen Sie nicht länger als eine Stunde konferieren. An diese Zeitvorgabe müssen sich dann alle halten. Denken Sie an das Parkinsonsche Gesetz, nach dem sich die Dauer in genau dem Maß ausdehnt, der ihr zur Verfügung steht.

 

 

 

17. Ortswahl

 

Neben der inhaltlichen Vorbereitung, wie sie zu jedem Meeting gehört, kommt bei Telefon- und Videokonferenzen noch die Suche nach der passenden Umgebung dazu. Der Raum sollte möglichst ruhig sein. Störungen durch andere Mitarbeiter sind zu vermeiden. Nicht jeder Ort ist gleichermaßen für jede Form von Gespräch geeignet. Bei der Annahme von Gesprächen ist der persönliche Einfluss etwas größer, als wenn wir beispielsweise unterwegs auf dem Mobiltelefon einen Anruf annehmen. Doch auf dort gilt es Umgebungsgeräusche und potenzielle Störungen zu identifizieren und gegebenenfalls auf einen geeigneteren Ort auszuweichen. Kinder und Komiker im Umfeld zu haben ist oft keine gute Idee. Ich weiß, wovon ich rede; gegenüber meines Büros ist der Zoo. Und bei geöffneten Fenster können die schreienden Affen und brüllenden Löwen Gesprächspartner durchaus irritieren.

 

 

 

18. Technik

 

Alle Teilnehmer sollten sich vorher mit der Technik beschäftigt haben, damit Sie nicht zum Störfaktor wird. Bei meinen Beobachtungen habe ich die Erfahrung gemacht, dass es fast immer Teilnehmer gibt, die an der Technologie scheitern.

 

 

 

19. Notizen machen

 

Stift und Block gehören in Reichweite. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Entsprechende Checklisten haben sich dafür sehr bewährt. Hilfreiche Fragen und deren Antworten sind beispielsweise:

  • Was wurde vereinbart?
  • Wer macht nun was?
  • Wer ist zu informieren?

 

 

 

20. Stimme

 

Die Stimme spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg einer Konferenz. Es ist wichtig, dass sich die Beteiligten stets der besonderen akustischen Herausforderung bewusst sind. „So ist es sinnvoll, langsam und deutlich zu sprechen. Genuschel verstehen die Gesprächspartner genauso wenig wie einen Redebeitrag, den ein Teilnehmer mit einer Hand vor dem Mund vorträgt. In einem eigenen Beitrag finden Sie zahlreiche Empfehlungen für ein wesentliches Werkzeug bei Telefongesprächen, Ihre Stimme. Die halten viele Menschen für selbstverständlich und meinen sich nicht weiter um sie kümmern zu müssen. Wie schade, weil dadurch viel dem Zufall überlassen wird. Machen Sie es besser, setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein.

 

 

 

21. Ausreden lassen

 

Manchmal haben wir die Antwort schon auf der Zunge und der Gesprächspartner redet noch. Grundsätzlich ist es allerdings eine Frage der guten Kommunikation und das Respekts andere Menschen ausreden zu lassen. Einige technische Lösung arbeitet nicht duplex, es wird also jeweils nur ein Teilnehmer zu hören sein, und das erfordert zusätzliche Disziplin. Es wird sonst zu einem sehr abgehakten Gespräch.

 

 

 

22. Körpersprache

 

 

Mit den Händen sollten Sie lieber nicht zu wild gestikulieren. Das wirkt oft irritierend, insbesondere, wenn die Hände mal im Bild sind und dann wieder nicht.

 

 

 

23. Hochdeutsch

 

Sprechen Sie vorzugsweise Hochdeutsch oder welche Sprache auch immer vereinbart wurde, so gut Sie es beherrschen. Dialekt setzt voraus, dass Ihr Gesprächspartner ihn gut versteht und als positiv empfindet.

 

 

 

24. Zuhören

 

Wer zuhört, ist besser informiert, kann die Stimmung des Gesprächspartners besser einschätzen, wirkt einfühlsam und wertschätzend. Wer andere ermutigt sich auszusprechen beruhigt selbst angriffslustige Zeitgenossen, weil sie sich ernst genommen fühlen. Also, lassen Sie Gesprächspartner zu Wort kommen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder es Interpretationsspielraum gibt. Wiederholen Sie wichtige Informationen. Wenn Sie die Befindlichkeiten und Wünsche Ihres Gesprächspartners genauer erkunden wollen, setzen Sie das aktive Zuhören ein.

 

 

 

25. Rapport

 

Kommunikation findet auf verschiedenen Ebenen statt, doch oft wird auf der Sachebene begonnen, wo die Beziehungsebene noch wackelt. Fördern Sie deswegen in einer respektvollen Haltung den Rapport, damit zumindest eine ausreichend tragfähige Basis für den Austausch vorhanden ist. Dafür stehen zahlreiche Techniken zur Auswahl. Sie sind so gut, wie die innere Einstellung gegenüber Gesprächspartnern. Mehr dazu finden Sie im Artikel Rapport: 21+ Tipps für bessere Kommunikation

 

 

26. Smarte Vereinbarungen

 

Für Vereinbarungen bietet sich auch hier das Smartformat an. Die Eselsbrücke hat sich bewährt. Es ist eine Technik, die Ihnen hilft, Ziele klarer zu definieren, Vereinbarungen konstruktiver zu gestalten. Je verständlicher ein Ziel definiert ist, desto einfacher wird es, es zu erreichen. Die einzelnen Buchstaben des Wortes SMART repräsentieren die Kriterien wohlgeformter Ziele.

SMART steht für:

  • S – spezifisch
  • M – messbar
  • A – angemessen und attraktiv
  • R – realistisch
  • T – terminiert

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Smarte Zielfindung, smarte Ziele; ich freue mich, dass wir uns einig sind.

 

 

 

27. Benimm-Regeln

 

Um das Gespräch nicht zu stören, sollten sich alle Beteiligten diszipliniert verhalten. Essen und Trinken sind eher keine gute Idee, wobei ein Besprechungskaffee durchaus erwärmend wirkt, ein knackiger Keks hingegen störend. Pünktlichkeit ist dagegen noch wichtiger als bei einem persönlichen Treffen.

 

 

 

28. Positiv formulieren

 

Setzen Sie auf positive Formulierungen und vermeiden Sie negative Aussagen.

 

 

 

29. Murphy’s Gesetz

 

Es liegt in der Natur von Murphy’s Gesetz sich genau dann in Erinnerung zu bringen, wenn es am nervigsten ist. Deswegen lohnt es sich die Voraussetzung möglichst optimal zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass kabellose Telefone immer gut geladen sind. Es macht selten einen guten Eindruck, wenn das Gespräch mitten drin durch die Akkuladewarnung gestört oder sogar beendet wird.

 

 

 

30. Versprechen Sie nur, was Sie halten können

 

Trotz oder gerade durch die räumliche Entfernung werden mit zunehmender Entfernung zu häufig Versprechungen macht, die sich nicht halten lassen. Das schadet der Beziehung und bleibt im Gedächtnis. Also, versprechen Sie, was sie auch halten können. Das dürfen sie dann auch gerne übererfüllen.

 

 

 

31. Zusammenfassen zum Abschluss

 

Ist die Videokonferenz inhaltlich abgeschlossen beziehungsweise die vereinbarte Zeit erreicht, beendet der Moderator das Gespräch höflich und rund. Er fasst dazu die Inhalte des Gesprächs noch einmal zusammen und nennt die nächsten Schritte.

 

 

 

32. Protokoll

 

Wer schreibt der bleibt. Tatsächlich schreibt kaum jemand freiwillig ein Protokoll. Doch erst die Dokumentation sorgt dafür das die Informationen ihren Empfänger finden und Vereinbarungen gehalten werden können.

 

 

 

33. Unterstützung

 

Bereiten Sie wichtige Gespräche gut vor, gegebenenfalls lohnt sich professionelle Unterstützung. Für die kommunikative Unterstützung können Sie sich gerne an mich wenden. Mein Profil gibt Ihnen Hinweise, wovon Sie profitieren können. Rechtsberatung führe ich allerdings nicht durch.

Fragen Sie mich ruhig persönlich

Fragen, die auch andere Menschen interessieren können, stellen Sie bitte in den Kommentaren. Manches ist eher privater Natur und professionelle Unterstützung kann Ihnen helfen. Lassen Sie uns dazu ins direkte Gespräch kommen. Bei Interesse, für Fragen und Terminvereinbarungen erreichen Sie mich persönlich per E-Mail (mail@karstennoack.de), Telefon 030 / 864 213 68, Mobil 01577 / 704 53 56 und diesem Kontaktformular.

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P.S.

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit Videokonferenzen gemacht? Worauf achten Sie?

2 Kommentare

  1. Der größte Nachteil an Videokonferenzen ist das unnatürliche Verhalten das viele Menschen vor der Kamera entwickeln. Das lenkt doch sehr ab.

    Antworten
  2. Der ökologische Aspekt kommt mir im Artikel zu kurz.

    Antworten

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Erstveröffentlichung des Artikels von Karsten Noack 11. Mai 2007
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