Kündigungsgespräche als Geschäftsführer: klar, respektvoll und professionell führen

Kündigungsgespräche als Geschäftsführer: klar, respektvoll und professionell führen

Kündigungsgespräche gehören zu den anspruchsvollsten Führungsaufgaben.

Du triffst auf einen Menschen, für den sich in wenigen Minuten möglicherweise sehr viel verändert.

Gleichzeitig vertrittst du:

• eine Entscheidung
• das Unternehmen
• deine Rolle als Geschäftsführer

Deshalb braucht ein gutes Kündigungsgespräch beides:

Klarheit und Respekt.

Zu viel Härte verletzt unnötig.

Zu viel Schonung kann die Botschaft verwässern.

Die Aufgabe lautet:

eine schwierige Entscheidung so eindeutig wie nötig und so respektvoll wie möglich zu kommunizieren.

1. Bevor du das Gespräch führst: Der rechtliche Rahmen muss geklärt sein

Ein Kündigungsgespräch ist kein Ort, um rechtliche Fragen spontan zu lösen.

Vor dem Termin sollte mit den zuständigen internen oder externen Fachleuten geklärt sein:

• welche Kündigung ausgesprochen wird
• welche Fristen gelten
• welche Dokumente erforderlich sind
• welche Beteiligungsrechte bestehen
• welche finanziellen und organisatorischen Folgen geregelt sind

Bei bestehendem Betriebsrat gehört insbesondere dessen ordnungsgemäße Beteiligung in die rechtliche Vorbereitung.

Auch Themen wie:

• Abfindung
• Freistellung
• Resturlaub
• Bonus
• Dienstwagen
• Übergabe

sollten so weit wie möglich geklärt sein.

Kommunikationsvorbereitung ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung.

Im Executive Sparring arbeite ich deshalb auf Grundlage des bereits geklärten rechtlichen und organisatorischen Rahmens.

2. Kläre deine Rolle: weder Vollstrecker noch Retter

Vor schwierigen Kündigungsgesprächen geraten Führungskräfte leicht in zwei Extreme.

Zu viel Distanz

Dann klingt die Botschaft:

kalt, technisch und möglichst unpersönlich.

Die Distanz soll die eigene Anspannung reduzieren.

Für das Gegenüber kann sie wie Gleichgültigkeit wirken.

Zu viel Schonung

Dann wird:

• lange eingeleitet
• relativiert
• getröstet
• falsche Hoffnung gelassen

Das kann den Moment zusätzlich erschweren.

Die professionelle Position

Du bist:

die verantwortliche Führungskraft.

Deine Aufgabe ist:

• die Entscheidung klar zu kommunizieren
• relevante Gründe angemessen einzuordnen
• respektvoll mit der Reaktion umzugehen
• den weiteren Ablauf zu klären

Du musst die emotionale Reaktion deines Gegenübers nicht:

wegmachen.

Du solltest sie:

aushalten können.

3. Die Entscheidung gehört früh in das Gespräch

Eine der wichtigsten Regeln lautet:

Komm zum Punkt.

Menschen spüren bei solchen Gesprächen meist sehr schnell, dass etwas nicht stimmt.

Eine lange freundliche Einleitung erhöht dann eher:

die Anspannung.

Ein Einstieg kann beispielsweise lauten:

„Ich möchte direkt zum Anlass unseres Gesprächs kommen. Wir haben entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“

Oder:

„Ich muss Ihnen heute mitteilen, dass wir Ihr Arbeitsverhältnis zum … kündigen.“

Welche Formulierung rechtlich und organisatorisch angemessen ist, sollte vorher abgestimmt sein.

Kommunikativ gilt:

Die Person sollte nicht erst nach zehn Minuten herausfinden müssen, worum es geht.

Keine unnötig weiche Sprache

Formulierungen wie:

„Wir haben überlegt, wie wir in Zukunft vielleicht etwas anders zusammenarbeiten könnten …“

sind problematisch, wenn die Entscheidung bereits feststeht.

Klarheit ist in diesem Moment:

eine Form von Respekt.

4. Begründe angemessen – ohne das Gespräch zur Gerichtsverhandlung zu machen

Nach der Entscheidung braucht das Gegenüber Orientierung.

Welche Einordnung sinnvoll oder rechtlich geboten ist, hängt vom konkreten Kündigungsgrund und der vorherigen rechtlichen Prüfung ab.

Kommunikativ sollte die Begründung:

• verständlich
• konsistent
• mit der tatsächlichen Entscheidung vereinbar

sein.

Vermeide eine spontane lange Liste alter Konflikte.

Ein Kündigungsgespräch ist nicht der geeignete Moment für:

eine nachträgliche Generalabrechnung.

Verantwortung statt Rechtfertigung

Gerade Geschäftsführer geraten schnell in eine Rechtfertigungsspirale.

Ein Argument führt zum nächsten.

Dann kommt Widerspruch.

Darauf folgen noch mehr Erklärungen.

Und irgendwann wird eine getroffene Entscheidung behandelt, als müsse sie im Gespräch:

neu ausgehandelt werden.

Wenn die Entscheidung feststeht, darfst du das deutlich machen.

Zum Beispiel:

„Ich höre, dass Sie die Entscheidung anders bewerten. Die Entscheidung selbst steht fest. Ich möchte Ihre Fragen zum weiteren Ablauf trotzdem sorgfältig beantworten.“

Würdigung nur, wenn sie konkret und glaubwürdig ist

Auch in einem Kündigungsgespräch darfst du Leistungen anerkennen.

Nur sollte die Würdigung:

ehrlich und konkret

sein.

Allgemeine Sätze wie:

„Sie waren immer eine fantastische Mitarbeiterin“

können irritieren, wenn unmittelbar danach die Kündigung begründet werden soll.

Stärker ist eine konkrete Anerkennung dessen, was tatsächlich anerkennenswert ist.

5. Reaktionen zulassen, ohne die Gesprächsführung zu verlieren

Menschen reagieren sehr unterschiedlich auf eine Kündigung.

Zum Beispiel mit:

• Stille
• Tränen
• Wut
• Unglauben
• Fragen
• Verhandlung

Keine dieser Reaktionen verlangt automatisch:

eine sofortige Antwort.

Stille darf stehen bleiben

Du musst eine Pause nicht sofort füllen.

Emotionen dürfen da sein

Ein Satz wie:

„Ich sehe, dass Sie diese Nachricht sehr trifft.“

kann angemessener sein als:

„Bitte beruhigen Sie sich.“

Wut braucht Grenzen

Du kannst Ärger anhören.

Persönliche Beleidigungen oder Bedrohungen musst du nicht akzeptieren.

Dann darfst du klar sagen:

„Ich verstehe, dass Sie sehr wütend sind. Persönliche Angriffe akzeptiere ich trotzdem nicht.“

Nicht jede Frage muss sofort beantwortet werden

Wenn du etwas nicht sicher weißt:

prüfe es.

Eine belastbare spätere Antwort ist besser als:

eine spontane falsche Zusage.

6. Vermeide Pseudo-Trost und falsche Hoffnung

Gut gemeinte Sätze können verletzend wirken.

Zum Beispiel:

„Das wird sich bestimmt als Chance herausstellen.“

Oder:

„Mit Ihrem Profil haben Sie sofort etwas Neues.“

Das kannst du nicht wissen.

Und in diesem Moment braucht die andere Person möglicherweise keine positive Umdeutung.

Respektvoller ist:

die Schwierigkeit der Situation anzuerkennen, ohne ihre Zukunft vorherzusagen.

Ebenso problematisch sind Sätze wie:

„Vielleicht ändert sich ja doch noch etwas.“

wenn die Entscheidung endgültig getroffen wurde.

Mitgefühl und Klarheit schließen einander nicht aus.

7. Das Gespräch endet nicht mit der Kündigungsbotschaft

Nach der ersten Reaktion braucht es Orientierung.

Je nach Situation betrifft das beispielsweise:

• nächste Termine
• Ansprechpartner
• Übergabe
• Freistellung
• Rückgabe von Unternehmenseigentum
• Kommunikation gegenüber Team und Kunden

Nicht alles muss im ersten Gespräch vollständig geklärt werden.

Gerade wenn die Nachricht überraschend kommt, kann es sinnvoll sein:

Entscheidungsmitteilung und ausführliches Trennungsgespräch teilweise zu trennen.

Dann erhält die betroffene Person Zeit, die Nachricht aufzunehmen und später gezielter Fragen zu stellen.

Die Kommunikation an das Team gehört zur Vorbereitung

Besonders bei Führungskräften oder bekannten Mitarbeitenden entstehen schnell Fragen:

• Warum geht die Person?
• Wer übernimmt ihre Aufgaben?
• Was bedeutet das für uns?
• Folgen weitere Veränderungen?

Die Antwort darf vertrauliche Details nicht offenlegen.

Sie sollte trotzdem genügend Orientierung geben.

Schweigen erzeugt häufig:

Spekulation.

8. Bei Führungskräften und Schlüsselpersonen wird aus einem Gespräch ein Kommunikationsprojekt

Die Kündigung eines Mitglieds des Führungsteams betrifft oft mehrere Ebenen gleichzeitig.

Zum Beispiel:

• die betroffene Person
• das übrige Führungsteam
• Mitarbeitende
• Kunden
• Geschäftspartner
• laufende Projekte

Dann sollten vor dem Gespräch Fragen geklärt sein wie:

• Wer wird wann informiert?
• Welche Botschaft gilt für welche Zielgruppe?
• Wer übernimmt Verantwortung und Aufgaben?
• Welche Informationen bleiben vertraulich?
• Wie wird Stabilität hergestellt?

Das Kündigungsgespräch ist dann:

nur ein Teil einer größeren Führungsaufgabe.

Wie Trennungen durchgeführt werden, wird außerdem von den Menschen beobachtet, die im Unternehmen bleiben.

Sie ziehen daraus Rückschlüsse darauf:

wie das Unternehmen mit Menschen umgeht, wenn es schwierig wird.

9. Executive Sparring für die Vorbereitung

Für Geschäftsführer, Vorstände, Inhaber und Personen mit vergleichbarer unternehmerischer Gesamtverantwortung gehört die Vorbereitung eines Kündigungs- oder Trennungsgesprächs für mich in das:

EXECUTIVE SPARRING.

Wir können dabei beispielsweise arbeiten an:

• deiner Rolle und Haltung
• der Gesprächsstruktur
• klaren Formulierungen
• kritischen Rückfragen
• Wut, Schweigen oder Tränen
• dem Umgang mit Vorwürfen
• Grenzen
• der Kommunikation danach

Realistische Gesprächssimulation

Gerade bei Kündigungsgesprächen halte ich Simulationen für besonders wertvoll.

Du führst das Gespräch.

Ich übernehme die Rolle deines Gegenübers.

Wir können unterschiedliche Reaktionen durchspielen.

Dann zeigt sich sehr schnell:

• Wo wirst du unklar?
• Wo erklärst du zu viel?
• Wo wirst du unnötig hart?
• Wo entsteht unbeabsichtigt Hoffnung?
• Welche Formulierung passt besser zu dir?

Das Ziel ist nicht:

ein Gespräch auswendig zu lernen.

Das Ziel ist:

auch bei unerwarteten Reaktionen handlungsfähig zu bleiben.

Wir arbeiten dabei auf Grundlage des rechtlich und organisatorisch geklärten Rahmens.

Keine Rechtsberatung.

→ Executive Sparring

Fazit: Führung zeigt sich besonders dort, wo eine Entscheidung weh tut

Ein Kündigungsgespräch kann für die betroffene Person:

ein sehr einschneidender Moment sein.

Du kannst diese Realität nicht aufheben.

Du kannst jedoch beeinflussen:

• wie klar du kommunizierst
• wie respektvoll du handelst
• wie gut du vorbereitet bist
• wie du mit starken Reaktionen umgehst

Gute Führung bedeutet in diesem Moment nicht:

die unangenehme Nachricht angenehm zu machen.

Sie bedeutet:

eine schwierige Entscheidung klar auszusprechen und dem Menschen gegenüber trotzdem respektvoll zu bleiben.

Würde braucht keine Unklarheit. Klarheit braucht keine Kälte.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen
(Keinerlei Rechtsberatung!)

Ein wichtiges Gespräch lässt sich selten vollständig planen.

Du kannst dich jedoch so vorbereiten, dass du mit Klarheit, Orientierung und Handlungsspielraum hineingehst.

Wir können gemeinsam beispielsweise:

• Ziele und Prioritäten klären
• Interessen und mögliche Motive der Beteiligten betrachten
• Argumentationen entwickeln und prüfen
• Gesprächsstrategien vorbereiten
• kritische Fragen und Einwände antizipieren
• schwierige Gesprächsverläufe simulieren
• Formulierungen ausprobieren
• Grenzen und Alternativen klären
• persönliche Wirkung und Präsenz betrachten
• den Umgang mit Druck und überraschenden Wendungen vorbereiten

Dabei geht es weniger um ein auswendig gelerntes Gesprächsskript.

Du sollst wissen, was du erreichen möchtest, worauf es ankommt und wie du auch bei unerwarteten Entwicklungen beweglich bleiben kannst.

Je nach Anliegen verbinde ich Coaching, Beratung, Einzeltraining und Sparring.

Welcher Rahmen passt?

PRIVAT 1:1

Für wichtige Gespräche im persönlichen Kontext, beispielsweise in Partnerschaft, Familie oder im Umgang mit schwierigen Personen.

→ PRIVAT 1:1

BUSINESS 1:1

Für berufliche Gesprächssituationen und die gezielte Entwicklung deiner Gesprächs- und Verhandlungskompetenz.

→ BUSINESS 1:1

EXECUTIVE SPARRING

Für konkrete Gespräche und Verhandlungen mit hoher wirtschaftlicher, beruflicher oder strategischer Tragweite.

→ EXECUTIVE SPARRING

Aktuelle Honorare und Rahmenbedingungen findest du jeweils auf den entsprechenden Angebotsseiten.

P.S.

Wie steht es mit Fragen, Anregungen, Erfahrungen?

Der nächste Schritt

Wenn du dein Anliegen mit mir besprechen möchtest, nutze am besten das Kontaktformular.

Hilfreich ist, wenn du kurz beschreibst:

• worum es geht
• was du erreichen möchtest
• bis wann das Thema relevant ist
• ob du eine Online-Sitzung oder Präsenz in Berlin bevorzugst

Je genauer ich deinen Kontext kenne, desto gezielter kann ich auf deine Anfrage eingehen.

Viele Anliegen lassen sich online sehr effektiv bearbeiten. Das bietet einen diskreten, flexiblen und konzentrierten Rahmen.

Wenn Präsenz in Berlin sinnvoll ist, kann sie ebenfalls vereinbart werden.

Du kannst mich auch per E-Mail unter mail@karstennoack.de erreichen.

Telefonische Anfragen nehme ich aufgrund der hohen Zahl eingehender Kontakte weniger über eine öffentliche Telefonnummer entgegen. Klientinnen und Klienten erhalten die jeweils passenden Kontaktdaten für unsere Zusammenarbeit.

Gut informiert entscheiden

Transparenz ist mir wichtig.

Weitere Informationen findest du hier:

→ Profil und beruflicher Hintergrund
→ Angebote und Möglichkeiten der Zusammenarbeit
→ Honorare und Konditionen
→ Kennenlernen und erste Sitzung
→ Häufige organisatorische Fragen
→ Datenschutz

Wenn der Rahmen für dich passt, freue ich mich auf deine Anfrage.

→ Kontakt aufnehmen

Kontaktformular

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 11. Mai 2008
Überarbeitung: 16. August 2026