Kündigungsgespräch als Geschäftsführer: klar, würdevoll und professionell führen

Kündigungsgespräch als Geschäftsführer: klar, würdevoll und professionell führen

Ein Kündigungsgespräch gehört zu den Momenten, in denen Führung besonders sichtbar wird.

Die Entscheidung steht.

Jetzt musst du sie einem Menschen mitteilen.

Klar.

Respektvoll.

Ohne falsche Hoffnung.

Und so, dass auch unter emotionalem Druck Orientierung erhalten bleibt.

Für viele Geschäftsführer sind solche Gespräche anspruchsvoller als Verhandlungen, Finanzierungsrunden oder strategische Entscheidungen.

Denn hier sitzen dir keine Zahlen gegenüber.

Hier sitzt ein Mensch.

Und gleichzeitig trägst du Verantwortung für das Unternehmen.

Die Kunst besteht darin, Klarheit und Menschlichkeit gleichzeitig zu halten.

Warum Kündigungsgespräche so anspruchsvoll sind

In vielen geschäftlichen Situationen lässt sich Distanz herstellen.

Zahlen können analysiert werden.

Szenarien können verglichen werden.

Strategien können verändert werden.

Ein Kündigungsgespräch ist unmittelbarer.

Eine Entscheidung der Organisation trifft auf die konkrete Lebensrealität eines Menschen.

Das kann auf beiden Seiten viel auslösen.

Bei der betroffenen Person beispielsweise:

• Überraschung
• Wut
• Enttäuschung
• Angst
• Scham
• Rückzug
• viele Fragen auf einmal

Auf deiner Seite können gleichzeitig andere Gedanken auftauchen:

• Wie wird die Person reagieren?
• Wie deutlich muss ich sein?
• Was sage ich bei Tränen oder Wut?
• Wie viel erkläre ich?
• Wie verhindere ich eine endlose Diskussion?
• Wie bleibe ich menschlich und zugleich konsequent?

Genau deshalb lohnt sich Vorbereitung.

Vor dem Gespräch: Erst Klarheit, dann Kommunikation

Ein Kündigungsgespräch sollte kommunikativ erst dann vorbereitet werden, wenn die wesentlichen formalen und rechtlichen Fragen geklärt sind.

Dazu gehören je nach Situation beispielsweise:

• arbeitsrechtliche Prüfung
• Abstimmung mit HR
• gegebenenfalls Beteiligung des Betriebsrats
• Kündigungsfrist
• Austrittsdatum
• Freistellung
• Resturlaub
• Bonus- und Vergütungsthemen
• Dienstwagen oder andere Arbeitsmittel
• Übergabe
• Kommunikation gegenüber Team und Organisation

Diese Seite ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung.

Wenn der formale Rahmen geklärt ist, beginnt die eigentliche Führungsaufgabe:

Wie vermittelst du die Entscheidung?

Wie führst du das Gespräch?

Wie reagierst du auf Emotionen?

Und wie bleibst du auch bei einer schwierigen Reaktion klar?

Die wichtigste innere Haltung

Vor einem Kündigungsgespräch entstehen häufig zwei Extreme.

Das erste lautet:

„Ich muss hart sein.“

Das zweite:

„Ich muss es für die andere Person möglichst schmerzfrei machen.“

Beides kann zu Problemen führen.

Übertriebene Härte schafft unnötige Distanz.

Übertriebener Trost verwischt die Botschaft.

Hilfreicher ist eine andere Position:

Ich vertrete eine klare Entscheidung und begegne dem Menschen vor mir mit Respekt.

Du musst weder Richter noch Retter sein.

Du bist in diesem Moment verantwortlich für einen professionellen Rahmen und eine klare Kommunikation.

Der größte Fehler: zu lange um die Botschaft herumreden

Viele schwierige Kündigungsgespräche beginnen mit fünf Minuten Einleitung.

Die Geschäftslage.

Die vergangenen Monate.

Veränderungen im Markt.

Allgemeine Wertschätzung.

Die betroffene Person spürt längst, dass etwas kommt.

Die Spannung steigt.

Deshalb gehört die zentrale Botschaft früh ins Gespräch.

Zum Beispiel:

„Ich möchte direkt zum Anlass unseres Gesprächs kommen. Wir haben entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“

Die genaue Formulierung muss natürlich zum rechtlich abgestimmten Vorgehen passen.

Entscheidend ist das Prinzip:

Orientierung vor Erklärung.

Ein sinnvoller Aufbau für das Kündigungsgespräch

1. Kurzer Einstieg

Beginne konzentriert.

Zum Beispiel:

„Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Ich möchte direkt zu einem schwierigen Thema kommen.“

Dann folgt die Botschaft.

2. Die Entscheidung eindeutig mitteilen

Vermeide Formulierungen, die wie eine offene Diskussion klingen, wenn die Entscheidung bereits getroffen wurde.

Beispielsweise:

„Wir haben entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“

Danach Pause.

Menschen brauchen häufig einen Moment, um die Information überhaupt aufzunehmen.

3. Den Grund klar einordnen

Die Einordnung sollte nachvollziehbar und so konkret sein, wie es der abgestimmte Rahmen erlaubt.

Zum Beispiel:

„Der Hintergrund ist die strategische Neuaufstellung des Bereichs.“

Oder:

„Die Entscheidung beruht auf der wirtschaftlichen Entwicklung und der daraus folgenden Veränderung unserer Struktur.“

Bei personen- oder leistungsbezogenen Trennungen braucht die Formulierung eine entsprechend sorgfältige Vorbereitung.

Hier ist besonders wichtig, dass Kommunikation und rechtlicher Rahmen zusammenpassen.

4. Verantwortung übernehmen

Vermeide das sprachliche Verstecken hinter anonymen Instanzen.

Sätze wie:

„Da kann ich leider auch nichts machen.“

oder:

„Das wurde eben so entschieden.“

schwächen deine Führungsrolle.

Wenn du als Geschäftsführer die Entscheidung vertrittst, sollte das sprachlich erkennbar sein.

Zum Beispiel:

„Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung für diese Entscheidung.“

5. Leistung und Person würdigen

Eine Kündigung löscht die bisherige Zusammenarbeit nicht aus.

Wenn es etwas zu würdigen gibt, benenne es konkret.

Zum Beispiel:

„Ihre Arbeit beim Aufbau des Bereichs X und Ihr Beitrag zu Projekt Y waren für das Unternehmen sehr wertvoll.“

Konkrete Würdigung wirkt glaubwürdiger als allgemeines Lob.

Vermeide gleichzeitig Aussagen, die der Kündigungsbegründung widersprechen.

6. Die nächsten Schritte erklären

Nach der zentralen Botschaft brauchen Menschen Orientierung.

Was geschieht jetzt?

Welche Termine gelten?

Wer ist Ansprechpartner?

Welche Unterlagen folgen?

Wie wird die Übergabe organisiert?

Welche Kommunikation erfolgt gegenüber dem Team?

Welche Unterstützungsangebote bestehen?

Je klarer dieser Teil vorbereitet ist, desto weniger zusätzliche Unsicherheit entsteht.

7. Raum für Reaktion lassen

Menschen reagieren unterschiedlich.

Manche stellen sofort viele Fragen.

Andere schweigen.

Manche werden wütend.

Andere wirken vollkommen ruhig und reagieren erst Stunden später.

Du musst diese Reaktion weder kontrollieren noch sofort verändern.

Du kannst präsent bleiben.

Du kannst zuhören.

Du kannst Fragen beantworten, soweit dies in diesem Moment sinnvoll und möglich ist.

Und du kannst unterscheiden zwischen Emotion und Grenzüberschreitung.

Was sage ich, wenn die Person weint?

Viele Führungskräfte fürchten diesen Moment.

Dabei braucht es selten einen besonders klugen Satz.

Eine Pause kann angemessen sein.

Du kannst beispielsweise sagen:

„Ich sehe, dass Sie das gerade sehr trifft. Nehmen Sie sich einen Moment.“

Damit erkennst du die Situation an.

Du musst sie weder erklären noch sofort beruhigen.

Was sage ich bei Wut?

Wut nach einer Kündigung kann verständlich sein.

Deine Aufgabe besteht darin, die Situation klar zu führen.

Zum Beispiel:

„Ich sehe, dass Sie sehr verärgert sind.“

Dann kannst du zur konkreten Frage zurückkehren.

Wenn persönliche Angriffe oder bedrohliches Verhalten entstehen, braucht das Gespräch einen klareren Rahmen.

Eine mögliche Formulierung:

„Ich möchte dieses Gespräch respektvoll weiterführen. Persönliche Angriffe gehören für mich nicht dazu.“

Bei Sicherheitsrisiken gelten selbstverständlich die dafür vorbereiteten organisatorischen Maßnahmen.

Was sage ich bei: „Warum ich?“

Diese Frage gehört zu den wahrscheinlichsten.

Deshalb solltest du deine Antwort vorher kennen.

Sie sollte:

• wahr sein
• zum abgestimmten rechtlichen Rahmen passen
• verständlich formuliert sein
• keine zusätzliche Scheindebatte eröffnen

Je klarer du diesen Punkt vor dem Gespräch vorbereitet hast, desto leichter bleibst du unter Druck.

Was sage ich bei: „Kann ich noch etwas tun?“

Wenn die Entscheidung endgültig ist, braucht diese Frage eine eindeutige Antwort.

Zum Beispiel:

„Die Entscheidung steht fest. Deshalb möchte ich unsere Aufmerksamkeit jetzt darauf richten, wie wir den Übergang so professionell wie möglich gestalten.“

Mehrdeutige Hoffnung kann den Abschied erheblich erschweren.

Vermeide Pseudo-Trost

Gut gemeinte Sätze können in diesem Moment erstaunlich unpassend wirken.

Zum Beispiel:

• „Sie finden bestimmt schnell etwas Neues.“
• „Vielleicht ist das am Ende sogar eine Chance.“
• „So etwas passiert den Besten.“
• „In ein paar Monaten sehen Sie das bestimmt anders.“

Vielleicht stimmt davon später sogar etwas.

Im Moment der Kündigung weißt du es kaum.

Bleibe lieber bei dem, was du tatsächlich sagen kannst.

Zum Beispiel:

„Mir ist bewusst, dass diese Entscheidung für Sie erhebliche Auswirkungen haben kann.“

Und falls konkrete Unterstützung angeboten wird:

„Wir können Sie bei den nächsten Schritten auf folgende Weise unterstützen …“

Vermeide falsche Hoffnung

Eine weitere Versuchung besteht darin, die Härte der Botschaft durch Möglichkeiten abzufedern, die real kaum bestehen.

Zum Beispiel:

„Vielleicht ergibt sich später wieder etwas.“

oder:

„Wer weiß, vielleicht sieht es in sechs Monaten anders aus.“

Wenn dafür aktuell keine belastbare Grundlage existiert, erschwert solche Sprache die Orientierung.

Würde braucht Wahrheit.

Die drei Ebenen eines guten Kündigungsgesprächs

Eine gute Vorbereitung berücksichtigt drei Ebenen gleichzeitig.

1. Inhalt

Was genau muss gesagt werden?

Welche Informationen gehören ins Gespräch?

Welche bleiben bewusst in den rechtlichen beziehungsweise organisatorischen Unterlagen?

2. Beziehung

Wie möchtest du diesem Menschen begegnen?

Welche bisherige Leistung verdient Würdigung?

Wie bewahrst du Respekt auch bei schwierigen Reaktionen?

3. Selbstführung

Wie reagierst du selbst unter Druck?

Wirst du zu schnell?

Redest du zu viel?

Wirst du übermäßig sachlich?

Beginnst du, die Entscheidung zu rechtfertigen?

Oder gerätst du in den Impuls, die Emotionen des Gegenübers sofort auffangen zu wollen?

Genau diese Ebene wird häufig unterschätzt.

Du führst in diesem Gespräch zugleich die Situation und dich selbst.

Das Gespräch vorher durchspielen

Bei Kündigungsgesprächen mit hoher Tragweite empfehle ich einen realistischen Probelauf.

Keine auswendig gelernte Inszenierung.

Vielmehr eine Simulation der Situationen, die tatsächlich entstehen könnten.

Zum Beispiel:

• Wie formulierst du die zentrale Botschaft?
• Wie schnell kommst du zum Punkt?
• Wie erklärst du die Entscheidung?
• Was sagst du bei Wut?
• Was sagst du bei Tränen?
• Was sagst du bei Schweigen?
• Wie reagierst du auf Vorwürfe?
• Wie gehst du mit überraschenden Fragen um?
• Wo beendest du eine Diskussion?
• Wie führst du zum nächsten Schritt?

Ein solcher Probelauf zeigt häufig innerhalb weniger Minuten, an welchen Stellen noch Unsicherheit besteht.

Was das Gespräch über deine Führungskultur sagt

Eine Kündigung betrifft zunächst einen Menschen.

Ihre Wirkung reicht häufig weiter.

Kolleginnen und Kollegen beobachten, wie Trennungen im Unternehmen ablaufen.

Führungskräfte erleben, welches Verhalten vorgelebt wird.

Ehemalige Mitarbeitende sprechen über ihre Erfahrungen.

Gerade schwierige Situationen prägen deshalb die Wahrnehmung einer Unternehmenskultur.

Menschen erinnern sich daran, wie ein Unternehmen handelt, wenn Loyalität, Leistung und Zusammenarbeit enden.

Kultur zeigt sich besonders deutlich dort, wo die Situation unbequem wird.

Nach dem Gespräch

Auch für dich kann ein Kündigungsgespräch nachwirken.

Vielleicht empfindest du Erleichterung.

Vielleicht beschäftigst du dich noch lange mit der Reaktion.

Vielleicht fragst du dich, ob du etwas anders hättest sagen sollen.

Eine kurze Reflexion kann hilfreich sein:

1. Was habe ich in diesem Gespräch gut geführt?
2. Wo hätte mehr Klarheit geholfen?
3. Welche Erfahrung nehme ich in zukünftige schwierige Gespräche mit?

So wird aus einer anspruchsvollen Situation Führungserfahrung.

Häufige Fragen zu Kündigungsgesprächen

Wie beginnt ein Geschäftsführer ein Kündigungsgespräch?

Die zentrale Botschaft sollte früh und klar ausgesprochen werden. Eine lange Einleitung erhöht häufig die Anspannung. Nach einem kurzen Einstieg folgt deshalb möglichst direkt die abgestimmte Mitteilung der Entscheidung.

Wie lang sollte ein Kündigungsgespräch dauern?

Eine allgemeingültige Dauer gibt es kaum. Die Kernbotschaft selbst braucht wenig Zeit. Gleichzeitig sollte ausreichend Raum für Reaktion, wichtige Fragen und die nächsten organisatorischen Schritte vorgesehen werden.

Sollte HR beim Kündigungsgespräch dabei sein?

Das hängt von Unternehmen, Situation und rechtlichem Rahmen ab. Kläre die Rollen vorab eindeutig: Wer eröffnet das Gespräch? Wer vermittelt die Entscheidung? Wer beantwortet organisatorische oder arbeitsrechtliche Fragen? Wer dokumentiert den Verlauf?

Wie reagiere ich auf emotionale Reaktionen?

Lass angemessenen Raum für die Reaktion und bleibe klar in deiner Rolle. Du kannst Gefühle anerkennen, ohne die Entscheidung dadurch wieder zur Verhandlung zu stellen.

Soll ich die Kündigung ausführlich begründen?

Die Begründung muss zum konkreten Fall und zum rechtlich abgestimmten Vorgehen passen. Kommunikativ hilft meist eine klare, nachvollziehbare Einordnung mehr als eine lange Rechtfertigung.

Wie gehe ich mit Schuldgefühlen nach einem Kündigungsgespräch um?

Trenne zwischen Verantwortung und persönlicher Schuld. Du kannst eine unternehmerisch notwendige Entscheidung vertreten und zugleich bedauern, welche Folgen sie für einen Menschen hat. Beides kann gleichzeitig bestehen.

Der entscheidende Gedanke

Kündigungsgespräche gehören zu den Situationen, in denen Führung kaum verborgen werden kann.

Deine Sprache zählt.

Dein Tempo zählt.

Deine Klarheit zählt.

Deine Fähigkeit, eine Reaktion auszuhalten, zählt.

Und deine Haltung gegenüber dem Menschen vor dir zählt.

Gute Führung zeigt sich auch darin, wie du eine Zusammenarbeit beendest.

Wenn dieses Gespräch hohe Tragweite hat

Manche Kündigungsgespräche lassen sich mit guter interner Vorbereitung souverän führen.

Bei anderen steht deutlich mehr auf dem Spiel.

Zum Beispiel bei:

• langjährigen Führungskräften
• Mitgliedern des Managements
• Schlüsselpersonen im Unternehmen
• hohem Konfliktpotenzial
• schwierigen Persönlichkeiten
• erheblicher interner Signalwirkung
• möglichen Reputationsfolgen
• emotional besonders belastenden Beziehungen

Dann kann ein vertraulicher Probelauf vor dem Gespräch einen erheblichen Unterschied machen.

Im Executive Sparring können wir konkret an deinem anstehenden Gespräch arbeiten:

• Ziel und Rahmen klären
• Kernbotschaft formulieren
• Gesprächsstruktur entwickeln
• kritische Reaktionen antizipieren
• Antworten und Formulierungen prüfen
• Grenzen und Handlungsspielräume klären
• das Gespräch realistisch simulieren
• Stimme, Präsenz und Wirkung einbeziehen

Keine theoretische Schulung.

Wir arbeiten an dem Gespräch, das tatsächlich vor dir liegt.

Vertraulich. Konkret. Online oder persönlich in Berlin.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen
(Keinerlei Rechtsberatung!)

Ein wichtiges Gespräch lässt sich selten vollständig planen.

Du kannst dich jedoch so vorbereiten, dass du mit Klarheit, Orientierung und Handlungsspielraum hineingehst.

Wir können gemeinsam beispielsweise:

• Ziele und Prioritäten klären
• Interessen und mögliche Motive der Beteiligten betrachten
• Argumentationen entwickeln und prüfen
• Gesprächsstrategien vorbereiten
• kritische Fragen und Einwände antizipieren
• schwierige Gesprächsverläufe simulieren
• Formulierungen ausprobieren
• Grenzen und Alternativen klären
• persönliche Wirkung und Präsenz betrachten
• den Umgang mit Druck und überraschenden Wendungen vorbereiten

Dabei geht es weniger um ein auswendig gelerntes Gesprächsskript.

Du sollst wissen, was du erreichen möchtest, worauf es ankommt und wie du auch bei unerwarteten Entwicklungen beweglich bleiben kannst.

Je nach Anliegen verbinde ich Coaching, Beratung, Einzeltraining und Sparring.

Welcher Rahmen passt?

PRIVAT 1:1

Für wichtige Gespräche im persönlichen Kontext, beispielsweise in Partnerschaft, Familie oder im Umgang mit schwierigen Personen.

→ PRIVAT 1:1

BUSINESS 1:1

Für berufliche Gesprächssituationen und die gezielte Entwicklung deiner Gesprächs- und Verhandlungskompetenz.

→ BUSINESS 1:1

EXECUTIVE SPARRING

Für konkrete Gespräche und Verhandlungen mit hoher wirtschaftlicher, beruflicher oder strategischer Tragweite.

→ EXECUTIVE SPARRING

Aktuelle Honorare und Rahmenbedingungen findest du jeweils auf den entsprechenden Angebotsseiten.

P.S.

Wie steht es mit Fragen, Anregungen, Erfahrungen?

Der nächste Schritt

Wenn du dein Anliegen mit mir besprechen möchtest, nutze am besten das Kontaktformular.

Hilfreich ist, wenn du kurz beschreibst:

• worum es geht
• was du erreichen möchtest
• bis wann das Thema relevant ist
• ob du eine Online-Sitzung oder Präsenz in Berlin bevorzugst

Je genauer ich deinen Kontext kenne, desto gezielter kann ich auf deine Anfrage eingehen.

Viele Anliegen lassen sich online sehr effektiv bearbeiten. Das bietet einen diskreten, flexiblen und konzentrierten Rahmen.

Wenn Präsenz in Berlin sinnvoll ist, kann sie ebenfalls vereinbart werden.

Du kannst mich auch per E-Mail unter mail@karstennoack.de erreichen.

Telefonische Anfragen nehme ich aufgrund der hohen Zahl eingehender Kontakte weniger über eine öffentliche Telefonnummer entgegen. Klientinnen und Klienten erhalten die jeweils passenden Kontaktdaten für unsere Zusammenarbeit.

Gut informiert entscheiden

Transparenz ist mir wichtig.

Weitere Informationen findest du hier:

→ Profil und beruflicher Hintergrund
→ Angebote und Möglichkeiten der Zusammenarbeit
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→ Kennenlernen und erste Sitzung
→ Häufige organisatorische Fragen
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Wenn der Rahmen für dich passt, freue ich mich auf deine Anfrage.

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Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 11. Mai 2008
Überarbeitung: 16. August 2025