So sprichst du mit deinem Führungsteam über schlechte Zahlen, ohne Panik zu säen

So sprichst du mit deinem Führungsteam über schlechte Zahlen, ohne Panik zu säen

Schwächere Zahlen gehören zu der Führung auf Top-Level.
Entscheidend wirkt, wie du in diesen Momenten mit deinem Führungsteam sprichst.

Konferenzraum, Quartalscharts, gespannte Gesichter.
Alle blicken auf dieselben Kennzahlen,
jede Person interpretiert sie durch einen eigenen emotionalen Filter.

In genau solchen Meetings zeigt sich wahre Führung:
Du erkennst die Lage klar,
du nennst sie beim Namen
und du verwandelst Unsicherheit in Orientierung, Fokus und Handlungsenergie.

Dieser Beitrag führt dich Schritt für Schritt durch:
• typische Stolpersteine,
• Psychologie im Raum,
• eine Klartext-Formel,
• konkrete Sätze für dein Meeting,
• professionelles Follow-up.

Typische Fehler: beschönigen, dramatisieren, Schuld verteilen

Beschönigung – der weiche Schleier

Manche Führungskräfte umhüllen schwächere Zahlen mit weichen Formulierungen:

„Ein kleiner Ausrutscher, im Grunde passt alles.“

Das Führungsteam spürt die Diskrepanz.
Zweifel entstehen:
Wie ernst wirkt die Lage wirklich?
Welche Prioritäten gelten?

Beschönigung erscheint kurzfristig entlastend,
untergräbt jedoch Vertrauen und Klarheit.

Drama – die große Bühne

Das Gegenstück: dramatische Sprache und Alarmglocken.

„So gefährlich war die Lage noch nie.“
„Jetzt hängt alles an euch.“

Solche Botschaften erzeugen Stress,
verengen den Blick
und fördern hektischen Aktionismus statt strategischer Stärke.

Schuldkarussell – Fingerzeigen

Ein weiteres Muster: Schuldzuweisungen.

„Sales liefert zu wenig.“
„Marketing performt zu schwach.“
„Die Produktion blockiert.“

Die Folge: Silos, Verteidigungsstrategien, innere Distanz.
Verantwortung springt zwischen Personen und Bereichen hin und her,
statt sich auf gemeinsame Lösungen zu fokussieren.

Reife Führung wählt einen anderen Weg:
klar, sachlich, menschlich, lösungsorientiert.

Psychologie im Raum: Angst, Scham, Schuld – bei dir und im Team

Hinter jeder Zahl stehen Emotionen.
Wer sie erkennt und führt,
erhöht die Wirksamkeit der eigenen Kommunikation.

Deine innere Bühne

Schwache Zahlen berühren auch deine persönliche Lage.

Gedanken tauchen auf wie:
• „Wie wirkt das im Board oder im Beirat?“
• „Welche Geschichte erzählen diese Zahlen über meine Führung?“
• „Welche Fragen kommen von den Gesellschaftern?“

Angst, Scham, Schuldgefühle, Stolz, Verantwortungsbewusstsein –
vieles schwingt gleichzeitig mit.

Ein kurzer innerer Check vor dem Meeting stärkt dich:
• Welche Emotion zeigt sich gerade am deutlichsten?
• Welche Haltung wähle ich bewusst für dieses Gespräch?
• Wie möchte ich mich selbst nach diesem Meeting sehen?

Emotionen im Führungsteam

Im Team entstehen parallel ähnliche Bewegungen:
• Sorge um Ziele, Boni, Ressourcen, Arbeitsbelastung
• Scham über verfehlte Ziele
• Furcht vor Kritik oder Statusverlust
• Hoffnung auf klare Orientierung

Sobald du diese Ebene mitdenkst,
kannst du Sprache wählen,
die sowohl Zahlen als auch Menschen im Blick behält.

Setting des Meetings: Rahmen, Teilnehmerkreis, Dauer

Bevor du sprichst,
gestaltest du bewusst den Rahmen.

Wer sitzt im Raum?

Für ein Gespräch über herausfordernde Zahlen empfiehlt sich:
• das gesamte Führungsteam,
• idealerweise CFO und eventuell HR,
• keine zufälligen Gäste aus anderen Ebenen.

Du schaffst einen klaren Kreis von Verantwortungsträgern,
die gemeinsam Handlungsoptionen entwickeln.

Vorab-Information

Hilfreich wirkt ein kurzes Pre-Read:
• kompaktes Zahlenblatt,
• zentrale Kennzahlen (Umsatz, Marge, Liquidität, Pipeline, relevante KPIs),
• maximal eine Seite mit Grafiken.

So kommen Führungskräfte vorbereitet ins Meeting
und das Gespräch dreht sich schneller um Interpretation und Maßnahmen.

Dauer und Fokus

Ein klarer Zeitrahmen bietet Sicherheit:
• 60 bis 90 Minuten,
• mit eindeutiger Struktur:
1. Lage,
2. Bedeutung,
3. gemeinsame Verantwortung,
4. Maßnahmen und nächste Schritte.

Du signalisierst:
Dieses Meeting dient Orientierung und Fokus,
nicht endlose Problembeschreibung.

Die Klartext-Formel: Lage – Bedeutung – Verantwortung – Handlungsspielräume

Die Klartext-Formel gibt dir eine elegante Struktur.
Sie passt für große Runden mit C-Level,
für Bereichsleiterkreise
und für kleinere Strategie-Meetings.

1. Lage

Zuerst beschreibst du den Status:
• Wo stehen wir?
• Welche Zahlen liegen vor?
• Welche Abweichung zeigt sich zum Plan?

Beispiel:

„Wir liegen im Umsatz aktuell zwölf Prozent unter Plan.
Die Marge hält sich stabil,
gleichzeitig verlangsamt sich die Pipeline in Segment A
und zeigt leichte Zuwächse in Segment B.“

Die Sprache bleibt klar, nüchtern,
weder kleinredend noch dramatisch.

2. Bedeutung

Als Nächstes folgt die Einordnung:
• Welche Wirkung haben diese Zahlen auf Strategie, Liquidität, Investitionen?
• Welche Ziele geraten unter Druck?
• Wo entsteht zusätzlicher Handlungsbedarf?

„Diese Entwicklung erzeugt Druck auf unser ursprüngliches Wachstumsziel für dieses Jahr.
Die Liquidität bleibt gesichert,
der geplante Investitionspfad braucht eine Priorisierung.
Gleichzeitig fordert uns die Lage heraus, unser Profil im Markt zu schärfen.“

So verbinden sich Realismus, Zuversicht und Gestaltungswille.

3. Verantwortung

Nun kommt die Ebene, die Kultur prägt:
• Welche Verantwortung übernimmst du?
• Welche Verantwortung liegt im Führungsteam?
• Welche gemeinsame Haltung stärkt das Unternehmen?

„Ich übernehme den Rahmen,
setze Prioritäten
und vertrete unsere Linie nach außen.
Als Führungsteam tragen wir gemeinsam Verantwortung,
diese Lage in konkrete Fortschritte zu verwandeln
und unseren Bereichen klare Orientierung zu geben.“

Damit entsteht ein starkes Wir-Gefühl auf Leitungsniveau.

4. Handlungsspielräume

Zum Abschluss folgen die Hebel:
• Welche Optionen gibt es?
• Welche Maßnahmen stehen zur Wahl?
• Welche Entscheidung steht heute an,
welche erst nach vertiefter Analyse?

„Wir verfügen über mehrere Handlungsspielräume:
Erstens…
Zweitens…
Drittens…
Wir beleuchten diese Optionen heute
und legen anschließend konkrete Maßnahmenpakete fest.“

Die Botschaft:
Die Lage fordert,
gleichzeitig existieren Optionen und Kraft.

Q&A-Phase: Fragen führen statt verteidigen

In der Q&A-Phase entscheidet sich viel:
Wirkt das Meeting wie ein Tribunal
oder wie eine professionelle Strategierunde?

Reihenfolge

Ein bewährter Ablauf:
1. Dein strukturierter Input mithilfe der Klartext-Formel
2. Offene Fragerunde
3. Verdichtung in Maßnahmen und Entscheidungen

Du hältst den Raum,
statt dich in Detaildiskussionen zu verlieren.

Moderation der Fragen

Beispiele für steuernde Sätze:
• „Wir sammeln zuerst alle Fragen,
anschließend geben wir Antworten und Einordnung.“
• „Diese Frage berührt das Thema Kostenstruktur.
Wir bündeln dazu drei Aspekte
und legen danach eine Entscheidungsschiene fest.“

So bleibt das Gespräch fokussiert,
auch bei kritischen Rückfragen.

Angst ansprechen, ohne sie zu füttern

Angst sucht Orientierung.
Du stärkst dein Team,
wenn du diese Energie aufgreifst
und in Handlungswillen verwandelst.

Emotionen benennen

Ein Satz genügt bereits:

„Diese Zahlen lösen verständlicherweise Unruhe aus.
Genau diese Energie zeigt,
wie sehr euch das Unternehmen am Herzen liegt.“

Du würdigst das Empfinden,
ohne in Katastrophensprache zu rutschen.

Richtung auf Handeln lenken

Direkt danach verschiebst du die Perspektive:

„Gerade aus dieser Energie heraus
gestalten wir jetzt die nächsten Schritte.
Wir richten unseren Blick auf die stärksten Hebel
und fokussieren uns auf wirksame Maßnahmen.“

Damit entsteht Bewegung
von Sorge zu Verantwortung.

Umgang mit Widerstand im Raum

In angespannten Meetings erscheinen häufig typische Reaktionen.

Rechtfertigungsreflex

Eine Führungskraft beginnt sofort,
die eigene Bereichsperformance zu verteidigen.

Deine Antwort:

„Danke für deine Perspektive.
Wir betrachten gleich die Details im Bereich.
Zuerst richten wir den Blick auf das Gesamtbild
und die gemeinsame Verantwortung.“

Du würdigst den Beitrag
und führst zugleich zurück zum Gesamtfokus.

Schweigen

Schweigen kann auf Überforderung oder inneren Rückzug hinweisen.

Du kannst es elegant aufgreifen:

„Ich nehme viel Nachdenklichkeit im Raum wahr.
Das zeigt, wie ernst ihr die Situation nehmt.
Lasst uns zwei Minuten sammeln
und anschließend die wichtigsten Gedanken teilen.“

So entsteht Raum für echte Beiträge.

Forderung nach zusätzlichen Ressourcen

Manchmal taucht reflexhaft der Ruf nach mehr Budget, mehr Köpfen, mehr Tools auf.

Antwortmöglichkeit:

„Ressourcen bilden einen wichtigen Hebel.
Wir prüfen sie gern strategisch.
Zuerst schaffen wir Transparenz über die stärksten Wirkhebel,
anschließend entscheiden wir gemeinsam über die sinnvollsten Investitionen.“

Du signalisierst Offenheit
und behältst gleichzeitig Priorisierung und Strategie im Blick.

Konkrete Sätze, die im Meeting tragen

In anspruchsvollen Situationen
helfen kurze, tragfähige Sätze.

Für den Einstieg
• „Ich möchte heute mit euch sehr offen auf die aktuellen Zahlen schauen
und gemeinsam zu klaren nächsten Schritten kommen.“
• „Die Lage fordert uns,
gleichzeitig eröffnet sie Chancen,
unser Profil im Markt zu stärken.“

Für Struktur
• „Wir gehen in vier Schritten vor: Lage, Bedeutung, Verantwortung, Handlungsspielräume.“
• „Ein Thema nach dem anderen:
zuerst Umsatz,
dann Kosten,
dann Maßnahmen.“

Für Verantwortung
• „Ich halte den Rahmen,
ihr gestaltet Umsetzung und Prioritäten in euren Bereichen.“
• „Was ich von euch brauche,
sind drei Dinge:
Ehrlichkeit,
Fokus
und Bereitschaft, Entscheidungen konsequent mitzutragen.“

Für Emotionen
• „Innere Unruhe zeigt hohe Verbundenheit.
Lasst uns diese Energie in Lösungen kanalisieren.“
• „Jede fachlich begründete Frage ist willkommen.
Klarheit entsteht,
wenn wir Themen ansprechen.“

Für Abschluss
• „Wir haben heute ein klares Bild der Lage gewonnen
und zentrale Maßnahmen definiert.
Auf dieser Grundlage gehen wir in die nächsten Wochen.“
• „Ich vertraue auf eure Professionalität
und auf unsere gemeinsame Stärke als Führungsteam.“

Nach dem Gespräch: präsent bleiben und Follow-up gestalten

Nach einem Meeting zu schwächeren Zahlen
läuft oft ein innerer Film weiter.
Mit bewusster Nacharbeit
verwandelst du diesen Film
in einen Entwicklungsschub für dich und dein Unternehmen.

Kurze Selbstreflexion

Direkt nach dem Meeting helfen drei Fragen:
• Was lief heute besonders kraftvoll?
• Wo erlebte ich mich klar und authentisch?
• Welcher Aspekt verdient beim nächsten Mal mehr Raum?

Drei Stichworte genügen
und stärken deine Lernkurve.

Sichtbare Präsenz

Anstatt dich zurückzuziehen,
zeigst du bewusst Präsenz:
• kurzer Besuch in einzelnen Bereichen,
• persönliche Gespräche mit zentralen Führungskräften,
• ein wertschätzender Satz an Menschen,
die im Meeting wichtige Beiträge geliefert haben.

So transportierst du Stabilität in den Alltag.

Follow-up im Team

Ein starkes Follow-up vertieft die Wirkung:
• kurzes schriftliches Summary nach dem Meeting
mit Kernbotschaften und Maßnahmen,
• klarer Zeitplan für ein Update,
• regelmäßige Visualisierung von Fortschritten
in Kennzahlen und Projekten.

Sätze wie:

„Vor vier Wochen stand X im Fokus,
heute sehen wir bereits folgende Verbesserungen …“

stärken Zuversicht und Handlungsstolz.

Die Unternehmensstory: Schwächere Zahlen als Kapitel, nicht als Finale

Zahlen beschreiben Momente,
keine endgültigen Urteile.

Du kannst schwächere Zahlen
in die größere Story des Unternehmens einordnen:
• In welcher Entwicklungsphase befindet sich das Unternehmen?
• Welche Lernkurve durchläuft ihr im Markt?
• Wie stärkt diese Phase euer Profil langfristig?

Eine Formulierung könnte lauten:

„Wir befinden uns in einer Phase,
in der sich der Markt spürbar verändert.
Diese Situation fordert uns heraus,
unsere Position zu schärfen
und unsere Stärken gezielt auszubauen.
Dieses Kapitel gehört zu unserer Entwicklungsgeschichte als Unternehmen.“

So erhalten Zahlen einen Rahmen,
der Sinn und Richtung vermittelt.

Fazit: Klarheit schafft Halt – gerade bei schwächeren Zahlen

Schwache Kennzahlen lassen sich nie vollständig vermeiden.
Sie gehören zu Wachstum, Veränderung, Marktbewegung.

Du entscheidest als Führungskraft,
wie du in diesen Momenten auftrittst:
• beschönigend,
• dramatisierend
• oder klar, reif und gestaltend.

Mit der Klartext-Formel,
mit einem bewussten Blick auf die Psychologie im Raum,
mit kurzen, tragfähigen Sätzen
und einem professionellen Follow-up
schaffst du Orientierung, Verantwortung und Handlungsenergie.

Genau dort zeigt sich Executive-Qualität:
Du gehst voran,
du hältst den Raum
und du führst dein Führungsteam
durch herausfordernde Zahlen
in eine stärkere nächste Phase der Unternehmensgeschichte.

P.S.

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Die Artikel sind meist kurze Auszüge der umfangreicheren Kursunterlagen, die Teilnehmende im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 11. Mai 2008
Überarbeitung: 16. August 2025