Mitarbeiterjahresgespräche: 14 Tipps für Vorgesetzte und 12 für Mitarbeiter

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Was ist bei Mitarbeitergespräch, Mitarbeiterjahresgespräch, Personalentwicklungsgespräch zu beachten? Erfahren Sie, wie sich Führungskräfte und Mitarbeitende gezielter vorbereiten können. 

Überblick

• Podcast mnit Christine Noack
• Mitarbeitergespräch
• Typische Themen
• Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
• Tipps für Mitarbeiter
• Tipps für Vorgesetzte
• Kritik an Jahresgesprächen
• Unterstützung
• P.S.
• Kommentare
• Ergänzende Artikel

Podcast mit Christine Noack

Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeiterjahresgespräch gibt es unter vielen Bezeichnungen; Feedback-Gespräch, Jahreskritikgespräch, Personalentwicklungsgespräch, Mitarbeiterentwicklungsgespräch und viele weitere. Es gehört zu den weiterverbreiteten Instrumenten der Mitarbeitersteuerung. Oft geht es um die Beurteilung der Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Mindestens einmal im Jahr steht dann ein Mitarbeitergespräch an. In manchen Unternehmen ist es freiwillig und in anderen vorgeschrieben. Mitunter ist es für die ersten Jahre verbindlich und dann können Mitarbeitende wählen.

Typische Themen

• Leistungsbeurteilung
  Rückblick auf den abgelaufenen Zeitraum.
• Zielvereinbarung
  Zukünftige Erwartungen
• Gehalt und Zusatzleistungen
• Weiterbildung

Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

Ob Mitarbeitergespräche von allen Beteiligten als hilfreich empfunden werden oder auch nicht, basiert im Wesentlichen auf guter Vorbereitung und den Zielen der Beteiligten. Kommen Sie ins Gespräch, egal auf welcher Seite des Tisches Sie sitzen.

12 Tipps für Mitarbeiter

Die wenigsten Mitarbeiter freuen sich auf das Jahresgespräch mit ihren Vorgesetzten. Die Gelegenheit rangiert in der Beliebtheit oft nahe an Zahnarztbesuchen, bei denen vermutlich gebohrt wird. Nutzen Sie die Chance und bereiten Sie sich gut vor, damit Sie Ihren Beitrag für ein gutes Gespräch leisten.

1. Bereiten Sie sich gut vor

Bereiten Sie sich langfristig auf Ihr Jahresgespräch vor und gehen Sie mit der richtigen Haltung an das Gespräch heran.

Nehmen Sie sich die Zielvereinbarungen und das Protokoll des letzten Jahresgesprächs vor. Machen Sie für sich selbst eine Bestandsaufnahme und sorgen Sie für den Überblick. Hierfür bieten sich systematische Listen und wie so oft Mind Maps an.

Hilfreiche Fragen zum Rückblick:

• Haben Sie Ziele verfehlt?
• Woran lag es?
• Mussten Vorgesetzte kontrollierend oder regulierend eingreifen?
• Gab es Konflikte in der Vergangenheit, die bis in die Gegenwart abstrahlen?
• Was ist Ihnen selbst gut gelungen?
• An welchen Erfolgen waren Sie beteiligt?
• Haben Sie vereinbarte Ziele übertroffen?

Hilfreiche zum Ausblick:

• Wie können Sie und Ihr Vorgesetzter zu einer Verbesserung beitragen?
• Wie wollen Sie im Unternehmen vorankommen?
• Welche Ziele haben Sie sich für die Zukunft gesetzt?
• Möchten Sie irgendetwas an Ihrer Arbeitsweise verändern?
• Wollen Sie an Ihren Fähigkeiten und Fertigkeiten arbeiten?
• Wollen Sie neue Aufgaben übernehmen?

2. Den Leitfaden des Arbeitgebers für Jahresgespräche lesen

Informieren Sie sich im Leitfaden Ihres Unternehmens über Zweck und Struktur des Jahresgesprächs. In schwierigen Gesprächen hilft ein Verweis darauf.

3. Kritik am Vorgesetzten

Werden Sie aufgefordert, selbst Feedback zu geben, geht es darum, wie Sie sich im Unternehmen, in Ihrem Team, aber auch mit Ihren Aufgaben und natürlich auch in der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef fühlen. Bleiben Sie immer respektvoll, sachlich und denken Sie daran, dass es nicht um Kritik an der Person geht, sondern um eine Aufgabe, um ein Ziel, einen Prozess. So kann das Jahresgespräch den Rahmen liefern, um dem Vorgesetzten Feedback zu geben.

Kommunizieren Sie ganz offen, was Sie sich vom Vorgesetzten und Arbeitgeber wünschen.

4. Denken Sie daran; es ist ein Gespräch

Welche Rolle spielen Sie während des Gespräches? Sind Sie nur Gast im Büro des Vorgesetzten, der nur Rede und Antwort steht? Oder sind Sie ein gleichwertiger, geschätzter Gesprächspartner, der gleichermaßen seine eigene Meinung und die von ihm für wichtig empfunden Themen anspricht?

Nehmen Sie den Namen Jahresgespräch ernst und beim Wort. Ein Gespräch lebt vom Dialog, also nehmen Sie aktiv daran teil. Auch unangenehme Themen gehören jetzt auf den Tisch.

5. Ziele

Unterbreiten Sie eigene Angebote für Ihre Weiterentwicklung und die Ziele der kommenden Zeit. Halten Sie die gesteckten Ziele für realistisch? Sind sie konkret genug? Haken Sie nach, wenn Ihnen Details nicht klar sind.

6. Zuhören und Umgang mit Kritik

Hören Sie gut zu, selbst, wenn Ihnen Aspekte des Feedbacks nicht gefallen. Zeigen Sie sich kritik- und lernfähig. Das bedeutet nicht, dass Sie etwas unreflektiert herunterschlucken müssen. Teilen Sie die Meinung, die Ihr Vorgesetzter von Ihnen hat?

7. Ziele übertreffen

Übertreffen Sie Ihre Ziele zu deutlich, können Sie damit rechnen, dass Sie im nächsten Jahr weitaus mehr Leistung bringen dürfen.

8. Gehaltsverhandlungen

Beim Jahresgespräch geht es in erster Linie um ein persönliches Gespräch, mit dem Fokus auf vergangene Leistungen, den Stand und die zukünftigen Aussichten hinsichtlich Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten geht.

Das Gehalt steht im Verhältnis zur Arbeitsleistung, doch für Gehaltsverhandlungen ist es meist günstiger einen eigenen Termin zu vereinbaren. Erst gilt es die Konsequenzen aus dem Jahresgespräch zu verarbeiten. Gerade bei gestiegenen Anforderungen ist das ein guter Einstieg in derartige Gespräche.

9. Auswertung

Gehen Sie den Gesprächsverlauf nochmals im Gedächtnis durch. Was ist gut gelaufen, was weniger gut, was gibt es zu lernen?

10. Nachgespräch

Selbst bei bester Vor- und Nachbereitung kann es noch Klärungsbedarf geben. Bitten Sie in einem solchen Fall um ein kurzes Nachgespräch.

11. Protokoll

Lesen Sie das Gesprächsprotokoll aufmerksam durch, bevor Sie es unterzeichnen. Es lohnt sich dies gründlich zu tun, schließlich ist es die Grundlage fürs nächste Jahresgespräch. Bei Unstimmigkeiten klären Sie das.

12. Unterstützung

Lassen Sie sich gegebenenfalls professionell bei der Vorbereitung des Jahresentwicklungsgesprächs unterstützen.

12. Bedanken

Auch Vorgesetzte freuen sich über positives Feedback. Wenn es ein gutes Gespräch war dürfen Sie sich dafür bedanken.

14 Tipps für Vorgesetzte

1. Vorbereitung

Vorbereiten will sie keiner, führen muss sie fast jeder: Jahresgespräche sind oft für Mitarbeiter und Vorgesetzte kein Vergnügen.

• Beschaffen Sie sich alle erforderlichen Informationen.
• Bereiten Sie die Unterlagen vor
• Klären Sie die eigenen Interessen und Ziele
• Sind Meinungsverschiedenheiten absehbar?

2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit

Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter im Gespräch ausreichend zu Wort kommt und dass Sie ihm die Zeit dafür geben, die er braucht. Zeitdruck gefährdet das Gesprächsklima und das Gesprächsergebnis.

3. Führen Sie einen Dialog und hören Sie zu

Führen Sie tatsächlich ein Gespräch mit Dialogen statt mit Monologen. Ein Jahresgespräch sollte nicht an Frontalunterricht erinnern. Es gehört dazu, dass die beteiligten ihre Ansichten, Einschätzungen und Standpunkte darlegen können. Hören Sie aktiv zu, denn wer nur selbst spricht, erfährt nichts vom Anderen.

Stellen Sie offene Fragen, damit ein Gespräch stattfindet.

Nutzen Sie W-Fragen:

• Was?
• Wann?
• Welche?
• Warum?
• Wofür?

Fassen Sie die Aussagen und Vereinbarungen zwischendurch immer wieder zusammen. So können auch Missverständnisse schneller aufgedeckt und beseitigt werden.

4. Leitfaden

Unstrukturierte Gespräche führen zwangsläufig zu vagen Ergebnissen. Das enttäuscht Mitarbeiter sehr häufig. Arbeiten Sie mit einem guten Leitfaden, mit dem Sie sich vertraut gemacht haben.

Möglicher Ablauf eines Jahresentwicklungsgesprächs:

1. Analyse und Feedback

• Welche Aufgaben werden wie erledigt?
• Welche Erfolge wurden erreicht?
• Wurden die Ziele des Mitarbeiters erfüllt?
• Welche Ziele wurden nicht erreicht und weshalb?
• Wie läuft die Zusammenarbeit mit Kollegen?
• Wie steht es mit den Führungsqualitäten?
• Wie steht es mit der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?

2. Zukünftige Ziele und Anpassungen

• Welche Veränderungen sind erforderlich?
• Wie gestalten sich zukünftige Aufgaben?
• Welche Ziele sind für das nächste Jahr vorgesehen?

3. Persönliche Perspektiven und Entwicklung

• Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind nötig?
• Wie kann der Mitarbeiter sich entwickeln?
• Welche Wünsche hat der Mitarbeitende?

5. Feedback

Wie nehmen Sie Arbeitsleistung und Verhalten des Mitarbeiters wahr. Nennen Sie Ihre Erwartungen, sprechen Sie die wahrgenommenen Stärken und Schwächen an. Vermitteln Sie Mitarbeitenden ein klares Bild davon, wo er mit Blick auf seine Karriere steht. Behalten Sie dabei die Regeln für konstruktives Feedback im Gedächtnis.

Hilfreiche Fragen:

• Welche Stärken, Eignungen hat der Mitarbeiter aus Ihrer Sicht?
• Wo sehen Sie Entwicklungsbedarf und Schwächen im Hinblick auf die Anforderungen?
• Welche Potenziale sehen Sie?
• Wodurch kann im nächsten Jahr eine möglichst gute Leistung erreicht werden?

6. Lassen Sie sich auch Feedback geben

Was den einem Recht ist, sollte dem anderen … Oder wie auch immer das Sprichwort lautet: Lassen Sie sich ebenfalls ehrliches Feedback von Mitarbeitenden geben.

7. Rückblick auf das letzte Jahr

Vergleichen Sie die vereinbarten Ziele, die Aufgabenerfüllung und Zielerreichung. Beziehen Sie die Unterlagen des vorangegangenen Jahresgesprächs ein und klären Sie, inwieweit die im Vorjahr getroffenen Vereinbarungen erfüllt wurden.

8. Ausblick

Besprechen Sie die Ziele und Aufgaben für das nächste Arbeitsjahr.

Die Formulierung guter Ziele erfordert neben Können auch Geduld und Akribie. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diesen Punkt!

Hilfreiche Fragen:

• Welche Aufgaben bleiben, welche verändern sich – und wie?
• Welche Ziele werden gesteckt?
• Wie wird die Erreichung dieser Ziele überprüft?

9. Rahmen

Vermeiden Sie Unterbrechungen, denn die beeinträchtigen oder belasten sogar die Gesprächsatmosphäre, den Gesprächsfluss und damit das Ergebnis.

10. Vereinbarungen

Wie kann der Mitarbeiter mit welchen Maßnahmen seine bisherigen und zukünftigen Aufgaben besser erfüllen?

Hilfreiche Fragen:

• Durch welche Maßnahmen kann die fachliche/persönliche Qualifikation gefördert werden?
• Was trägt der Mitarbeiter dazu bei?
• Welche Unterstützung liefert das Unternehmen und die Führungskraft?
• Welche Fördermaßnahmen werden organisiert?
• Welche Entwicklungswünsche hat der Mitarbeiter?
• Existieren Möglichkeiten für die Übernahme anderer oder neuer Aufgaben?
• Welche Auswirkungen beispielsweise auf das Gehalt hat das?

11. Protokoll

Formulieren Sie spätens zum Abschluss die Punkte für das Protokoll.

12. Zwischengespräche

Vereinbaren Sie Zwischengespräche und Meilensteine mit Mitarbeitenden.

13. Unterstützung

Lassen Sie sich gegebenenfalls professionell bei der Vorbereitung der Jahresentwicklungsgespräche unterstützen.

14. Nachbereitung

Denken Sie an die Nachbereitung:

• Klärung offener Punkte
• Welche vereinbarten Maßnahmen sind einzuleiten, zu organisieren, zu überwachen
• Reflexion des Gesprächs
• Wer ist über was zu informieren?

Kritik an Jahresgesprächen

Eine nachvollziehbare Kritik besteht darin, dass Führungskräfte sich zu sehr auf die jährlichen Mitarbeitergespräche konzentrieren und zeitnahe Gespräche reduzieren. Dann verkommen Mitarbeitergespräche eher zu Kontrollmaßnahmen als zum Mittel der Steuerung. Daraus resultieren Nachteile für die Mitarbeitenden und das Unternehmen.

Ergänzende Artikel

• Weshalb Mitarbeitende sich von ihren Chefs demotiviert fühlen
• 15 Tipps: Vom Kollegen zum Vorgesetzten. Empfehlungen für die neue Führungsrolle.
• Was darf die Vorbereitung eines Gesprächs bzw. einer Verhandlung kosten, welcher Aufwand ist gerechtfertigt?
• Low Performer, Underachiever, Minderleister
• AA-BC-Regel: Gute Chefs, gute Mitarbeiter und miese Chefs: Das Gesetz der Anziehung.
• Selbstwahrnehmung vs Fremdwahrnehmung: Wie wirken Sie wirklich?
• Führungsstil: Arten, Vorteile und Nachteile, Entwicklung des eigenen Führungsstils

P.S.

Worauf kommt es bei Mitarbeitergesprächen an? Kennen Sie weitere Empfehlungen für Vorbereitung und Durchführung?

Anmerkungen:

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Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 21. Mai 2004
Überarbeitung: 15. März 2019
AN: #834640
K: AZB
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