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Mitarbeiterjahresgespräche: 14 Tipps für Führungskräfte und 12 für Mitarbeitende

Mitarbeitergespräch, Mitarbeiterjahresgespräch, Personalentwicklungsgespräch: So können sich Führungskräfte und Mitarbeitende gezielt auf Jahresentwicklungsgespräche vorbereiten

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Was ist bei Mitarbeitergespräch, Mitarbeiterjahresgespräch, Personalentwicklungsgespräch zu beachten? Erfahren Sie, wie sich Führungskräfte und Mitarbeitende gezielter vorbereiten können.

Mitarbeitergespräch

 

Das Mitarbeiterjahresgespräch gibt es unter vielen Bezeichnungen; Feedback-Gespräch, Jahreskritikgespräch, Personalentwicklungsgespräch, Mitarbeiterentwicklungsgespräch und viele weitere. Es gehört zu den weiterverbreiteten Instrumenten der Mitarbeitersteuerung. Oft geht es um die Beurteilung der Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Mindestens einmal im Jahr steht dann ein Mitarbeitergespräch an. In manchen Unternehmen ist es freiwillig und in anderen vorgeschrieben. Mitunter ist es für die ersten Jahre verbindlich und dann können Mitarbeitende wählen.

 

 

 

Typische Themen

 

  • Leistungsbeurteilung
    Rückblick auf den abgelaufenen Zeitraum.
  • Zielvereinbarung
    Zukünftige Erwartungen
  • Gehalt und Zusatzleistungen
  • Weiterbildung

 

 

 

Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

 

Ob Mitarbeitergespräche von allen Beteiligten als hilfreich empfunden werden oder auch nicht, basiert im Wesentlichen auf guter Vorbereitung und den Zielen der Beteiligten. Kommen Sie ins Gespräch, egal auf welcher Seite des Tisches Sie sitzen.

 

 

 

12 Tipps für Mitarbeiter

 

Die wenigsten Mitarbeitende freuen sich auf das Jahresgespräch mit ihren Vorgesetzten. Die Gelegenheit rangiert in der Beliebtheit oft nahe an Zahnarztbesuchen, bei denen vermutlich gebohrt wird. Nutzen Sie die Chance und bereiten Sie sich gut vor, damit Sie Ihren Beitrag für ein gutes Gespräch leisten.

 

 

1. Bereiten Sie sich gut vor

 

Bereiten Sie sich langfristig auf Ihr Jahresgespräch vor und gehen Sie mit der richtigen Haltung an das Gespräch heran.

Nehmen Sie sich die Zielvereinbarungen und das Protokoll des letzten Jahresgesprächs vor. Machen Sie für sich selbst eine Bestandsaufnahme und sorgen Sie für den Überblick. Hierfür bieten sich systematische Listen und wie so oft Mind Maps an.

 

Hilfreiche Fragen zum Rückblick:

  • Haben Sie Ziele verfehlt?
  • Woran lag es?
  • Mussten Vorgesetzte kontrollierend oder regulierend eingreifen?
  • Gab es Konflikte in der Vergangenheit, die bis in die Gegenwart abstrahlen?
  • Was ist Ihnen selbst gut gelungen?
  • An welchen Erfolgen waren Sie beteiligt?
  • Haben Sie vereinbarte Ziele übertroffen?

 

 

Hilfreiche zum Ausblick:

  • Wie können Sie und Ihr Vorgesetzter zu einer Verbesserung beitragen?
  • Wie wollen Sie im Unternehmen vorankommen?
  • Welche Ziele haben Sie sich für die Zukunft gesetzt?
  • Möchten Sie irgendetwas an Ihrer Arbeitsweise verändern?
  • Wollen Sie an Ihren Fähigkeiten und Fertigkeiten arbeiten?
  • Wollen Sie neue Aufgaben übernehmen?

 

 

 

 

2. Den Leitfaden des Arbeitgebers für Jahresgespräche lesen

 

Informieren Sie sich im Leitfaden Ihres Unternehmens über Zweck und Struktur des Jahresgesprächs. In schwierigen Gesprächen hilft ein Verweis darauf.

 

 

 

3. Kritik am Vorgesetzten

 

Werden Sie aufgefordert, selbst Feedback zu geben, geht es darum, wie Sie sich im Unternehmen, in Ihrem Team, aber auch mit Ihren Aufgaben und natürlich auch in der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef fühlen. Bleiben Sie immer respektvoll, sachlich und denken Sie daran, dass es nicht um Kritik an der Person geht, sondern um eine Aufgabe, um ein Ziel, einen Prozess. So kann das Jahresgespräch den Rahmen liefern, um dem Vorgesetzten Feedback zu geben.

Kommunizieren Sie ganz offen, was Sie sich von Vorgesetzten und Arbeitgeber wünschen.

 

 

4. Denken Sie daran; es ist ein Gespräch

 

Welche Rolle spielen Sie während des Gespräches? Sind Sie nur Gast im Büro des Vorgesetzten, der nur Rede und Antwort steht? Oder sind Sie ein gleichwertiger, geschätzter Gesprächspartner, der gleichermaßen seine eigene Meinung und die von ihm für wichtig empfunden Themen anspricht?

Nehmen Sie den Namen Jahresgespräch ernst und beim Wort. Ein Gespräch lebt vom Dialog, also nehmen Sie aktiv daran teil. Auch unangenehme Themen gehören jetzt auf den Tisch.

 

 

 

5. Ziele

 

Unterbreiten Sie eigene Angebote für Ihre Weiterentwicklung und die Ziele der kommenden Zeit. Halten Sie die gesteckten Ziele für realistisch? Sind sie konkret genug? Haken Sie nach, wenn Ihnen Details nicht klar sind.

 

 

 

6. Zuhören und Umgang mit Kritik

 

Hören Sie gut zu, selbst, wenn Ihnen Aspekte des Feedbacks nicht gefallen. Zeigen Sie sich kritik- und lernfähig. Das bedeutet nicht, dass Sie etwas unreflektiert herunterschlucken müssen. Teilen Sie die Meinung, die Ihr Vorgesetzter von Ihnen hat?

 

 

 

7. Ziele übertreffen

 

Übertreffen Sie Ihre Ziele zu deutlich, können Sie damit rechnen, dass Sie im nächsten Jahr weitaus mehr Leistung bringen dürfen.

 

 

 

8. Gehaltsverhandlungen

 

Beim Jahresgespräch geht es in erster Linie um ein persönliches Gespräch, mit dem Fokus auf vergangene Leistungen, den Stand und die zukünftigen Aussichten hinsichtlich Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten geht.

Das Gehalt steht im Verhältnis zur Arbeitsleistung, doch für Gehaltsverhandlungen ist es meist günstiger einen eigenen Termin zu vereinbaren. Erst gilt es die Konsequenzen aus dem Jahresgespräch zu verarbeiten. Gerade bei gestiegenen Anforderungen ist das ein guter Einstieg in derartige Gespräche.

 

 

 

9. Auswertung

 

Gehen Sie den Gesprächsverlauf nochmals im Gedächtnis durch. Was ist gut gelaufen, was weniger gut, was gibt es zu lernen?

 

 

 

10. Nachgespräch

 

Selbst bei bester Vor- und Nachbereitung kann es noch Klärungsbedarf geben. Bitten Sie in einem solchen Fall um ein kurzes Nachgespräch.

 

 

 

11. Protokoll

 

Lesen Sie das Gesprächsprotokoll aufmerksam durch, bevor Sie es unterzeichnen. Es lohnt sich dies gründlich zu tun, schließlich ist es die Grundlage fürs nächste Jahresgespräch. Bei Unstimmigkeiten klären Sie das.

 

 

 

12. Unterstützung

 

Lassen Sie sich gegebenenfalls professionell bei der Vorbereitung des Jahresentwicklungsgesprächs unterstützen.

 

 

12. Bedanken

 

Auch Vorgesetzte freuen sich über positives Feedback. Wenn es ein gutes Gespräch war dürfen Sie sich dafür bedanken.

 

 

 

14 Tipps für Vorgesetzte

 

 

1. Vorbereitung

 

Vorbereiten will sie keiner, führen muss sie fast jeder: Jahresgespräche sind oft für Mitarbeiter und Vorgesetzte kein Vergnügen.

  • Beschaffen Sie sich alle erforderlichen Informationen.
  • Bereiten Sie die Unterlagen vor
  • Klären Sie die eigenen Interessen und Ziele
  • Sind Meinungsverschiedenheiten absehbar?

 

 

 

2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit

 

Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter im Gespräch ausreichend zu Wort kommt und dass Sie ihm die Zeit dafür geben, die er braucht. Zeitdruck gefährdet das Gesprächsklima und das Gesprächsergebnis.

 

 

 

3. Führen Sie einen Dialog und hören Sie zu

 

Führen Sie tatsächlich ein Gespräch mit Dialogen statt mit Monologen. Ein Jahresgespräch sollte nicht an Frontalunterricht erinnern. Es gehört dazu, dass die beteiligten ihre Ansichten, Einschätzungen und Standpunkte darlegen können. Hören Sie aktiv zu, denn wer nur selbst spricht, erfährt nichts vom Anderen.

Stellen Sie offene Fragen, damit ein Gespräch stattfindet.

Nutzen Sie W-Fragen:

  • Was?
  • Wann?
  • Welche?
  • Warum?
  • Wofür?

 

Fassen Sie die Aussagen und Vereinbarungen zwischendurch immer wieder zusammen. So können auch Missverständnisse schneller aufgedeckt und beseitigt werden.

 

 

 

4. Leitfaden

 

Unstrukturierte Gespräche führen zwangsläufig zu vagen Ergebnissen. Das enttäuscht Mitarbeiter sehr häufig. Arbeiten Sie mit einem guten Leitfaden, mit dem Sie sich vertraut gemacht haben.

 

Möglicher Ablauf eines Jahresentwicklungsgesprächs:

 

1. Analyse und Feedback

  • Welche Aufgaben werden wie erledigt?
  • Welche Erfolge wurden erreicht?
  • Wurden die Ziele des Mitarbeiters erfüllt?
  • Welche Ziele wurden nicht erreicht und weshalb?
  • Wie läuft die Zusammenarbeit mit Kollegen?
  • Wie steht es mit den Führungsqualitäten?
  • Wie steht es mit der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?

 

2. Zukünftige Ziele und Anpassungen

  • Welche Veränderungen sind erforderlich?
  • Wie gestalten sich zukünftige Aufgaben?
  • Welche Ziele sind für das nächste Jahr vorgesehen?

 

3. Persönliche Perspektiven und Entwicklung

  • Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind nötig?
  • Wie kann der Mitarbeiter sich entwickeln?
  • Welche Wünsche hat der Mitarbeitende?

 

 

 

5. Feedback

 

Wie nehmen Sie Arbeitsleistung und Verhalten des Mitarbeiters wahr. Nennen Sie Ihre Erwartungen, sprechen Sie die wahrgenommenen Stärken und Schwächen an. Vermitteln Sie Mitarbeitenden ein klares Bild davon, wo er mit Blick auf seine Karriere steht. Behalten Sie dabei die Regeln für konstruktives Feedback im Gedächtnis.

 

Hilfreiche Fragen:

  • Welche Stärken, Eignungen hat der Mitarbeiter aus Ihrer Sicht?
  • Wo sehen Sie Entwicklungsbedarf und Schwächen im Hinblick auf die Anforderungen?
  • Welche Potenziale sehen Sie?
  • Wodurch kann im nächsten Jahr eine möglichst gute Leistung erreicht werden?

 

 

 

6. Lassen Sie sich auch Feedback geben

 

Was den einem Recht ist, sollte dem anderen … Oder wie auch immer das Sprichwort lautet: Lassen Sie sich ebenfalls ehrliches Feedback von Mitarbeitenden geben.

 

 

 

7. Rückblick auf das letzte Jahr

 

Vergleichen Sie die vereinbarten Ziele, die Aufgabenerfüllung und Zielerreichung. Beziehen Sie die Unterlagen des vorangegangenen Jahresgesprächs ein und klären Sie, inwieweit die im Vorjahr getroffenen Vereinbarungen erfüllt wurden.

 

 

 

8. Ausblick

 

Besprechen Sie die Ziele und Aufgaben für das nächste Arbeitsjahr.

Die Formulierung guter Ziele erfordert neben Können auch Geduld und Akribie. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diesen Punkt!

 

Hilfreiche Fragen:

  • Welche Aufgaben bleiben, welche verändern sich – und wie?
  • Welche Ziele werden gesteckt?
  • Wie wird die Erreichung dieser Ziele überprüft?

 

 

 

9. Rahmen

 

Vermeiden Sie Unterbrechungen, denn die beeinträchtigen oder belasten sogar die Gesprächsatmosphäre, den Gesprächsfluss und damit das Ergebnis.

 

 

10. Vereinbarungen

 

Wie kann der Mitarbeiter mit welchen Maßnahmen seine bisherigen und zukünftigen Aufgaben besser erfüllen?

Hilfreiche Fragen:

  • Durch welche Maßnahmen kann die fachliche/persönliche Qualifikation gefördert werden?
  • Was trägt der Mitarbeiter dazu bei?
  • Welche Unterstützung liefert das Unternehmen und die Führungskraft?
  • Welche Fördermaßnahmen werden organisiert?
  • Welche Entwicklungswünsche hat der Mitarbeiter?
  • Existieren Möglichkeiten für die Übernahme anderer oder neuer Aufgaben?
  • Welche Auswirkungen beispielsweise auf das Gehalt hat das?

 

 

 

11. Protokoll

 

Formulieren Sie spätens zum Abschluss die Punkte für das Protokoll.

 

 

 

12. Zwischengespräche

 

Vereinbaren Sie Zwischengespräche und Meilensteine mit Mitarbeitenden.

 

 

 

13. Unterstützung

 

Lassen Sie sich gegebenenfalls professionell bei der Vorbereitung der Jahresentwicklungsgespräche unterstützen.

 

 

 

14. Nachbereitung

 

Denken Sie an die Nachbereitung:

  • Klärung offener Punkte
  • Welche vereinbarten Maßnahmen sind einzuleiten, zu organisieren, zu überwachen
  • Reflexion des Gesprächs
  • Wer ist über was zu informieren?

 

 

 

Kritik an Jahresgesprächen

 

Eine nachvollziehbare Kritik besteht darin, dass Führungskräfte sich zu sehr auf die jährlichen Mitarbeitergespräche konzentrieren und zeitnahe Gespräche reduzieren. Dann verkommen Mitarbeitergespräche eher zu Kontrollmaßnahmen als zum Mittel der Steuerung. Daraus resultieren Nachteile für die Mitarbeitenden und das Unternehmen.

 

Antworten auf häufige Fragen

Was sind Mitarbeiterjahresgespräche?

Mitarbeiterjahresgespräche sind regelmäßige Gespräche zwischen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten, die in der Regel einmal pro Jahr stattfinden. Die Mitarbeiterjahresgespräche dienen dazu, die Leistung und den Fortschritt des Mitarbeiters zu besprechen und gegebenenfalls Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Sie bieten auch die Gelegenheit, Ziele und Pläne für die Zukunft zu besprechen und zu besprechen, wie der Mitarbeiter in seiner Rolle unterstützt werden kann.

Wozu sind Mitarbeiterjahresgespräche gut?

Mitarbeiterjahresgespräche sind in der Regel eine gute Möglichkeit, eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten aufrechtzuerhalten und dazu beizutragen, dass Mitarbeiter sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen. Sie können auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter sich persönlich weiterentwickeln und Fortschritte machen, was wiederum zu Zufriedenheit und Motivation beitragen kann.

Worauf sollten Vorgesetzte bei Mitarbeiterjahresgesprächen achten?

Es gibt einige wichtige Dinge, auf die Vorgesetzte bei Mitarbeiterjahresgesprächen achten sollten:

  1. Vorbereitung: Es ist wichtig, dass Vorgesetzte gut vorbereitet sind und sich Gedanken darüber gemacht haben, was sie im Gespräch besprechen möchten. Sie sollten sich über die Leistung und den Fortschritt des Mitarbeiters informieren und sich auf Verbesserungsmöglichkeiten und Ziele für die Zukunft vorbereiten.
  2. Offene Kommunikation: Es ist wichtig, dass Vorgesetzte eine offene und ehrliche Kommunikation pflegen und dafür sorgen, dass der Mitarbeiter sich gehört und verstanden fühlt. Sie sollten auf die Bedürfnisse und Anliegen des Mitarbeiters eingehen und ihm die Gelegenheit geben, seine Meinung und Perspektive zu äußern.
  3. Zuhören: Vorgesetzte sollten aktiv zuhören und sich die Zeit nehmen, um die Perspektive und Meinung des Mitarbeiters zu verstehen. Sie sollten aufmerksam sein und nachfragen, wenn etwas unklar ist.
  4. Klare Ziele setzen: Es ist wichtig, dass Vorgesetzte klare Ziele setzen und dem Mitarbeiter mitteilen, was von ihm erwartet wird. Sie sollten dem Mitarbeiter auch die Gelegenheit geben, seine eigenen Ziele und Pläne zu äußern und zu besprechen, wie diese in die Gesamtziele der Organisation integriert werden können.
  5. Unterstützung anbieten: Vorgesetzte sollten dem Mitarbeiter die Unterstützung anbieten, die er benötigt, um seine Ziele und Pläne zu erreichen. Sie sollten ihm auch die Gelegenheit geben, sich weiterzubilden und sich persönlich weiterzuentwickeln.

Worauf sollten Mitarbeiter bei Mitarbeiterjahresgesprächen achten?

Es gibt einige wichtige Dinge, auf die Mitarbeiter bei Mitarbeiterjahresgesprächen achten sollten:

  1. Vorbereitung: Es ist wichtig, dass Mitarbeiter gut vorbereitet sind und sich Gedanken darüber gemacht haben, was sie im Gespräch besprechen möchten. Sie sollten sich über ihre Leistung und ihren Fortschritt informieren und sich auf Verbesserungsmöglichkeiten und Ziele für die Zukunft vorbereiten.

  2. Offene Kommunikation: Mitarbeiter sollten eine offene und ehrliche Kommunikation pflegen und dafür sorgen, dass ihre Vorgesetzten ihre Bedürfnisse und Anliegen verstehen. Sie sollten ihre Meinung und Perspektive äußern und nachfragen, wenn etwas unklar ist.

  3. Zuhören: Mitarbeiter sollten aktiv zuhören und sich die Zeit nehmen, um die Perspektive und Meinung ihrer Vorgesetzten zu verstehen. Sie sollten aufmerksam sein und nachfragen, wenn etwas unklar ist.

  4. Klare Ziele setzen: Mitarbeiter sollten ihre Ziele und Pläne klar formulieren und mit ihren Vorgesetzten besprechen, wie diese in die Gesamtziele der Organisation integriert werden können. Sie sollten auch darüber nachdenken, wie sie sich persönlich weiterentwickeln und Fortschritte machen können.

  5. Unterstützung anfordern: Mitarbeiter sollten ihren Vorgesetzten die Unterstützung anbieten, die sie benötigen, um ihre Ziele und Pläne zu erreichen. Sie sollten auch nach Möglichkeiten fragen, sich weiterzubilden und sich persönlich weiterzuentwickeln.

 

Was sind die häufigsten Fehler bei Mitarbeiterjahresgesprächen?

Es gibt einige Fehler, die bei Mitarbeiterjahresgesprächen gemacht werden können:

  1. Nicht vorbereitet sein: Einer der häufigsten Fehler ist, dass Vorgesetzte oder Mitarbeiter nicht gut vorbereitet sind und sich keine Gedanken darüber gemacht haben, was sie im Gespräch besprechen möchten.

  2. Keine klaren Ziele setzen: Es ist wichtig, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter klare Ziele setzen und diese im Gespräch besprechen. Wenn dies nicht geschieht, kann es schwierig sein, Fortschritte zu machen und Zufriedenheit und Motivation aufrechtzuerhalten.

  3. Keine offene Kommunikation: Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass Vorgesetzte oder Mitarbeiter keine offene und ehrliche Kommunikation pflegen und sich gegenseitig nicht genügend Zeit nehmen, um die Perspektive und Meinung des anderen zu verstehen.

  4. Keine Unterstützung anbieten: Wenn Vorgesetzte oder Mitarbeiter dem anderen keine Unterstützung anbieten oder nicht nach Möglichkeiten fragen, sich weiterzubilden oder sich persönlich weiterzuentwickeln, kann dies dazu beitragen, dass Zufriedenheit und Motivation sinken.

 

Es ist wichtig, dass sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter darauf achten, diese Fehler zu vermeiden, um ein erfolgreiches Mitarbeiterjahresgespräch zu führen.

Wie lang sollten Mitarbeiterjahresgespräche dauern?

Die Dauer eines Mitarbeiterjahresgesprächs hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe und Struktur des Unternehmens, dem Rang und den Verantwortungsbereichen der beteiligten Personen und dem Zweck des Gesprächs. In der Regel sollte ein Mitarbeiterjahresgespräch jedoch ausreichend Zeit für eine umfassende Bewertung und Diskussion der Leistungen und Ziele des Mitarbeiters sowie für die Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen und Fördermaßnahmen bereitstellen.

Ein gutes Richtwert für die Dauer eines Mitarbeiterjahresgesprächs ist eine Stunde. In manchen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, das Gespräch über mehrere Sitzungen zu verteilen, um ausreichend Zeit für die Besprechung von spezifischen Themen oder Herausforderungen zu haben. Es ist wichtig, dass beide Seiten genügend Zeit haben, ihre Gedanken und Perspektiven auszudrücken und dass das Gespräch strukturiert und produktiv verläuft.

P.S.

 

Worauf kommt es bei Mitarbeitergesprächen an? Kennen Sie weitere Empfehlungen für Vorbereitung und Durchführung?

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Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 21. Mai 2004
Überarbeitung: 15. März 2019
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