16 Tipps: So werden Ihre Besprechungen besser, denn sonst sind die Kekse das Beste

Mit weniger Aufwand in Meetings mehr erreichen
Tipps für effektive Besprechungen

Besprechungen

 

Als wenn es Meilengutschriften auf Besprechungsstunden geben würde, jagt eine die andere, sie saugen dem Tag die Kraft aus. Manche Besprechung kommen einem länger vor als der letzte Winter. Tipps für bessere Besprechungen.

 

 

 

Überblick

 

 

 

Viele gehen hinein, wenig kommt heraus.
Das Kreativste an manchen Besprechungen sind die zu hörenden Ausreden.

Karsten Noack

 

 

 

Sitzungssucht

 

Als wenn es Meilengutschriften auf Besprechungsstunden geben würde, jagt eine die andere, sie saugen dem Tag die Kraft aus.

Geschäftliche Besprechungen kosten viel Zeit und somit Geld. So wichtig die inhaltliche Abstimmung und der soziale Aspekt persönlicher Treffen sind, viele Besprechungen sind alles andere als effektiv. Wehmütige Blicke, bei denen Gedankenblasen sagen würden „Was könnte ich alles in der Zeit erledigen!“.

 

 

 

16 Tipps für bessere Besprechungen

 

Viel Besprechung, wenig Ergebnis? Damit sich das ändert und die Kekse nicht das Highlight der Zusammenkunft bilden; übernehmen Sie die Führung, es ist Ihre Chance. Sorgen Sie für effektive Besprechungen, die sich lohnen. Einige Anregungen liefert dieser Artikel.

 

 

1. Unnötige Besprechungen vermeiden!

 

Viele Besprechungen sind nicht wirklich erforderlich und könnten durch effektiveren Informationsaustausch ersetzt werden. Geht es nur darum unterschiedlichen Kenntnisstand abzugleichen, gibt es bessere Wege wie eine aktuelle Dokumentation im Intranet. Gelebte Balanced Scorecards sind ja leider nur selten anzutreffen. Sie könnten doch so hilfreich sein, weil sie früh genug signalisieren, wo Aufmerksamkeit gefragt ist, bevor das Kind in den Brunnen fällt.

 

 

 

2. Außer Spesen nichts gewesen

 

Raus mit dem Taschenrechner: Lohnt sich der Aufwand?

Besprechungsdauer x Teilnehmer = Zeitaufwand

Zeitaufwand x anteilige Gehälter = Personalkosten

 

 

 

3. E-Mail, Telefon und Video

 

Einiges lässt sich auch auf kurzem Wege klären und spart Besprechungen ein. Telefon- und Videokonferenzen sparen zumindest Wege. Auch brauchen nicht alle Teilnehmer die ganze Zeit dabei zu sein.

Sobald allerdings soziale Aspekte eine Rolle spielen sind persönliche Treffen meist hilfreicher.

 

 

 

4. Zeitrahmen: In der Kürze liegt die Würze

 

Geplante Zeiträume für Besprechungen werden tendenziell auch ausgeschöpft, wie die Urlaubskasse. Ob erforderlich oder nicht!

Setzen Sie vorher einen allen Teilnehmern bekannten maximalen Zeitrahmen und halten Sie diesen auch ein. Es ging schneller? Umso besser! Ein Erfolg, an dem alle Beteiligten teilhaben.

 

 

 

5. Tagesordnungspunkte (Agenda) als Fahrplan

 

Gut geplant ist… Keine Besprechung ohne Tagesordnungspunkte. Statt ziel- und strukturlos zusammenzusitzen erhält besser jeder Teilnehmer frühzeitig die Tagesordnungspunkte mit den angestrebten Zielen und Verantwortlichkeiten.

 

Mindestinhalt einer Agenda:

  • Termin der Besprechung
  • Ort
  • Thema
  • Wohlgeformte Ziele (SMARTe Ziele)
  • Teilnehmerliste
  • Fragen, die zu klären sind
  • Vorbereitung und Verantwortlichkeiten
  • Spätestes Besprechungsende

 

Bei unterschiedlichem Kenntnisstand lohnt sich eine entsprechende Anlage, um eine gemeinsame Ebene zu sichern.

Wenn dieser Fahrplan nichts lohnenswertes verheißt, sagen Sie die Besprechung lieber ab oder gehen Sie gemeinsam als Teamentwicklungsmaßnahme in den Biergarten.

 

 

 

6. Protokoll

 

Wenige Menschen reißen sich darum, das Protokoll zu führen. Doch bekanntlich gilt; wer schreibt, der bleibt! Außerdem ist es mit einer Menge Verantwortung verbunden und die sollte jemand übernehmen, der sie auch zu tragen weiß.

Schließlich ist das Protokoll nicht nur eine historische Aufzeichnung für die Nachwelt. Das wäre in vielen Fällen eine recht traurige Lektüre für Historiker.

Das Protokoll ist vielmehr eines der wichtigsten Werkzeuge, den in ihm werden alle Ergebnisse des Treffens gesichert. Sonst gibt es mindestens ebenso viele Auslegungen der Ergebnisse, wie Teilnehmer.

In der Praxis ähneln viele Protokolle allerdings eher Wunschlisten und unverbindlichen Absichtserklärungen, die wenig Nutzen mit sich bringen.

Es geht auch anders, indem Sie Ziele im SMART-Format formulieren.

Jeder der Buchstaben S, M, A, R und T steht für eine Eigenschaft, die eine gute Zielformulierung ausmacht.

S: Sinnesspezifisch
M: Messbar
A: Attraktiv
R: Realistisch
T: Terminiert
Mehr dazu erfahren Sie hier.

 

 

 

7. Einstiegsrituale

 

Damit die Arbeitsfähigkeit gefördert wird, also die Teilnehmer nicht nur körperlich, sondern auch geistig anwesend sind, empfehlen sich Einstiegsrituale. Anders als in Teamentwicklungsworkshops, bei denen viel Zeit für eine spielerische Annäherung verwendet wird, genügen hier wenige Minuten in Form professioneller Begrüßungsrituale für die Einstimmung.

 

 

 

8. Moderation

 

Bei besonders wichtigen Besprechungen oder zur Optimierung der Besprechungskultur lohnt es sich jemanden für die professionelle Moderation einzuladen. Das hat sich nicht nur bei kreativen Themen sehr bewährt und sorgt schnellstens für Effektivitätssteigerung.

Anschließend kann dann jemand aus der Runde diese Funktion ﹣ anhand des praktischen Beispiels ﹣übernehmen und ausfüllen.

 

 

 

9. Pünktlich starten

 

Wer einmal beginnt auf Nachzügler zu warten, signalisiert das es in Ordnung ist! Das ist dann der Standard für zukünftige Zusammenkünfte.

Außerdem verärgert Warten die pünktlichen Teilnehmer.

 

 

 

10. Abwechslung: Kreativitätstechniken statt Kekse

 

Wenn es einem Thema dienlich ist moderieren Sie zur Problemlösung doch mal eine geeignete Kreativitätstechnik. Das bringt die Teilnehmer auf Trab und Ergebnisse. Und meinetwegen können Sie auch die Kekse beibehalten.

Hier finden Sie einige Kreativitätstechniken.

 

 

 

11. Feedback und Diskussion fördern

 

Besprechungen sind eine Gelegenheit für offene Kommunikation, für den Austausch von Gedanken und Ideen. Dominieren Sie die Diskussion nicht, nur weil Sie die Führung übernehmen. Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Feedback zu geben.

Wenn Sie eine Präsentation mit PowerPoint und Co. verwenden, dann widerstehen Sie ist der Versuchung sich zu beeilen, um anschließend Zeit für eine Diskussion zu haben. Fördern Sie lieber Gespräche und den offenen Austausch.

 

 

 

12. Nachbereitung und Kontakt mit den Teilnehmern

 

Wenn Ihre Besprechung erfolgreich verläuft, verlässt jeder Teilnehmer den Besprechungsort mit eigenen Gedanken und Aufgaben. Manche Einsicht folgt auch erst später. Informieren Sie die Teilnehmer darüber, was aus der Besprechung folgt. Zu oft verschwinden Ideen oder die Teilnehmer bekommen nichts von deren Umsetzung mit. Für die Motivation ist es wesentlich, dass die Teilnehmer Wertschätzung erfahren.

 

 

 

13. Einstimmung

 

Mitunter ist ein Thema die Einstimmung der Besprechungsteilnehmer wert. Dann kann schon im Vorfeld oder zu Beginn der Besprechung eine optimale Basis für den Erfolg gefördert werden.

 

 

 

14. Stehung

 

Wie wäre es mit einer Stehung anstatt einer Sitzung? Fördern Sie den Perspektivwechsel und kommen Sie mit den Teilnehmern in Bewegung. 

Bei meiner Arbeit biete ich seit Jahren Lunch-Coaching an. Das ist üblicherweise ein Zweierformat. Doch die positiven Erfahrungen damit lassen sich durchaus auf Gruppen Besprechungen übertragen.

 

 

 

15. Visualisierungen

 

Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Medien, wie Flipcharts, Whiteboards und Pinnwände. Das schafft Orientierung und Ordnung, steigert die Aufmerksamkeit und fördert Bewegung. Die Ergebnisse können anschließend in das Protokoll übernommen werden und bieten sich für kommende Sitzungen als Anknüpfungspunkte an.

 

 

 

16. Und überhaupt!

 

Nehmen Sie die Herausforderungen an; übernehmen Sie Verantwortung und sorgen Sie für Besprechungen, die sich lohnen.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann ganz einfach sein. Ist sie allerdings oft nicht. Selbst der einfachste Mensch ist immer noch ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken dann erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass diese mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich doch beim besten Willen nicht gesagt. – Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

Fragen Sie mich ruhig persönlich

 

Fragen, die auch andere Menschen interessieren können, stellen Sie bitte in den Kommentaren. Manches ist eher privater Natur und Sie profitieren von professioneller Unterstützung. Lassen Sie uns dazu ins direkte Gespräch kommen. Bei Interesse, für Fragen und Terminvereinbarungen erreichen Sie mich persönlich per E-Mail (mail@karstennoack.de), Telefon 030 / 864 213 68, Mobil 01577 / 704 53 56 und diesem Kontaktformular.

Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

Karsten Noack

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen und bin einverstanden.

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P.S.

 

Wie sorgen Sie für erfolgreiche Besprechungen?

3 Kommentare

  1. Mit Keksen! Vielen Keksen! Im Ernst, vielen Dank für die Tips.

    Antworten
  2. Am wesentlichsten für den Erfolg bei Besprechungen ist die Zusammensetzung bei den Teilnehmern. Wenn sie sich gegenseitig ergänzen geht es am schnellsten. Typische Vielredner am besten gar nicht erst eingeladen.

    Antworten

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Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 22. April 2015
Überarbeitung: 22. Juli 2019
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