Problemlösungsformat für Reden und Präsentationen: vom Problem zur überzeugenden Empfehlung

Problemlösungsformat für Reden und Präsentationen: vom Problem zur überzeugenden Empfehlung

Ein Problem zu beschreiben reicht noch nicht.

Wenn du Menschen überzeugen möchtest, brauchen sie mehr.

Sie müssen verstehen:

Was genau ist das Problem?

Warum ist es relevant?

Welche Ursachen liegen dahinter?

Welche Lösungen sind denkbar?

Und warum ist eine davon besonders geeignet?

Genau dafür eignet sich das Problemlösungsformat.

Es führt dein Publikum Schritt für Schritt von der Ausgangssituation zu einer begründeten Entscheidung.

Was ist das Problemlösungsformat?

Das Problemlösungsformat ist eine Redestruktur für Präsentationen, Reden und Entscheidungsvorlagen.

Es eignet sich besonders dann, wenn:

• ein konkretes Problem besteht
• mehrere Lösungswege denkbar sind
• eine Entscheidung vorbereitet werden soll
• du eine Empfehlung begründen möchtest
• am Ende eine konkrete Handlung folgen soll

Die Grundlogik lautet:

Problem → Ursachen → Ziel → Optionen → Empfehlung → Handlung

Damit entsteht weniger eine lose Sammlung von Argumenten.

Es entsteht eine nachvollziehbare Entscheidungslogik.

Warum diese Struktur gut funktioniert

Menschen akzeptieren eine Lösung leichter, wenn sie vorher verstanden haben:

welches Problem überhaupt gelöst werden soll.

Das klingt selbstverständlich.

In Präsentationen wird dieser Schritt trotzdem häufig übersprungen.

Der Redner kennt das Problem bereits.

Das Publikum vielleicht noch nicht.

Oder es bewertet seine Bedeutung anders.

Dann kommt die Lösung zu früh.

Erst Problembewusstsein, dann Lösung

Wenn dein Publikum noch nicht überzeugt ist, dass Handlungsbedarf besteht, wird es auch wenig Motivation für deine Lösung entwickeln.

Deshalb sollte der erste Teil der Präsentation beantworten:

Warum sollten wir uns überhaupt damit beschäftigen?

Erst danach wird interessant:

Was sollten wir tun?

Die sechs Schritte des Problemlösungsformats

Für viele Reden und Präsentationen hat sich folgende Reihenfolge bewährt:

1. Ist-Situation und Problem
2. Ursachen
3. Ziel beziehungsweise Kriterien
4. Lösungsoptionen
5. Empfehlung
6. Handlungsaufforderung

Diese Reihenfolge ist keine starre Vorschrift.

Sie ist eine Denkstruktur.

Je nach Anlass können einzelne Schritte kürzer oder ausführlicher ausfallen.

1. Ist-Situation und Problem darstellen

Beginne mit der Frage:

Wo stehen wir?

Beschreibe die Ausgangssituation so konkret, dass dein Publikum versteht, worum es geht.

Dann zeige:

Wo liegt das Problem?

Und:

Warum verdient es Aufmerksamkeit?

Hilfreiche Fragen zur Ausgangssituation

• Was geschieht aktuell?
• Was funktioniert nicht ausreichend?
• Wer ist davon betroffen?
• Welche Folgen entstehen?
• Wie groß ist das Problem?
• Warum besteht Handlungsbedarf?

Das Problem konkret machen

Statt:

„Unsere Prozesse funktionieren nicht gut.“

präziser:

„Die durchschnittliche Bearbeitungszeit ist innerhalb eines Jahres von drei auf sieben Tage gestiegen.“

Das Publikum kann mit der zweiten Aussage mehr anfangen.

Sie beschreibt ein beobachtbares Problem.

Problem und Symptom unterscheiden

Eine häufige Schwierigkeit:

Das sichtbare Problem ist möglicherweise nur ein Symptom.

Zum Beispiel:

„Unsere Kunden beschweren sich häufiger.“

Das ist zunächst eine Beobachtung.

Die Ursache könnte liegen bei:

• langen Reaktionszeiten
• unklaren Zuständigkeiten
• Produktproblemen
• falschen Erwartungen

Deshalb folgt als nächster Schritt die Ursachenanalyse.

2. Ursachen untersuchen

Wenn du nur Symptome behandelst, kann das Problem bestehen bleiben.

Deshalb lohnt sich die Frage:

Warum entsteht die aktuelle Situation?

Zeige die wichtigsten Ursachen.

Weniger jede denkbare Ursache.

Konzentriere dich auf diejenigen, die für die Entscheidung relevant sind.

Hilfreiche Fragen zu den Ursachen

• Was trägt wesentlich zu dem Problem bei?
• Welche Faktoren können wir beeinflussen?
• Welche Annahmen liegen unserer bisherigen Vorgehensweise zugrunde?
• Welche Ursachen sind belegt?
• Welche vermuten wir bislang nur?

Beobachtung und Interpretation trennen

Gerade bei Ursachen entstehen schnell vorschnelle Erklärungen.

Zum Beispiel:

„Die Mitarbeitenden sind unmotiviert.“

Das ist bereits eine Interpretation.

Vielleicht beobachten wir tatsächlich:

„Die Zahl der Verbesserungsvorschläge ist innerhalb von sechs Monaten deutlich gesunken.“

Beides ist nicht dasselbe.

Eine gute Problemanalyse trennt möglichst sauber:

Was wissen wir?

Und:

Was vermuten wir?

3. Ziel und Entscheidungskriterien definieren

Bevor du Lösungen vergleichst, kläre:

Was soll eine gute Lösung überhaupt leisten?

Dieser Schritt wird häufig unterschätzt.

Ohne ein klares Ziel lassen sich verschiedene Lösungen nur schwer sinnvoll vergleichen.

Hilfreiche Fragen zum Ziel

• Was wollen wir erreichen?
• Woran erkennen wir eine gute Lösung?
• Welche Bedingungen muss sie erfüllen?
• Welche Nebenwirkungen wollen wir vermeiden?
• Welche Kriterien sind unverhandelbar?

Aus einem Wunsch ein konkretes Ziel machen

Statt:

„Der Kundenservice soll besser werden.“

zum Beispiel:

„Anfragen sollen innerhalb eines Arbeitstages beantwortet werden, ohne dass die Qualität der Beratung sinkt.“

Jetzt lassen sich Lösungsoptionen an einem konkreteren Maßstab prüfen.

Warum Kriterien so wichtig sind

Wenn du erst eine Lieblingslösung auswählst und anschließend passende Kriterien suchst, wird aus Analyse schnell Rechtfertigung.

Stärker ist:

Erst Kriterien klären. Dann Optionen vergleichen.

So wird deine Empfehlung nachvollziehbarer.

4. Lösungsoptionen darstellen

Jetzt kommen die möglichen Wege auf den Tisch.

Zeige die wichtigsten realistischen Alternativen.

Zum Beispiel:

• Option A
• Option B
• Option C
• Status quo beibehalten

Gerade die letzte Option wird häufig vergessen.

Doch auch:

„Wir verändern nichts.“

ist eine Entscheidung mit Folgen.

Weniger Optionen können besser sein

Du musst nicht jede theoretisch denkbare Lösung präsentieren.

Zu viele Alternativen können die Entscheidung unnötig kompliziert machen.

Konzentriere dich auf:

die ernsthaft relevanten Optionen.

Vor- und Nachteile fair darstellen

Wenn du dein Publikum überzeugen möchtest, kann die Versuchung groß sein:

Die bevorzugte Lösung sieht hervorragend aus.

Alle Alternativen wirken offensichtlich schlecht.

Das ist rhetorisch durchschaubar.

Und es kann Vertrauen kosten.

Stärker ist:

Zeige auch die Nachteile deiner bevorzugten Lösung.

Dann erkläre, weshalb ihre Vorteile trotzdem überwiegen.

Vergleiche mit denselben Kriterien

Wenn Option A nach Kosten bewertet wird und Option B nach Geschwindigkeit, entsteht ein schiefer Vergleich.

Nutze für alle relevanten Optionen möglichst dieselben Kriterien.

Zum Beispiel:

• Kosten
• Zeit
• Risiko
• Nutzen
• Umsetzbarkeit
• Akzeptanz

Das macht die Argumentation transparenter.

5. Eine Lösung empfehlen

Jetzt kommt die Entscheidung.

Oder zumindest deine Empfehlung.

Formuliere sie klar.

Weniger:

„Vielleicht könnte man eventuell darüber nachdenken …“

Sondern beispielsweise:

„Ich empfehle Option B.“

Dann folgt die Begründung.

Eine Empfehlung braucht eine klare Begründung

Zum Beispiel:

„Ich empfehle Option B, weil sie unsere drei wichtigsten Kriterien erfüllt: Sie lässt sich innerhalb von drei Monaten umsetzen, reduziert das operative Risiko und bleibt innerhalb des Budgets.“

Damit ist die Empfehlung mit den zuvor definierten Kriterien verbunden.

Zeige auch den Preis deiner Empfehlung

Jede ernsthafte Entscheidung hat Nachteile.

Zum Beispiel:

• Kosten
• Zeitaufwand
• Risiken
• Verzicht auf andere Möglichkeiten

Wer diese Nachteile offen benennt, wirkt häufig glaubwürdiger als jemand, der eine Lösung als vollkommen risikolos verkauft.

6. Die Handlungsaufforderung formulieren

Eine überzeugende Problemanalyse kann trotzdem wirkungslos bleiben, wenn am Ende niemand weiß:

Was passiert jetzt?

Deshalb braucht das Problemlösungsformat häufig einen klaren nächsten Schritt.

Hilfreiche Fragen zur Handlungsaufforderung

• Welche Entscheidung brauche ich heute?
• Wer soll etwas tun?
• Was genau soll geschehen?
• Bis wann?
• Welcher nächste Schritt ist realistisch?

Eine gute Handlungsaufforderung ist konkret

Statt:

„Wir sollten jetzt aktiv werden.“

besser:

„Ich bitte heute um die Freigabe für einen dreimonatigen Pilotversuch.“

Jetzt weiß das Publikum, worüber entschieden werden soll.

Ein vollständiges Beispiel

Stell dir vor, du möchtest in deinem Unternehmen eine neue Software einführen.

Dann könnte die Präsentation so aussehen:

1. Problem

Die aktuelle Bearbeitung benötigt zu viel Zeit und produziert wiederkehrende Fehler.

2. Ursachen

Daten werden mehrfach manuell übertragen und verschiedene Systeme sind nicht miteinander verbunden.

3. Ziel

Die Bearbeitungszeit soll um mindestens 30 Prozent sinken, ohne neue Datenschutzrisiken zu erzeugen.

4. Optionen

Drei mögliche Softwarelösungen werden anhand von Kosten, Integration, Sicherheit und Implementierungsdauer verglichen.

5. Empfehlung

Option B erfüllt die wichtigsten Kriterien am besten.

6. Handlung

Freigabe eines Pilotprojekts ab dem kommenden Quartal.

Das Format ist eine Entscheidungsdramaturgie

Genau darin liegt seine Stärke.

Das Publikum erlebt nicht nur deine Schlussfolgerung.

Es kann den Weg dorthin nachvollziehen.

Das erhöht die Chance, dass deine Empfehlung:

• verständlich
• plausibel
• diskutierbar

wird.

Wann eignet sich das Problemlösungsformat besonders?

Zum Beispiel bei:

• Entscheidungsvorlagen
• Management-Präsentationen
• Projektpräsentationen
• Veränderungsvorhaben
• Verkaufsgesprächen
• politischen oder gesellschaftlichen Reden
• Verbesserungsvorschlägen

Überall dort, wo dein Publikum von einem Problem zu einer begründeten Lösung geführt werden soll, ist diese Struktur einen Blick wert.

Wann ist das Format weniger geeignet?

Nicht jede Rede braucht ein Problem.

Wenn du:

• eine Geschichte erzählen
• Menschen würdigen
• eine Vision entwickeln
• ein Ereignis erklären
• Wissen vermitteln

möchtest, kann eine andere Struktur besser passen.

Die Redestruktur sollte immer dem Ziel dienen.

Nicht umgekehrt.

Problemlösungsformat oder Drei-Punkte-Formel?

Die Drei-Punkte-Formel ist universeller.

Sie eignet sich hervorragend, wenn du schnell:

Einleitung → Hauptteil → Schluss

strukturieren möchtest.

Das Problemlösungsformat ist spezieller.

Es eignet sich besonders für:

Entscheidungen und Empfehlungen.

→ Drei-Punkte-Formel für Reden und Präsentationen

Problemlösungsformat oder dialektischer Fünfsatz?

Der dialektische Fünfsatz eignet sich besonders, wenn du eine Position knapp argumentieren und Einwände beziehungsweise Gegenpositionen berücksichtigen möchtest.

Das Problemlösungsformat ist stärker auf:

Problem → Optionen → Entscheidung

ausgerichtet.

→ Dialektischer Fünfsatz als Redestruktur

Problemlösungsformat oder AIDA?

AIDA konzentriert sich stärker auf:

Aufmerksamkeit → Interesse → Wunsch → Handlung.

Das eignet sich gut für persuasive und verkaufsorientierte Kommunikation.

Das Problemlösungsformat legt dagegen mehr Gewicht auf:

Analyse und begründete Auswahl zwischen Alternativen.

→ AIDA als Struktur für Reden und Präsentationen

Typischer Fehler 1: Das Problem wird dramatisiert

Wenn du deine Lösung verkaufen möchtest, kann es verlockend sein, das Problem möglichst groß erscheinen zu lassen.

Das kann kurzfristig Aufmerksamkeit erzeugen.

Es beschädigt jedoch Glaubwürdigkeit, wenn dein Publikum die Übertreibung erkennt.

Zeige das Problem so groß, wie es tatsächlich ist.

Typischer Fehler 2: Die Lösung steht von Anfang an fest

Dann wird aus dem scheinbaren Vergleich mehrerer Optionen eine Inszenierung.

Alle Wege führen zufällig zu der Lösung, die du ohnehin wolltest.

Das Publikum bemerkt solche Konstruktionen häufig.

Wenn du Optionen vergleichst, dann vergleiche sie fair.

Typischer Fehler 3: Das Ziel bleibt unklar

Ohne klares Ziel lassen sich Lösungen kaum sinnvoll bewerten.

Dann diskutiert das Publikum möglicherweise:

„Welche Option ist besser?“

ohne zu klären:

„Besser wofür?“

Deshalb gehört das Ziel vor den Lösungsvergleich.

Typischer Fehler 4: Zu viele Lösungsoptionen

Zehn Alternativen erzeugen weniger automatisch eine bessere Entscheidung.

Oft braucht dein Publikum eine begründete Auswahl der ernsthaft relevanten Möglichkeiten.

Reduziere Komplexität, ohne relevante Optionen zu unterschlagen.

Typischer Fehler 5: Die Empfehlung bleibt versteckt

Am Ende wissen alle:

Es gibt ein Problem.

Es gibt verschiedene Lösungen.

Doch niemand weiß:

Was empfiehlt der Redner?

Wenn du eine Empfehlung hast, sprich sie klar aus.

Typischer Fehler 6: Es fehlt der nächste Schritt

Ein guter Vortrag kann trotzdem folgenlos bleiben.

Deshalb:

Was soll nach deiner Präsentation geschehen?

Eine Entscheidung?

Ein Pilotprojekt?

Eine Prüfung?

Ein weiteres Gespräch?

Formuliere den nächsten Schritt.

Beginne weniger mit deiner Lösung

Das ist besonders für Experten eine Herausforderung.

Du hast dich möglicherweise seit Wochen mit dem Thema beschäftigt.

Für dich ist die Lösung längst plausibel.

Dann möchtest du direkt sagen:

„Wir brauchen System B.“

Das Publikum fragt jedoch innerlich noch:

„Warum brauchen wir überhaupt ein neues System?“

Deine Präsentation beginnt gedanklich zu spät.

Beginne dort, wo dein Publikum steht

Das bedeutet:

Was weiß das Publikum bereits?

Was sieht es ähnlich?

Wo besteht noch kein Problembewusstsein?

Welche Einwände sind wahrscheinlich?

→ Zielgruppenanalyse für Reden und Präsentationen

Problemorientierung ohne Problemfixierung

Ein weiterer wichtiger Punkt:

Die Präsentation sollte nicht 80 Prozent ihrer Zeit beim Problem verbringen und anschließend in zwei Minuten eine Lösung präsentieren.

Das Publikum braucht genug Problembewusstsein.

Dann sollte der Blick nach vorn gehen.

Sonst entsteht:

Problembeschreibung statt Problemlösung.

Wie viel Problem ist genug?

So viel, dass dein Publikum:

• das Problem versteht
• seine Bedeutung erkennt
• die wichtigsten Ursachen nachvollziehen kann

Danach braucht es Bewegung in Richtung Lösung.

Bei Entscheidern: Das Wesentliche früh sichtbar machen

In Vorstandsrunden und anderen Entscheidungsgremien ist häufig wenig Zeit.

Dann kannst du die Struktur verdichten.

Zum Beispiel:

„Wir haben Problem X. Drei Ursachen sind relevant. Wir haben drei realistische Optionen. Ich empfehle Option B aus diesen Gründen.“

Danach folgen die Details.

Das Problemlösungsformat bleibt erhalten.

Es wird nur kompakter.

BLUF und Problemlösungsformat lassen sich verbinden

Bei Executive-Kommunikation kann es sinnvoll sein, die Empfehlung bereits am Anfang zu nennen.

Zum Beispiel:

„Ich empfehle, Standort B auszubauen. Der Grund: Unsere aktuelle Kapazität reicht ab dem kommenden Jahr nicht mehr aus. Ich zeige kurz das Problem, die drei Optionen und weshalb B die tragfähigste Lösung ist.“

Damit kennt das Publikum früh die Richtung.

Die Problemlösungsstruktur liefert anschließend die Begründung.

Der Aufbau darf zum Publikum passen

Das ist entscheidend.

Eine Redestruktur ist ein Werkzeug.

Sie soll Orientierung schaffen.

Sie darf weniger zur Zwangsjacke werden.

Manchmal ist es sinnvoll:

erst die Empfehlung zu nennen und anschließend herzuleiten.

Manchmal:

das Publikum erst Schritt für Schritt zur Lösung zu führen.

Das hängt von Anlass, Publikum und Ziel ab.

Eine kompakte Vorlage

Du kannst deine Präsentation mit diesen Fragen vorbereiten:

1. Problem: Was geschieht und warum ist das relevant?
2. Ursachen: Warum geschieht es?
3. Ziel: Was soll eine gute Lösung leisten?
4. Optionen: Welche realistischen Wege haben wir?
5. Empfehlung: Welche Option ist am stärksten und warum?
6. Handlung: Was soll jetzt konkret geschehen?

Eine noch kürzere Version

Wenn du nur wenige Minuten hast:

Problem.

Ziel.

Optionen.

Empfehlung.

Nächster Schritt.

Die Ursachen kannst du dort integrieren, wo sie für das Verständnis erforderlich sind.

Vor einer wichtigen Präsentation

Prüfe:

• Ist das Problem konkret genug?
• Ist der Handlungsbedarf nachvollziehbar?
• Sind Ursachen und Symptome getrennt?
• Ist das Ziel klar?
• Sind die Kriterien transparent?
• Sind die Optionen fair verglichen?
• Ist meine Empfehlung eindeutig?
• Habe ich auch ihre Nachteile berücksichtigt?
• Ist der nächste Schritt konkret?

Wenn du einen wichtigen Auftritt vorbereitest

Dann kann es beispielsweise darum gehen:

• das eigentliche Problem herauszuarbeiten
• eine komplexe Entscheidung verständlich zu strukturieren
• Argumente zu gewichten
• Optionen überzeugend zu vergleichen
• eine Empfehlung präzise zu formulieren
• kritische Rückfragen vorzubereiten
• die Präsentation realitätsnah zu proben

→ Vorbereitung wichtiger Reden und Präsentationen

Welcher berufliche Rahmen passt?

Das Ziel bestimmt den Inhalt. Rolle, Verantwortung und Tragweite bestimmen den Rahmen.

Für Fach- und Führungskräfte unterhalb unternehmerischer Gesamtverantwortung kann BUSINESS 1:1 passend sein, wenn es um Präsentationskompetenz, Argumentation oder die strukturierte Vermittlung komplexer Inhalte geht.

Geschäftsführer, Vorstände, Inhaber, geschäftsführende Gesellschafter und Personen mit vergleichbarer unternehmerischer Gesamtverantwortung arbeiten mit mir grundsätzlich im EXECUTIVE SPARRING.

Bei anderen Fach- und Führungskräften erfolgt die Zusammenarbeit ebenfalls im EXECUTIVE SPARRING, wenn eine konkrete Präsentation oder Entscheidung hohe berufliche, wirtschaftliche, strategische oder öffentliche Tragweite besitzt.

→ Executive Sparring

→ Business 1:1

Fazit: Vom Problem zur begründeten Entscheidung

Das Problemlösungsformat ist einfach.

Und gerade deshalb sehr wirkungsvoll.

Es führt dein Publikum durch sechs entscheidende Fragen:

Was ist das Problem?

Warum entsteht es?

Was wollen wir erreichen?

Welche Möglichkeiten haben wir?

Welche Option empfehle ich?

Was soll jetzt geschehen?

Die Stärke dieser Struktur liegt weniger darin, dass sie sechs Punkte enthält.

Ihre Stärke liegt darin, dass sie eine Entscheidung nachvollziehbar macht.

Eine überzeugende Lösung beginnt deshalb nicht mit der Lösung. Sie beginnt mit einer klaren gemeinsamen Vorstellung davon, welches Problem überhaupt gelöst werden soll.

P.S.​

Wie steht es mit Fragen oder Kommentaren dazu?

Der nächste Schritt

Wenn du dein Anliegen mit mir besprechen möchtest, nutze am besten das Kontaktformular.

Hilfreich ist, wenn du kurz beschreibst:

• worum es geht
• was du erreichen möchtest
• bis wann das Thema relevant ist
• ob du eine Online-Sitzung oder Präsenz in Berlin bevorzugst

Je genauer ich deinen Kontext kenne, desto gezielter kann ich auf deine Anfrage eingehen.

Viele Anliegen lassen sich online sehr effektiv bearbeiten. Das bietet einen diskreten, flexiblen und konzentrierten Rahmen.

Wenn Präsenz in Berlin sinnvoll ist, kann sie ebenfalls vereinbart werden.

Du kannst mich auch per E-Mail unter mail@karstennoack.de erreichen.

Telefonische Anfragen nehme ich aufgrund der hohen Zahl eingehender Kontakte weniger über eine öffentliche Telefonnummer entgegen. Klientinnen und Klienten erhalten die jeweils passenden Kontaktdaten für unsere Zusammenarbeit.

Gut informiert entscheiden

Transparenz ist mir wichtig.

Weitere Informationen findest du hier:

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Wenn der Rahmen für dich passt, freue ich mich auf deine Anfrage.

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Artikel

Autor: Karsten Noack 
Erstveröffentlichung: 23. August 2006
Überarbeitung: 02. Mai 2026