Open Space: Kaffee, Hummeln, Schmetterlinge, Ergebnisse

Kreativitätstechniken für die professionelle Praxis
Kreativitätstechniken - Karsten Noack Coaching & Training Berlin

Open Space

 

Als der Begründer dieser Methode, Harrison Owen, auf einer großen, von ihm durchgeführten Kongressveranstaltung als wesentliche Rückmeldung von den Teilnehmern erhalten haben soll, dass vor allem die in den Kaffeepausen geführten Gespräche hilfreich waren, ärgerte ihn das zunächst sehr, da er für diese Veranstaltung ziemlichen Aufwand betrieben hatte. Was hatte er als Organisator denn für Einfluss auf die Gespräche in den Kaffeepausen? Nachdem er sich aber näher mit der Bedeutung dieser eher zufälligen Treffen während der Kaffeepausen befasst hatte, kam er auf die Idee, die offene und ungezwungene Atmosphäre guter Pausengespräche als zentralen Kern von Workshops systematisch nutzbar zu machen. Vor dem Hintergrund der häufigen Erfahrung, dass starre Abläufe und das Abarbeiten fest fixierter Tagesordnungen kreative Gruppenprozesse eher behindern als ihnen förderlich sind, entstand so das Open-Space-Konzept, das einen offenen Rahmen bietet, in dem Menschen mit ihren individuellen Erfahrungen zusammenkommen und sich gegenseitig inspirieren.

Open Space ist für Gruppen ab 20 bis hin zu 1000 Personen durchführbar, vermutlich sogar darüber. 
Je nach Komplexität und Tragweite von Fragestellung und Zielsetzung kann diese Kreativitätstechnik einen oder auch mehrere Tage dauern. Mit der Leitung der Gesamtveranstaltung werden professionelle Moderatoren und Unterstützer betraut, während die einzelnen Workshops eigenverantwortlich von den Teilnehmern organisiert und durchgeführt werden.

Eine Open-Space-Veranstaltung bedarf sehr gründlicher Vorbereitung. Um auf die Bearbeitung einer Vielzahl möglicher Themen eingerichtet zu sein, sind entsprechende Raumreserven vorzuhalten oder innerhalb großer Räume separate Bereiche zu schaffen. Wenn möglich sollten dort auch Pinnwände, Flipcharts, Moderationskarten sowie Stifte und Papier als Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Für die Auswertung der Workshop-Ergebnisse sind Computer, für die Vervielfältigung des im Workshop anzufertigen Protokolls ein Kopierer in der Nähe von Vorteil.

 

 

 

Prinzip der Selbstorganisation

 

Open Space funktioniert nach dem Prinzip der Selbstorganisation. Teilnehmer, die sich selbst organisieren, sind in der Regel motivierter als Teilnehmer, denen alles abgenommen wird. Diese Freiheit der Teilnehmer schließt auch ein, dass sie eine Interaktion oder einen Workshop verlassen und zu einem anderen ihrer Wahl wechseln dürfen, wenn sie meinen, zu einem Thema nichts mehr beitragen zu können (Gesetz der zwei Füße). Davon ausgenommen sind lediglich die Initiatoren eines Workshops, weil sie die Ergebnisse in einem Protokoll zusammenfassen müssen.

 

 

 

Von Schmetterlingen und Hummeln

 

Nach Owen können sich Teilnehmer entweder wie Hummeln oder wie Schmetterlinge verhalten. Hummeln sind aktiv und konzentriert. Sie befassen sich intensiv mit einem Thema und beteiligen sich so lange daran, wie sie meinen, etwas beitragen zu wollen. Dann machen sie sich auf den Weg zu einem neuen, lohnenswerten Thema. Schmetterlinge dagegen wechseln von Thema zu Thema. Sie sind häufiger auf dem Marktplatz zu finden, trinken dort Kaffee, führen Gespräche, haben spontane Ideen und gehen mal hier- und mal dorthin.

Die so entstehende Ausgewogenheit zwischen Spezialisten und Generalisten, zwischen Detail und Überblick ist der Garant dafür, dass sich die einzelnen Workshops nicht voneinander abschotten, sondern für möglichst vielfältige Einflüsse offen bleiben und Ideen von einer Gruppe in die andere getragen werden. Sowohl Hummeln als auch Schmetterlinge sind also für das Gelingen eines Open Space von Bedeutung. Sie sorgen für kreative Impulse!

Die folgenden für die Teilnehmer einzigen verbindlichen Grundsätze des Open Space unterstreichen dieses Konzept:

  1. Wer kommt, ist der richtige Teilnehmer.
    2. Offenheit für das, was geschieht, denn es ist genau das Richtige.
    3. Es beginnt, wenn die Zeit reif dafür ist.
    4. Wenn es vorbei ist, ist es vorbei.

Diese Grundsätze sowie die mit dem Gesetz der zwei Füße verbundenen Implikationen werden während der gesamten Tagung an exponierter Stelle platziert, damit alle Teilnehmer diese Regeln verinnerlichen können.

 

 

 

Verlauf eines Open Space

 

Zuallererst findet ein Treffen im Plenum statt, eine Zusammenkunft auf dem sogenannten Marktplatz. Dort erläutert der Moderator vorzugsweise in einem von den Teilnehmern gebildeten Halbkreis das Thema der Veranstaltung sowie das Verfahren und die vier Leitlinien des Open Space. Der Moderator sollte die Einführung in diese Kreativitätsmethode jedoch möglichst kurz halten, denn Open Space erklärt sich am besten im Tun und will gelebt werden.

Der Marktplatz ist nicht nur im übertragenen Sinne die zum Open Space inspirierende „Kaffeeecke“, in der die ebenfalls so wichtigen allgemeinen Gespräche stattfinden. Hier stehen tatsächlich die ganze Zeit hindurch warme und kalte Getränke, Snacks und zum Mittag auch ein Buffet bereit, um die kreativen Prozesse zu fördern.

Im Gegensatz zu einer traditionellen Konferenz gibt es beim Open Space kein im Voraus geplantes Veranstaltungsprogramm, also keinen festgelegten Ablauf, um die gewünschte Offenheit der Veranstaltung zu wahren. Zudem wird als Oberthema eine vergleichsweise offene Fragestellung, ein Leitthema, gewählt, um entsprechenden Freiraum zu bieten. Es können aber trotzdem durchaus recht komplexe Fragestellungen und auch mit Konfliktpotenzial behaftete Themen angegangen werden.

Jeder Teilnehmer hat am Anfang die Möglichkeit, einen eigenen Workshop zu einem selbst gewählten Thema anzubieten. Dieses stellt er dann der Runde auf dem Marktplatz vor und versucht, Teilnehmer dafür zu gewinnen, indem er begründet, weshalb es lohnenswert ist, sich gerade diesem Thema zu widmen.

Sind alle Themen vorgestellt, wird das gesamte Workshopangebot an einer Pinnwand oder Ähnlichem ausgehangen. Für eine bessere Übersicht ist die Aushangsfläche mit einem Raster für die Zeiten und verfügbaren Räume versehen. Außerdem wird der Name oder die Nummer des Workshops angegeben, das Thema bzw. Anliegen sowie der Anbieter. Interessierte können sich nun nach eigenen Vorlieben zur Teilnahme an den gewünschten Workshops eintragen. Zu jedem Workshop wird zudem ein Arbeitsblatt verteilt, das Raum bietet für Notizen, Skizzen, Mind Mapping und was auch immer den Teilnehmern sonst noch einfallen mag.

Auch wenn diese Phase mitunter recht chaotisch wirken kann, ist sie doch unabdingbar für die Motivation des gesamten Prozesses. Der Moderator hat hier entsprechend die Aufgabe, einen sicheren Rahmen zu gewährleisten.

Nach dieser konstituierenden Phase, die etwa 60 Minuten dauert, beginnen schließlich die Workshops. An einem Tag können die parallel stattfindenden Workshops in vier bis maximal acht Staffeln starten. Jeder Workshop dauert zwischen 90 und 120 Minuten und wird erst dann beendet, wenn es nichts mehr zum Thema zu sagen gibt. Zeitpläne sind dabei jedoch nicht sklavisch einzuhalten. Sollten sich einmal bei einem der Workshopanbieter keine Teilnehmer einfinden, dann kann dieser seine eigenen Gedanken zu dem Thema, das ihn beschäftigt, auf dem Workshopblatt festhalten.

Die Ergebnisse einer Arbeitsgruppe werden jeweils nach Beendigung des Workshops an einer Nachrichtenwand auf dem Marktplatz veröffentlicht. Für die Mittagspause sind 90 bis 120 Minuten einzuplanen, da hier das Plenum nochmals unstrukturiert zusammenkommt und sich austauschen kann. Manchmal gibt es auch eine Meckerrunde, in der angesammelter Frust abgeladen werden kann. Dies kann insofern hilfreich sein, als dass dadurch vorhandene, vielleicht in der Vergangenheit aufgebaute Distanz zu Themen oder Vertretern bestimmter Meinungen vermindert wird. Nach einer solchen reinigend wirkenden Runde ist die Arbeitsfähigkeit und Beteiligungsbereitschaft oft viel höher als vorher. Insofern baut ein gut durchgeführtes Open Space auch offene und verborgene Hindernisse ab.

An den Abenden bzw. am Tagesabschluss wird auf dem Marktplatz nochmals der bisherige Prozess betrachtet, es werden Ergebnisse umrissen, ausgewertet und Schlussfolgerungen gezogen. Überdies erhalten die Teilnehmer am Ende der Tagung eine Dokumentation aller Protokolle der Workshops.

 

 

 

Anmerkungen

 

So einfach der Ablauf des Open Space hier auch zunächst scheinen mag, gerade bei der ersten Durchführung lohnt es sich dennoch, einen erfahrenen Moderator hierfür zu gewinnen. Denn mitunter kann ein erster Open Space für den Veranstalter eine wirkliche Herausforderung sein, weil diese Herangehensweise seine Einstellung zum Generalthema und sein Vertrauen gegenüber den Teilnehmern auf die Probe stellt oder Bedenken entstehen, dass Diskussionen zu kontrovers geführt werden oder die Veranstaltung gar aus dem Ruder läuft. In jedem Fall ist zu beachten, dass jedwede Form von Druck und Zwang vermieden werden muss, um so das Potenzial des Open Space auch wirklich voll ausschöpfen zu können.

Open Space

P.S.

 

Haben Sie schon Erfahrungen mit einem Open Space gemacht?

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Erstveröffentlichung des Artikels von Karsten Noack Mai 2007