Tipps für engagierte Teilnehmer an Videokonferenzen

So funktionieren Videokonferenzen besser
Vlogging: Smiley, Smartphone, Video

Effektive Videokonferenzen

 

Schon in anderen Beiträgen ging es um Videokonferenzen. Trotzdem gibt es immer wieder Teilnehmer, die ansonsten engagiert teilnehmen, doch vor der Webcam schweigsam werden.

 

 

 

Übersicht

 

Videokonferenzen

 

Schon in anderen Beiträgen ging es um Videokonferenzen. Trotzdem gibt es immer wieder Teilnehmer, die ansonsten engagiert teilnehmen, doch vor der Webcam schweigsam werden. So bleiben Videokonfernezen weit hinter oihren Möglichkeiten zurück. Wenn Sie das ändern wollen, dann …

 

 

 

15 Tipps für engagierte Teilnehmer an Videokonferenzen

 

 

1. Motivation

 

Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer wissen welchen Nutzen die Konferenz hat. Und zwar nicht irgendwie und irgendwann sondern möglichst konkret und persönlich.

 

 

 

2. Moderation

 

Ein Moderator hat dann den Überblick und sorgt für eine effektive Videokonferenz. Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen.

Es ist wichtig, das Videokonferenzen professionell geleitet werden. Derjenige, der zur Videokonferenz einlädt, hat die Aufgabe, sie auch zu moderieren. Dazu gehört es die Gesprächsbeiträge zu ordnen und dafür sorgen, dass sich alle konstruktiv dran beteiligen. Moderation ist besonders wichtig. Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Aufgaben des Moderators.

Der Moderator sorgt dafür, das jeder weiß, wer gerade an der Reihe ist. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter.

Der Moderator vergibt das Rederecht und sorgt für die Effektivität der Zusammenkunft. Gerade bei nicht optimaler Technik sorgen Übertragungsverzögerungen dafür das zusätzliche Disziplin erforderlich ist.

 

 

 

3. Ermuntern

 

Bei einer Videokonferenz gehen die stillen Teilnehmer meist unter. Zur Moderation gehört es deshalb, auch diese Gesprächspartner einzubeziehen. Wird darauf verzichtet, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die stillen Persönlichkeiten beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.

 

 

 

4. Teilnehmer

 

Je nach Thema sollte die Gruppengröße und Zusammensetzung gewählt werden. Bbei der Zusammensetzung der Teilnehmer ist neben der inhaltlichen Kompetenz und Zuständigkeit auf Persönlichkeitstendenzen und Kompatibilität zu achten.

Ab 7 Teilnehmern reduziert sich die Effektivität deutlich und der Moderator ist gefordert das Beste daraus zu machen. Je weniger Teilnehmer, desto konzentrierter lässt sich ans Werk gehen.

 

 

 

5. Einstimmen

 

Bevor es losgeht, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf das Gespräch ein, damit sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.

Moderatoren stimmen die Teilnehmer ein, wenn die sich nicht selbst aufwärmen. Welche Rituale dafür geeignet sind ist sehr individuell zu entscheiden. Mitunter genügt schon guter Small Talk. Dessen Bedeutung wird allerdings oft unterschätzt. Oft fällt der Smalltalk weg. Meist gehen die Teilnehmer ohne Aufwärmphase ans Eingemachte.

Für die Einstimmung schören einige meiner Klienten auf Eisbrecher. Beispiele? Klar:

  • Jeder wählt ein Clipart, dass den aktuellen Gemütszustand am besten beschreibt.
  • Reihum beschreibt jeder, wie er oder sie sich heute einbringen wollen.
  • Eine gemeinsame Einwortgeschichte entwickeln (Favorit einiger Teilnehmer an ImproRhetorik™).
  • Flaschendrehen

 

 

 

6. Blickkontakt

 

Mit entsprechendem Equipment lässt sich Präsenzsitzungen nahekommen. Hier sind Arbeitgeber gefordert zu unterstützen. Dabei geht es nicht nur um Ausrüstung, sondern das entsprechende Wissen dieses einzusetzen.

 

 

 

7. Vereinbarungen für fokussierte Teilnehmer

 

Bei einer Videokonferenz kann einiges schiefgehen. Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Smartphone. Selbst wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. „Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.

 

 

 

8. Dauer der Redebeiträge

 

Vermeiden von Monologen und Förderung von Dialogen. Hier ist der Moderator gefragt, dass zu Gruppenkultur zu machen.

 

 

 

9. Reihenfolge der Redebeiträge

 

Gegen das Abschalten bei persönlich weniger relevanten Themen hilft etwas Unberechenbarkeit. Würfeln Sie den nächsten Teilnehmer, der an der Reihe ist.

 

 

 

10. Mindestens 5 Sinne

 

Sprechen Sie die Sinne an, weir haben mindestens 5 davon und nicht jeder Teilnemer ist visuelle veranlagt. Was lässt sich greifen, demonstrieren, schmecken, reichen….? Das geht nicht über das Internet? Sein Sie etwas kreativer und Sie finden Wege.

 

 

 

10. Aufstehen

 

Ermuntern Sie die Teilnehmer dazu aufzustehen und sich zu bewegen. Wie wäre es mit Händen und Füßen zu präsentieren, ein Flipchart oder Whiteboard zu verwenden? Das lässt isch leicht realisieren und bringt Bewegung ins Spiel.

 

 

 

11. Kreativitätstechniken

 

Setzen Sie bisher ungenutzte Kreativitätstechniken ein und entwickeln Sie neue. Eine ganze Reihe solcher Methoden finden Sie auf der Homepage.

 

 

 

12. Spielerischer Ansatz

 

Mit entsprechenden Vorlauf Teilnehmer dazu ermuntern bei Onlinemeetings neue Wege zu beschreiten, die von diesem Medium ermöglicht werden. Solches Erkunden weckt die Neugier und Aufmerksamkeit aller Teilnehmer und eröffnet neue Möglichkeiten. Noch immer werden Videokonferenzen nur als Ersatz betrachtet, anstatt als Bereicherung.

 

 

 

13. Persönlichkeitstendenzen

 

Moderatoren, die um die Bedeutung der individuellen Persönlichkeitstendenzen der Teilnehmer wiisen, können sei besser unterstützen aktiv teilzunehmen. Oft endet das Thema schon bei der Feststellung ein Teilnehmer wäre extravertiert und ein anderer halt introvertiert.

 

 

 

14. Virtuelle Teamentwicklung

 

Zoom statt Kletterbaum. Finden Sie Wege zur virtuellen Teamentwicklung.

 

 

 

15. Grundsätzliche Tipps für Videokonferenzen

 

Grundsätzliche Empfehlungen finden Sie im Beitrag 33 Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen.

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P.S.

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit Videokonferenzen gemacht? Worauf achten Sie, damit alle Teilnehmer engagiert mit dabei sind?

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Coaching Berlin
Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 18. August 2015
Überarbeitung: 1. Januar 2021
Englische Version:
AN: #739
K: CNB
Ü: