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16 Tipps: So werden Ihre Besprechungen besser, sonst sind die Kekse das Beste.

16 Tipps: So werden Ihre Besprechungen besser, denn sonst sind die Kekse das Beste

Mit weniger Aufwand in Meetings mehr erreichen
Tipps für effektive Besprechungen

Besprechungen

 

Als wenn es Meilengutschriften auf Besprechungsstunden geben würde, jagt eine die andere, sie saugen dem Tag die Kraft aus. Manche Besprechung kommen einem länger vor als der letzte Winter. Tipps für bessere Besprechungen.

 

 

 

Überblick

 

 

 

Viele gehen hinein, wenig kommt heraus.
Das Kreativste an manchen Besprechungen sind die zu hörenden Ausreden.

Karsten Noack

 

 

 

Sitzungssucht

 

Als wenn es Meilengutschriften auf Besprechungsstunden geben würde, jagt eine die andere, sie saugen dem Tag die Kraft aus.

Geschäftliche Besprechungen kosten viel Zeit und somit Geld. So wichtig die inhaltliche Abstimmung und der soziale Aspekt persönlicher Treffen sind, viele Besprechungen sind alles andere als effektiv. Wehmütige Blicke, bei denen Gedankenblasen sagen würden „Was könnte ich alles in der Zeit erledigen!“.

 

 

 

16 Tipps für bessere Besprechungen

 

Viel Besprechung, wenig Ergebnis? Damit sich das ändert und die Kekse nicht das Highlight der Zusammenkunft bilden; übernehmen Sie die Führung, es ist Ihre Chance. Sorgen Sie für effektive Besprechungen, die sich lohnen. Einige Anregungen liefert dieser Artikel.

 

 

1. Unnötige Besprechungen vermeiden!

 

Viele Besprechungen sind nicht wirklich erforderlich und könnten durch effektiveren Informationsaustausch ersetzt werden. Geht es nur darum unterschiedlichen Kenntnisstand abzugleichen, gibt es bessere Wege wie eine aktuelle Dokumentation im Intranet. Gelebte Balanced Scorecards sind ja leider nur selten anzutreffen. Sie könnten doch so hilfreich sein, weil sie früh genug signalisieren, wo Aufmerksamkeit gefragt ist, bevor das Kind in den Brunnen fällt.

 

 

 

2. Außer Spesen nichts gewesen

 

Raus mit dem Taschenrechner: Lohnt sich der Aufwand?

Besprechungsdauer x Teilnehmer = Zeitaufwand

Zeitaufwand x anteilige Gehälter = Personalkosten

 

 

 

3. E-Mail, Telefon und Video

 

Einiges lässt sich auch auf kurzem Wege klären und spart Besprechungen ein. Telefon- und Videokonferenzen sparen zumindest Wege. Auch brauchen nicht alle Teilnehmer die ganze Zeit dabei zu sein.

Sobald allerdings soziale Aspekte eine Rolle spielen sind persönliche Treffen meist hilfreicher.

 

 

 

4. Zeitrahmen: In der Kürze liegt die Würze

 

Geplante Zeiträume für Besprechungen werden tendenziell auch ausgeschöpft, wie die Urlaubskasse. Ob erforderlich oder nicht!

Setzen Sie vorher einen allen Teilnehmern bekannten maximalen Zeitrahmen und halten Sie diesen auch ein. Es ging schneller? Umso besser! Ein Erfolg, an dem alle Beteiligten teilhaben.

 

 

 

5. Tagesordnungspunkte (Agenda) als Fahrplan

 

Gut geplant ist… Keine Besprechung ohne Tagesordnungspunkte. Statt ziel- und strukturlos zusammenzusitzen erhält besser jeder Teilnehmer frühzeitig die Tagesordnungspunkte mit den angestrebten Zielen und Verantwortlichkeiten.

 

Mindestinhalt einer Agenda:

  • Termin der Besprechung
  • Ort
  • Thema
  • Wohlgeformte Ziele (SMARTe Ziele)
  • Teilnehmerliste
  • Fragen, die zu klären sind
  • Vorbereitung und Verantwortlichkeiten
  • Spätestes Besprechungsende

 

Bei unterschiedlichem Kenntnisstand lohnt sich eine entsprechende Anlage, um eine gemeinsame Ebene zu sichern.

Wenn dieser Fahrplan nichts lohnenswertes verheißt, sagen Sie die Besprechung lieber ab oder gehen Sie gemeinsam als Teamentwicklungsmaßnahme in den Biergarten.

 

 

 

6. Protokoll

 

Wenige Menschen reißen sich darum, das Protokoll zu führen. Doch bekanntlich gilt; wer schreibt, der bleibt! Außerdem ist es mit einer Menge Verantwortung verbunden und die sollte jemand übernehmen, der sie auch zu tragen weiß.

Schließlich ist das Protokoll nicht nur eine historische Aufzeichnung für die Nachwelt. Das wäre in vielen Fällen eine recht traurige Lektüre für Historiker.

Das Protokoll ist vielmehr eines der wichtigsten Werkzeuge, den in ihm werden alle Ergebnisse des Treffens gesichert. Sonst gibt es mindestens ebenso viele Auslegungen der Ergebnisse, wie Teilnehmer.

In der Praxis ähneln viele Protokolle allerdings eher Wunschlisten und unverbindlichen Absichtserklärungen, die wenig Nutzen mit sich bringen.

Es geht auch anders, indem Sie Ziele im SMART-Format formulieren.

Jeder der Buchstaben S, M, A, R und T steht für eine Eigenschaft, die eine gute Zielformulierung ausmacht.

S: Sinnesspezifisch
M: Messbar
A: Attraktiv
R: Realistisch
T: Terminiert
Mehr dazu erfahren Sie hier.

 

 

 

7. Einstiegsrituale

 

Damit die Arbeitsfähigkeit gefördert wird, also die Teilnehmer nicht nur körperlich, sondern auch geistig anwesend sind, empfehlen sich Einstiegsrituale. Anders als in Teamentwicklungsworkshops, bei denen viel Zeit für eine spielerische Annäherung verwendet wird, genügen hier wenige Minuten in Form professioneller Begrüßungsrituale für die Einstimmung.

 

 

 

8. Moderation

 

Bei besonders wichtigen Besprechungen oder zur Optimierung der Besprechungskultur lohnt es sich jemanden für die professionelle Moderation einzuladen. Das hat sich nicht nur bei kreativen Themen sehr bewährt und sorgt schnellstens für Effektivitätssteigerung.

Anschließend kann dann jemand aus der Runde diese Funktion ﹣ anhand des praktischen Beispiels ﹣übernehmen und ausfüllen.

 

 

 

9. Pünktlich starten

 

Wer einmal beginnt auf Nachzügler zu warten, signalisiert das es in Ordnung ist! Das ist dann der Standard für zukünftige Zusammenkünfte.

Außerdem verärgert Warten die pünktlichen Teilnehmer.

 

 

 

10. Abwechslung: Kreativitätstechniken statt Kekse

 

Wenn es einem Thema dienlich ist moderieren Sie zur Problemlösung doch mal eine geeignete Kreativitätstechnik. Das bringt die Teilnehmer auf Trab und Ergebnisse. Und meinetwegen können Sie auch die Kekse beibehalten.

Hier finden Sie einige Kreativitätstechniken.

 

 

 

11. Feedback und Diskussion fördern

 

Besprechungen sind eine Gelegenheit für offene Kommunikation, für den Austausch von Gedanken und Ideen. Dominieren Sie die Diskussion nicht, nur weil Sie die Führung übernehmen. Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Feedback zu geben.

Wenn Sie eine Präsentation mit PowerPoint und Co. verwenden, dann widerstehen Sie ist der Versuchung sich zu beeilen, um anschließend Zeit für eine Diskussion zu haben. Fördern Sie lieber Gespräche und den offenen Austausch.

 

 

 

12. Nachbereitung und Kontakt mit den Teilnehmern

 

Wenn Ihre Besprechung erfolgreich verläuft, verlässt jeder Teilnehmer den Besprechungsort mit eigenen Gedanken und Aufgaben. Manche Einsicht folgt auch erst später. Informieren Sie die Teilnehmer darüber, was aus der Besprechung folgt. Zu oft verschwinden Ideen oder die Teilnehmer bekommen nichts von deren Umsetzung mit. Für die Motivation ist es wesentlich, dass die Teilnehmer Wertschätzung erfahren.

 

 

 

13. Einstimmung

 

Mitunter ist ein Thema die Einstimmung der Besprechungsteilnehmer wert. Dann kann schon im Vorfeld oder zu Beginn der Besprechung eine optimale Basis für den Erfolg gefördert werden.

 

 

 

14. Stehung

 

Wie wäre es mit einer Stehung anstatt einer Sitzung? Fördern Sie den Perspektivwechsel und kommen Sie mit den Teilnehmern in Bewegung. 

Bei meiner Arbeit biete ich seit Jahren Lunch-Coaching an. Das ist üblicherweise ein Zweierformat. Doch die positiven Erfahrungen damit lassen sich durchaus auf Gruppen Besprechungen übertragen.

 

 

 

15. Visualisierungen

 

Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Medien, wie Flipcharts, Whiteboards und Pinnwände. Das schafft Orientierung und Ordnung, steigert die Aufmerksamkeit und fördert Bewegung. Die Ergebnisse können anschließend in das Protokoll übernommen werden und bieten sich für kommende Sitzungen als Anknüpfungspunkte an.

 

 

 

16. Und überhaupt!

 

Nehmen Sie die Herausforderungen an; übernehmen Sie Verantwortung und sorgen Sie für Besprechungen, die sich lohnen.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann ganz einfach sein. Ist sie allerdings oft nicht. Selbst der einfachste Mensch ist immer noch ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken dann erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass diese mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich doch beim besten Willen nicht gesagt. – Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

Fragen Sie mich ruhig persönlich

 

Sie wünschen sich professionelle Unterstützung? Lassen Sie uns dazu ins direkte Gespräch kommen. Bei Interesse, für organisatorische Fragen und Terminvereinbarungen erreichen Sie mich persönlich am besten über das nachfolgende Formular oder per E-Mail (mail@karstennoack.de). Telefonisch bin ich am ehesten montags bis donnerstags in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu sprechen: Telefon 030 / 864 213 68, Mobil 01577 / 704 53 56. Meist bin ich im Einsatz, hinterlassen Sie dann bitte eine Nachricht mit Ihrer Telefonnummer in Deutschland. Denken Sie unbedingt daran sehr konkret den Anlas Ihres Anrufs zu nennen. Ich rufe Sie dann so schnell wie möglich zurück. Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen finden Sie deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das für Sie passt, freue ich mich auf die Zusammenarbeit.

 

 

Nachricht

 

Um es Ihnen und mir leicht zu machen, bitte ich Sie dieses Formular zu nutzen. Bis auf die E-Mail-Anschrift ist Ihnen überlassen, was Sie eintragen. Umso genauer Sie sind, desto einfacher machen Sie mir eine qualifizierte Antwort. Mit dem Absenden erklären Sie sich damit einverstanden, dass die im Kontaktformular eingegebenen Daten elektronisch gespeichert und zum Zweck der Kontaktaufnahme verarbeitet und genutzt werden. Ihnen ist bekannt, dass Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können. Ich werde die Daten ausschließlich dafür verwenden und so bald wie möglich löschen. Ist die Nachricht unterwegs, erscheint an der Stelle des Kontaktformulars der Hinweis "Die Nachricht ist unterwegs!". Ich antworte üblicherweise innerhalb von 24 Stunden. 

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen und bin einverstanden. Soweit relevant habe ich mich mit den Honoraren und organisatorischen Hinweisen vertraut gemacht.

Anmerkungen:

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P.S.

 

Wie sorgen Sie für erfolgreiche Besprechungen?

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 22. April 2015
Überarbeitung: 22. Juli 2019
AN: #8970
K:
Ü:

Beachten Sie das Parkinson’sche Gesetz in Projekten, Besprechungen, Berichten,…

Beachten Sie das Parkinson’sche Gesetz in Projekten, Besprechungen, Berichten,...

Jede Arbeit dauert so lange, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Was tun?

Das Parkinson’sche Gesetz

 

Die Dauer für die Erledigung einer Aufgabe dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. So können Sie dem Parkinson’schen Gesetz konstruktiv begegnen.

 

 

 

Überblick

 

 

 

 

Parkinson’sche Gesetz

 

Das Parkinson’sche Gesetz sagt so viel, wie: Jede Arbeit dauert so lange, wie Zeit für sie zur Verfügung steht.

Benannt wurde es nach dem britischen Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson. Er hatte es wohl nicht ganz ohne Augenzwinkern veröffentlicht.

Die Dauer für die Erledigung einer Aufgabe dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Eine Aufgabe wird also nicht in der tatsächlich erforderlichen Zeit erledigt.

 

 

 

Beispiele

 

 

1. Besprechungen

 

Ein Meeting braucht für die wichtigsten Punkte wenige Minuten oder dehnt sich über Stunden hin, ohne dass sich dadurch das Ergebnis verändert. Auch sehr häufig: Egal, wie lange Besprechungen dauern, die wichtigsten Vereinbarungen werden am Ende getroffen.

 

 

 

2. Schriftliche Ausarbeitungen

 

Protokolle, Studienarbeiten, Berichte, Analysen etc. Eine Ewigkeit wäre zur Erstellung verfügbar, doch erst der nahende Abgabetermin sorgt für den relevanten Endspurt.

 

 

 

3. Projektitis

 

Als Projektitis wird der steigende Aufwand für das Projektmanagement bei gleichbleibender oder sich sogar verschlechternder Qualität der durchgeführten Projekte bezeichnet.

 

 

 

4. Beteiligte

 

Je mehr Beteiligte, desto länger dauert eine Aufgabe.

 

 

 

Was hilft?

 

 

1. Zeitrahmen setzen

 

Schluss mit der Flatrate. Limits disziplinieren. Setzen Sie deswegen einen herausfordernden Rahmen für Aufgaben, einschließlich Besprechungen. Mit etwas Gewöhnung klappt es.

 

 

 

2. Goal-Gradient-Effect

 

Der Goal-Gradient-Effect, auch als Edwards Gesetz bekannt, besagt, dass der Aufwand, den jemand in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Mit anderen Worten, wir strengen uns umso mehr an, je näher die Deadline naht. Dann los!

 

 

 

3. Terminplanung

 

Setzen Sie in Ihrem Kalender sich tendenziell schleppende Aufgaben bewusst direkt vor andere vereinbarte Termine. So zwingen Sie sich selbst, die Aufgabe bis dahin erledigt zu haben.

 

 

 

4. Countdown

 

Wo ist die Eieruhr? Stellen Sie sich einen Timer und trainieren Sie sich darin, Aufgaben in der vorgesehenen Zeit zu meistern. Das darf auch gerne in einer kürzeren Zeit geschehen. Machen Sie doch ein Spiel daraus!

5. Prioritäten

 

Was ist wirklich wichtig, was dringend? Die Eisenhower-Matrix hilft dabei die Ressourcen an der besten Stelle einzusetzen, ohne Zeit zu verschwenden.

 

 

Die Eisenhower-Matrix

 

Eisenhower-Prinzip

6. Pareto

 

Statt mit möglichst viel Aufwand Ressourcen zu vergeuden, lieber mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel erreichen. Hoch lebe das Pareto-Prinzip. Zugegeben; die Umsetzbarkeit hängt vom Thema und den Zielen ab.

Pareto-Prinzip

Fragen Sie mich ruhig persönlich

 

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Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen finden Sie deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das für Sie passt, freue ich mich auf die Zusammenarbeit.

 

 

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P.S.

 

Kennen Sie weitere Möglichkeiten, dem Parkinson’schen Gesetz konstruktiv zu begegnen?

Jede Arbeit dauert so lange, wie Zeit für sie zur Verfügung steht.

Glossar

 

Im Glossar finden Sie Informationen zu gängigen und nicht so gängigen Begriffen rund um die strategische Rhetorik und Kommunikation. Rhetorik, Marketing und Psychologie ergänzen sich. Wo Glossar und Artikel aufhören, fängt die Arbeit mit mir an. Ich sorge dafür, dass Sie und Ihre Botschaft überzeugen ﹣ in Gesprächen und Präsentationen.

 

 

Fragen Sie ruhig! Wenn Sie trotz Suche zu einem interessanten Begriff nicht fündig werden, senden Sie mir doch eine Nachricht.

 

Coaching Berlin

Erstveröffentlichung des Artikels von Karsten Noack am 17. Mai 2007
Überarbeitung 1. Dezember 2018
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29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Besprechungen ohne Kekse und Blickkontakt
Strohmann-Argument

Hilfreiches für Telefonkonferenzen

 

Telefonkonferenzen haben ihre Eigenarten. So gelingen Telefonkonferenzen. Mit diesen Empfehlungen sparen Sie Zeit und bewirken mehr.

Überblick

 

 

 

 

 

Empfehlungen für erfolgreiche Telefonkonferenzen

 

Wer bringt die Kekse mit zur Telefonbesprechung? Bei einer Telko fehlt sogar der Trostpreis. Telefonkonferenzen sind im beruflichen Alltag eine betrachtenswerte Alternative zum Zusammentreffen vor Ort. Telkos können Kosten und Zeit sparen. Können? Ja, denn es gibt einige Aspekte zu beachten, damit eine Telefonkonferenz effektiv ist. Störungen im Hintergrund und die Aufmerksamkeit im Sturzflug: Telefon- und Videokonferenzen haben ihre Tücken.

 

 

 

29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

 

 

1. Einstimmen

 

Bevor Sie zum Hörer greifen, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf ein Telefongespräch ein, damit sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.

 

 

 

2. Ich sehe nichts!

 

Körpersprachliche Rückmeldungen fehlen bei einer Telko. Wo sonst zumindest der Gesichtsausdruck der Teilnehmer gelesen werden kann, bleibt es bei auditiven Hinweisen.

 

 

 

3. Beklommene Stille

 

Hallo? Wer sich in eine Telko einwählt, hört oft nur einen Ton und kann nur ahnen, wer sonst schon eingewählt ist. Deswegen empfinden viele Beteiligte das Warten in diesem virtuellen Raum als deutlich unangenehmer als in einem realen Besprechungsraum.

 

 

 

4. Aufwärmphase

 

Oft fällt der Small Talk weg. Meist gehen die Teilnehmer ohne Aufwärmphase ans Eingemachte. Es gibt keine weiche Kommunikation und wenig Scherze. Schade, denn diese vorbereitende Phase hat eine wichtige Funktion.

 

 

 

5. Nebentätigkeiten

 

Nebengeräusche erleben die allermeisten als besonders störend. Während es im Meeting normal ist, Wasser oder Kaffee zu trinken und einen Keks zu knabbern, lenkt das am Telefon ab. Ich habe selbst schon Telefonkonferenzen erlebt, bei der sich ein Teilnehmer zum Beispiel einen Espresso zubereitete. Erst rauschte das Wasser, dann heulte das Mahlwerk und anschließend der Kompressor.

 

 

 

6. Geräuschkulisse

 

Nebengeräusche stören, doch arbeiten heutzutage viele Teilnehmer während der Telko auf ihrem Notebook oder Smartphone. Das kann sogar im Interesse der Arbeit geschehen, doch das wissen die anderen Teilnehmer ja nicht. Es erzeugt nicht nur unangenehme Geräusche, es irritiert auch die anderen Teilnehmer. Es wirkt so, als wenn die Telefonkonferenz und die anderen Teilnehmer einem nicht so wichtig sind. Außerdem ist es selbst auch nicht schwierig dann tatsächlich konzentriert zu bleiben. Weil sich schon kleine akustische Ablenkungen in einer Telefonkonferenz ungünstig auswirken, ist hier besondere Achtsamkeit gefragt.

 

 

 

 

7. Tücken des Home Office

 

Auch bei der Videokonferenz gibt es Störeffekte und verwunderliche Momente. Es wird zu oft vergessen, dass es sich um die Arbeitszeit handelt. Dass Sie in Boxershorts oder anderweitig leger bekleidet sind, ist eine Sache, die sich bei reinen Telefonkonferenzen nur indirekt bemerkbar macht. Es macht allerdings keinen professionellen Eindruck, wenn bei einer beruflichen Besprechung Ihr Lebenspartner im Hintergrund singt oder eigenartige Geräusche macht. Auch Kinder und Haustiere sollten nicht im Hintergrund zu hören sein. Zugegeben, mancher kreative Nachwuchs wird dafür wenige Verständnis haben, der Gesprächspartner allerdings auch nicht.

 

 

 

8. Abgelenkte Teilnehmer

 

Bei einer Telefonkonferenz kann Einiges schiefgehen. Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Handy. Selbst, wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.

 

 

 

9. Moderation

 

Gerade, weil Telkos die Teilnehmer vor große Herausforderungen stellen, ist es wichtig, sie professionell zu leiten. Derjenige, der zur Konferenz einlädt, hat deshalb die Aufgabe, sie auch zu moderieren. Dazu gehört es die Gesprächsbeiträge zu ordnen und dafür sorgen, dass sich alle konstruktiv dran beteiligen.

Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Pflichten des Moderators. Wenn die Teilnehmer sich nicht kennen, aber die gleiche Stimmlage haben, ist es wichtig, dass trotzdem jeder weiß, wer spricht. Der Moderator sorgt dafür, das jeder weiß, wer gerade an der Reihe ist. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter. Es sollte immer transparent sein, ob einige Teilnehmer die Konferenz früher verlassen oder später dazu kommen. Es ist dann die Aufgabe des Moderators, die anderen Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren.

Bei einer Telefonkonferenz gehen die stillen Teilnehmer meist unter. Zur Moderation gehört es deshalb, auch diese Personen einzubeziehen. Wird darauf verzichtet, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die Stillen beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.

Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen.

 

 

 

10. Vorbereitung

 

Vorbereitung ist die halbe Miete. Vieles lässt sich absehen, zumal es ja oft ein Thema und Tagesordnungspunkte gibt.

 

 

 

11. Dauer einer Telefonkonferenz

 

Da die Aufmerksamkeitsspanne am Telefon geringer ist als bei Treffen vor Ort, empfiehlt sich bei der Dauer zu orientieren und eine maximale Dauer zu vereinbaren. An diese Zeitvorgabe müssen sich dann alle halten. Außerdem sollten an der Konferenz höchstens vier bis fünf Personen beteiligt sein.

 

 

 

12. Ortswahl

 

Neben der inhaltlichen Vorbereitung, wie sie zu jeder Besprechung an einem Ort gehört, kommt bei Telefon- und Videokonferenzen noch die persönliche Suche nach der passenden Umgebung dazu. Der Raum muss unbedingt ruhig sein. Störungen durch andere Mitarbeiter sind zu vermeiden.

Nicht jeder Ort ist gleichermaßen für jede Form von Gespräch geeignet. Bei der Annahme von Gesprächen am Arbeitsplatz ist der persönliche Einfluss etwas größer, als wenn wir beispielsweise unterwegs auf dem Mobiltelefon einen Anruf annehmen. Doch auf dort gilt es Umgebungsgeräusche und potenzielle Störungen zu identifizieren und gegebenenfalls auf einen geeigneteren Ort auszuweichen. Kinder und Komiker im Umfeld zu haben ist oft keine gute Idee. Ich weiß, wovon ich rede; gegenüber meines Büros ist der Zoo. Und bei geöffneten Fenster können die schreienden Affen und brüllenden Löwen Gesprächspartner durchaus irritieren.

 

 

 

13. Technik

 

 

Alle Teilnehmer sollten sich vorher mit der Technik beschäftigt haben, damit Sie nicht zum Störfaktor wird. Bei meinen Beobachtungen habe ich die Erfahrung gemacht, dass es fast immer Teilnehmer gibt, die an der Technologie scheitern.

 

 

 

14. Notizen machen

 

Stift und Block gehören in Reichweite. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Entsprechende Checklisten haben sich dafür sehr bewährt. Hilfreiche Fragen und deren Antworten sind beispielsweise:

  • Was wurde vereinbart?
  • Wer macht nun was?
  • Wer ist zu informieren?

 

 

 

15. Stimme

 

Die Stimme spielt eine wichtige Rolle, denn für den Erfolg einer Konferenz ist entscheidend, dass sich die Beteiligten stets der besonderen akustischen Herausforderung bewusst sind. Am besten ist es  langsam und deutlich zu sprechen. Genuschel verstehen die Gesprächspartner genauso wenig wie einen Redebeitrag, den ein Teilnehmer mit einer Hand vor dem Mund vorträgt. In einem eigenen Beitrag finden Sie zahlreiche Empfehlungen für ein wesentliches Werkzeug bei Telefongesprächen, Ihre Stimme. Die halten viele Menschen für selbstverständlich und meinen sich nicht weiter um sie kümmern zu müssen. Wie schade, weil dadurch viel dem Zufall überlassen wird. Machen Sie es besser, setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Wie, dass erfahren Sie im Artikel 11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen.

 

 

 

16. Ausreden lassen

 

Manchmal haben wir die Antwort schon auf der Zunge und der Gesprächspartner redet noch. Grundsätzlich ist es allerdings eine Frage der guten Kommunikation und das Respekts andere Menschen ausreden zu lassen.

 

 

 

17. Bekleidung

 

Auch wenn niemand am Telefon einen optischen Eindruck vom Gegenüber bekommt, teilt sich dennoch überraschend viel über die Stimme mit: Wer in Jogginghose mit den Füßen auf dem Schreibtisch telefoniert, spricht anders als jemand, der in Businesskleidung korrekt auf einem Stuhl sitzt. Diese Tatsache sollten Teilnehmer nicht unterschätzen.

 

 

 

18. Körpersprache, Standpunkt und Powerposen

 

Wenn Sie müde sind oder kraftvoll klingen wollen, dann stellen Sie sich zum Telefonieren hin. So klingt Ihre Stimme kräftiger. Sie können vor dem Gespräch auch Powerposen einnehmen, wenn Sie sich souveräner fühlen wollen. Überhaupt erinnere ich daran, dass die Körpersprache am Telefon vom Gesprächspartner zwar nicht gesehen, jedoch trotzdem durch die Auswirkungen bemerkt wird.

 

 

 

19. Hochdeutsch

 

Sprechen Sie vorzugsweise Hochdeutsch, so gut Sie es beherrschen. Dialekt setzt voraus, dass Ihr Gesprächspartner ihn gut versteht und als positiv empfindet.

 

 

 

20. Zuhören

 

Wer zuhört, ist besser informiert, kann die Stimmung des Gesprächspartners besser einschätzen, wirkt einfühlsam und wertschätzend. Wer andere ermutigt sich auszusprechen beruhigt selbst angriffslustige Zeitgenossen, weil sie sich ernst genommen fühlen. Also, lassen Sie Gesprächspartner zu Wort kommen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder es Interpretationsspielraum gibt. Wiederholen Sie wichtige Informationen. Wenn Sie die Befindlichkeiten und Wünsche Ihres Gesprächspartners genauer erkunden wollen, setzen Sie das aktive Zuhören ein.

 

21. Rapport

 

Kommunikation findet auf verschiedenen Ebenen statt, doch oft wird auf der Sachebene begonnen, wo die Beziehungsebene noch wackelt. Fördern Sie deswegen in einer respektvollen Haltung den Rapport, damit zumindest eine ausreichend tragfähige Basis für den Austausch vorhanden ist. Dafür stehen zahlreiche Techniken zur Auswahl. Sie sind so gut, wie die innere Einstellung gegenüber Gesprächspartnern. Mehr dazu finden Sie im Artikel Rapport: 21+ Tipps für bessere Kommunikation.

 

 

 

22. Smarte Vereinbarungen

 

Für Vereinbarungen bietet sich auch hier das Smartformat für wohlgeformte Ziele an. Die Eselsbrücke hat sich bewährt. Es ist eine Technik, die Ihnen hilft, Ziele klarer zu definieren, Vereinbarungen konstruktiver zu gestalten. Je verständlicher ein Ziel definiert ist, desto einfacher wird es, es zu erreichen. Die einzelnen Buchstaben des Wortes SMART repräsentieren die Kriterien wohlgeformter Ziele.

SMART steht für:
S – spezifisch
M – messbar
A – angemessen und attraktiv
R – realistisch
T – terminiert

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Smarte Zielfindung, smarte Ziele; ich freue mich, dass wir uns einig sind.

 

 

 

23. Benimm-Regeln

 

Um das Gespräch nicht zu stören, sollten sich alle Beteiligten diszipliniert verhalten. Essen und Trinken sind zum Beispiel in einer Telefonkonferenz unerwünscht. Pünktlichkeit ist dagegen noch wichtiger als bei einem persönlichen Treffen.

 

 

 

24. Positiv formulieren

 

Setzen Sie auf positive Formulierungen und vermeiden Sie negative Aussagen.

 

 

 

25. Murphy’s Gesetz

 

Es liegt in der Natur von Murphy’s Gesetz sich genau dann in Erinnerung zu bringen, wenn es am nervigsten ist. Deswegen lohnt es sich die Voraussetzung möglichst optimal zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass kabellose Telefone immer gut geladen sind. Es macht selten einen guten Eindruck, wenn das Gespräch mitten drin durch die Akkuladewarnung gestört oder sogar beendet wird.

 

 

 

26. Versprechen Sie nur, was Sie halten können

 

Trotz oder gerade durch die räumliche Entfernung werden Telefon zu häufig Versprechungen macht, die sich nicht halten lassen. Das schadet der Beziehung und bleibt im Gedächtnis. Also, versprechen Sie, was sie auch halten können. Das dürfen sie dann auch gerne übererfüllen.

 

 

 

27. Zusammenfassen zum Abschluss

 

Ist die Telefonkonferenz inhaltlich abgeschlossen beziehungsweise die vereinbarte Zeit erreicht, beendet der Moderator das Gespräch höflich und rund. Er fasst dazu die Inhalte des Gesprächs noch einmal zusammen und nennt die nächsten Schritte.

 

 

 

28. Protokoll

 

Wer schreibt der bleibt! So wahr diese Behauptung ist, so oft wird sie dennoch ignoriert. Tatsächlich schreibt kaum jemand freiwillig ein Protokoll. Doch erst die Dokumentation sorgt dafür, dass die Informationen ihren Empfänger finden und Vereinbarungen gehalten werden können.

 

 

 

29. Unterstützung

 

Bereiten Sie wichtige Gespräche gut vor, gegebenenfalls lohnt sich professionelle Unterstützung. Für die kommunikative Unterstützung können Sie sich gerne an mich wenden. Mein Profil gibt Ihnen Hinweise, wovon Sie profitieren können. Rechtsberatung führe ich allerdings nicht durch.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann ganz einfach sein. Ist sie allerdings oft nicht. Selbst der einfachste Mensch ist immer noch ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken dann erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass diese mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich doch beim besten Willen nicht gesagt. – Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

Fragen Sie mich ruhig persönlich

 

Sie wünschen sich professionelle Unterstützung? Lassen Sie uns dazu ins direkte Gespräch kommen. Bei Interesse, für organisatorische Fragen und Terminvereinbarungen erreichen Sie mich persönlich am besten über das nachfolgende Formular oder per E-Mail (mail@karstennoack.de). Telefonisch bin ich am ehesten montags bis donnerstags in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu sprechen: Telefon 030 / 864 213 68, Mobil 01577 / 704 53 56. Meist bin ich im Einsatz, hinterlassen Sie dann bitte eine Nachricht mit Ihrer Telefonnummer in Deutschland. Denken Sie unbedingt daran sehr konkret den Anlas Ihres Anrufs zu nennen. Ich rufe Sie dann so schnell wie möglich zurück. Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen finden Sie deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das für Sie passt, freue ich mich auf die Zusammenarbeit.

 

 

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Coaching Berlin

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 15. November 2018
Überarbeitung: 6. November 2022
AN: #989
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5+ Tipps für erfolgreiche Teamsitzungen

5 Tipps für erfolgreiche Teamsitzungen

10 Teilnehmer und 11 Meinungen, was in der viel zu langen Besprechung besprochen wurde?
Tipps für erfolgreiche Teamsitzungen

Teamsitzungen

 

Sie sind sie an der Tagesordnung: Endlose Teammeetings, die außer Frustration kaum etwas zustande bringen. Teamsitzungen haben in der Regel nur dann Erfolg, wenn bestimmte Regeln eingehalten werden. Im Artikel finden Sie dazu Tipps.

 

 

 

Überblick

 

 

 

 

Teamsitzungen

 

Teamwork ist, wenn alle das Gleiche wollen wie ich.

Spruch

 

 

 

Erfolgreiche Teamsitzungen statt Zeitvernichtung

 

Leider sind endlose Teammeetings eher die Regel als die Ausnahme. Außer Frustration bringen sie oft kaum etwas zustande. Teamsitzungen haben in der Regel nur dann Erfolg, wenn bestimmte Regeln eingehalten werden. Dann gilt mitunter tatsächlich, dass 1 + 1 = 3 ergibt  — im Sinne von; ein Team ist mehr als die Summe seiner Mitglieder.

 

 

 

5 Tipps für erfolgreiche Teamsitzungen

 

Wer alleine arbeitet, addiert.
Wer zusammenarbeitet, multipliziert.

 

Hier ein paar Tipps, um Teamsitzungen erfolgreich und effektiv zu gestalten:

 

 

1. Planung

 

Gut vorbedacht – schon halb gemacht. Die Teilnehmer klären vor dem Treffen:

  • Problemsammlung
  • Problemauswahl
  • Prioritäten und Zielalternativen
  • Lösungsansätze mit entsprechendem Zeitrahmen.

 

 

 

2. Durchführung

 

Das Team nutzt während der Sitzung:

  • Visualisierungstechniken
  • Protokollführung
    Ziele stets im SMART-Format
  • Dokumentation Spielregeln / Kommunikationsregeln
  • Zustimmungsrahmen
    Was ist das Kernthema des Treffens?
  • Moderationstechniken für Transparenz der einzelnen Abläufe
  • Fokus
    Fokussierung auf Ergebnisse beziehungsweise Teilergebnisse
  • Schriftlichkeit
    Die schriftliche Fixierung der Vereinbarungen mit Maßnahmenplan (wer tut was, wann, wie, wofür?)

 

 

 

3. Kontrolle

 

Und das möglichst in einer Lernhaltung. Fehler sind die Voraussetzung besser zu werden)

Das Team prüft nach vereinbarter Zeit auf der Basis von Zielen im SMART-Format:

  • Welche Vereinbarungen wurden realisiert?
  • Mit welchem Ergebnis?
  • Evtl. Korrektur der Vorgehensweise werden besprochen

 

 

 

4. Gefahren erkennen – Lösungen ermöglichen

 

  • Springen im Thema – klaren Zielrahmen setzen
  • Festbeißen an Details – das Wesentliche sehen
  • Nicht zuhören – ausreden lassen
  • Keine Protokolle – Maßnahmenplan (wer, was, wann?)
  • Zeitnot am Ende – Zeitlimits setzen

 

 

 

5. Team-Ethik und Grundhaltung

 

  • Lösungen erreichen, anstatt unbedingt recht haben zu wollen.
  • Förderung und Einsatz effektiver Techniken zur Team- und Mitarbeiterführung.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann ganz einfach sein. Ist sie allerdings oft nicht. Selbst der einfachste Mensch ist immer noch ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken dann erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass diese mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich doch beim besten Willen nicht gesagt. – Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

Ergänzende Artikel

 

P.S.

 

Auf was achten Sie, um Teamsitzungen erfolgreich zu machen?

Wer alleine arbeitet, addiert. Wer zusammenarbeitet, multipliziert.

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 17. September 2015
Überarbeitung: 1. Juli 2020
AN: #343201
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