Hilfreiches für Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen haben ihre Eigenarten. So gelingen Telefonkonferenzen. Mit diesen Empfehlungen sparen Sie Zeit und bewirken mehr.

Überblick

• Empfehlungen für erfolgreiche Telefonkonferenzen
• 29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen
• Unterstützung
• P.S.
• Kommentare
• Ergänzende Artikel

Empfehlungen für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Wer bringt die Kekse mit zur Telefonbesprechung? Bei einer Telko fehlt sogar der Trostpreis. Telefonkonferenzen sind im beruflichen Alltag eine betrachtenswerte Alternative zum Zusammentreffen vor Ort. Telkos können Kosten und Zeit sparen. Können? Ja, denn es gibt einige Aspekte zu beachten, damit eine Telefonkonferenz effektiv ist. Störungen im Hintergrund und die Aufmerksamkeit im Sturzflug: Telefon- und Videokonferenzen haben ihre Tücken.

29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

1. Einstimmen

Bevor Sie zum Hörer greifen, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf ein Telefongespräch ein, damit sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.

2. Ich sehe nichts!

Körpersprachliche Rückmeldungen fehlen bei einer Telko. Wo sonst zumindest der Gesichtsausdruck der Teilnehmer gelesen werden kann, bleibt es bei auditiven Hinweisen.

3. Beklommene Stille

Hallo? Wer sich in eine Telko einwählt, hört oft nur einen Ton und kann nur ahnen, wer sonst schon eingewählt ist. Deswegen empfinden viele Beteiligte das Warten in diesem virtuellen Raum als deutlich unangenehmer als in einem realen Besprechungsraum.

4. Aufwärmphase

Oft fällt der Small Talk weg. Meist gehen die Teilnehmer ohne Aufwärmphase ans Eingemachte. Es gibt keine weiche Kommunikation und wenig Scherze. Schade, denn diese vorbereitende Phase hat eine wichtige Funktion.

5. Nebentätigkeiten

Nebengeräusche erleben die allermeisten als besonders störend. Während es im Meeting normal ist, Wasser oder Kaffee zu trinken und einen Keks zu knabbern, lenkt das am Telefon ab. Ich habe selbst schon Telefonkonferenzen erlebt, bei der sich ein Teilnehmer zum Beispiel einen Espresso zubereitete. Erst rauschte das Wasser, dann heulte das Mahlwerk und anschließend der Kompressor.

6. Geräuschkulisse

Nebengeräusche stören, doch arbeiten heutzutage viele Teilnehmer während der Telko auf ihrem Notebook oder Smartphone. Das kann sogar im Interesse der Arbeit geschehen, doch das wissen die anderen Teilnehmer ja nicht. Es erzeugt nicht nur unangenehme Geräusche, es irritiert auch die anderen Teilnehmer. Es wirkt so, als wenn die Telefonkonferenz und die anderen Teilnehmer einem nicht so wichtig sind. Außerdem ist es selbst auch nicht schwierig dann tatsächlich konzentriert zu bleiben. Weil sich schon kleine akustische Ablenkungen in einer Telefonkonferenz ungünstig auswirken, ist hier besondere Achtsamkeit gefragt.

7. Tücken des Home Office

Auch bei der Videokonferenz gibt es Störeffekte und verwunderliche Momente. Es wird zu oft vergessen, dass es sich um die Arbeitszeit handelt. Dass Sie in Boxershorts oder anderweitig leger bekleidet sind, ist eine Sache, die sich bei reinen Telefonkonferenzen nur indirekt bemerkbar macht. Es macht allerdings keinen professionellen Eindruck, wenn bei einer beruflichen Besprechung Ihr Lebenspartner im Hintergrund singt oder eigenartige Geräusche macht. Auch Kinder und Haustiere sollten nicht im Hintergrund zu hören sein. Zugegeben, mancher kreative Nachwuchs wird dafür wenige Verständnis haben, der Gesprächspartner allerdings auch nicht.

8. Abgelenkte Teilnehmer

Bei einer Telefonkonferenz kann Einiges schiefgehen. Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Handy. Selbst, wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.

9. Moderation

Gerade, weil Telkos die Teilnehmer vor große Herausforderungen stellen, ist es wichtig, sie professionell zu leiten. Derjenige, der zur Konferenz einlädt, hat deshalb die Aufgabe, sie auch zu moderieren. Dazu gehört es die Gesprächsbeiträge zu ordnen und dafür sorgen, dass sich alle konstruktiv dran beteiligen.

Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Pflichten des Moderators. Wenn die Teilnehmer sich nicht kennen, aber die gleiche Stimmlage haben, ist es wichtig, dass trotzdem jeder weiß, wer spricht. Der Moderator sorgt dafür, das jeder weiß, wer gerade an der Reihe ist. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter. Es sollte immer transparent sein, ob einige Teilnehmer die Konferenz früher verlassen oder später dazu kommen. Es ist dann die Aufgabe des Moderators, die anderen Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren.

Bei einer Telefonkonferenz gehen die stillen Teilnehmer meist unter. Zur Moderation gehört es deshalb, auch diese Personen einzubeziehen. Wird darauf verzichtet, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die Stillen beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.

Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen.

10. Vorbereitung

Vorbereitung ist die halbe Miete. Vieles lässt sich absehen, zumal es ja oft ein Thema und Tagesordnungspunkte gibt.

11. Dauer einer Telefonkonferenz

Da die Aufmerksamkeitsspanne am Telefon geringer ist als bei Treffen vor Ort, empfiehlt sich bei der Dauer zu orientieren und eine maximale Dauer zu vereinbaren. An diese Zeitvorgabe müssen sich dann alle halten. Außerdem sollten an der Konferenz höchstens vier bis fünf Personen beteiligt sein.

12. Ortswahl

Neben der inhaltlichen Vorbereitung, wie sie zu jeder Besprechung an einem Ort gehört, kommt bei Telefon- und Videokonferenzen noch die persönliche Suche nach der passenden Umgebung dazu. Der Raum muss unbedingt ruhig sein. Störungen durch andere Mitarbeiter sind zu vermeiden.

Nicht jeder Ort ist gleichermaßen für jede Form von Gespräch geeignet. Bei der Annahme von Gesprächen am Arbeitsplatz ist der persönliche Einfluss etwas größer, als wenn wir beispielsweise unterwegs auf dem Mobiltelefon einen Anruf annehmen. Doch auf dort gilt es Umgebungsgeräusche und potenzielle Störungen zu identifizieren und gegebenenfalls auf einen geeigneteren Ort auszuweichen. Kinder und Komiker im Umfeld zu haben ist oft keine gute Idee. Ich weiß, wovon ich rede; gegenüber meines Büros ist der Zoo. Und bei geöffneten Fenster können die schreienden Affen und brüllenden Löwen Gesprächspartner durchaus irritieren.

13. Technik

Alle Teilnehmer sollten sich vorher mit der Technik beschäftigt haben, damit Sie nicht zum Störfaktor wird. Bei meinen Beobachtungen habe ich die Erfahrung gemacht, dass es fast immer Teilnehmer gibt, die an der Technologie scheitern.

14. Notizen machen

Stift und Block gehören in Reichweite. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Entsprechende Checklisten haben sich dafür sehr bewährt. Hilfreiche Fragen und deren Antworten sind beispielsweise:

• Was wurde vereinbart?
• Wer macht nun was?
• Wer ist zu informieren?

15. Stimme

Die Stimme spielt eine wichtige Rolle, denn für den Erfolg einer Konferenz ist entscheidend, dass sich die Beteiligten stets der besonderen akustischen Herausforderung bewusst sind. Am besten ist es  langsam und deutlich zu sprechen. Genuschel verstehen die Gesprächspartner genauso wenig wie einen Redebeitrag, den ein Teilnehmer mit einer Hand vor dem Mund vorträgt. In einem eigenen Beitrag finden Sie zahlreiche Empfehlungen für ein wesentliches Werkzeug bei Telefongesprächen, Ihre Stimme. Die halten viele Menschen für selbstverständlich und meinen sich nicht weiter um sie kümmern zu müssen. Wie schade, weil dadurch viel dem Zufall überlassen wird. Machen Sie es besser, setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Wie, dass erfahren Sie im Artikel 11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen.

16. Ausreden lassen

Manchmal haben wir die Antwort schon auf der Zunge und der Gesprächspartner redet noch. Grundsätzlich ist es allerdings eine Frage der guten Kommunikation und das Respekts andere Menschen ausreden zu lassen.

17. Bekleidung

Auch wenn niemand am Telefon einen optischen Eindruck vom Gegenüber bekommt, teilt sich dennoch überraschend viel über die Stimme mit: Wer in Jogginghose mit den Füßen auf dem Schreibtisch telefoniert, spricht anders als jemand, der in Businesskleidung korrekt auf einem Stuhl sitzt. Diese Tatsache sollten Teilnehmer nicht unterschätzen.

18. Körpersprache, Standpunkt und Powerposen

Wenn Sie müde sind oder kraftvoll klingen wollen, dann stellen Sie sich zum Telefonieren hin. So klingt Ihre Stimme kräftiger. Sie können vor dem Gespräch auch Powerposen einnehmen, wenn Sie sich souveräner fühlen wollen. Überhaupt erinnere ich daran, dass die Körpersprache am Telefon vom Gesprächspartner zwar nicht gesehen, jedoch trotzdem durch die Auswirkungen bemerkt wird.

19. Hochdeutsch

Sprechen Sie vorzugsweise Hochdeutsch, so gut Sie es beherrschen. Dialekt setzt voraus, dass Ihr Gesprächspartner ihn gut versteht und als positiv empfindet.

20. Zuhören

Wer zuhört, ist besser informiert, kann die Stimmung des Gesprächspartners besser einschätzen, wirkt einfühlsam und wertschätzend. Wer andere ermutigt sich auszusprechen beruhigt selbst angriffslustige Zeitgenossen, weil sie sich ernst genommen fühlen. Also, lassen Sie Gesprächspartner zu Wort kommen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder es Interpretationsspielraum gibt. Wiederholen Sie wichtige Informationen. Wenn Sie die Befindlichkeiten und Wünsche Ihres Gesprächspartners genauer erkunden wollen, setzen Sie das aktive Zuhören ein.

21. Rapport

Kommunikation findet auf verschiedenen Ebenen statt, doch oft wird auf der Sachebene begonnen, wo die Beziehungsebene noch wackelt. Fördern Sie deswegen in einer respektvollen Haltung den Rapport, damit zumindest eine ausreichend tragfähige Basis für den Austausch vorhanden ist. Dafür stehen zahlreiche Techniken zur Auswahl. Sie sind so gut, wie die innere Einstellung gegenüber Gesprächspartnern. Mehr dazu finden Sie im Artikel Rapport: 21+ Tipps für bessere Kommunikation.

22. Smarte Vereinbarungen

Für Vereinbarungen bietet sich auch hier das Smartformat für wohlgeformte Ziele an. Die Eselsbrücke hat sich bewährt. Es ist eine Technik, die Ihnen hilft, Ziele klarer zu definieren, Vereinbarungen konstruktiver zu gestalten. Je verständlicher ein Ziel definiert ist, desto einfacher wird es, es zu erreichen. Die einzelnen Buchstaben des Wortes SMART repräsentieren die Kriterien wohlgeformter Ziele.

SMART steht für:
S – spezifisch
M – messbar
A – angemessen und attraktiv
R – realistisch
T – terminiert

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Smarte Zielfindung, smarte Ziele; ich freue mich, dass wir uns einig sind.

23. Benimm-Regeln

Um das Gespräch nicht zu stören, sollten sich alle Beteiligten diszipliniert verhalten. Essen und Trinken sind zum Beispiel in einer Telefonkonferenz unerwünscht. Pünktlichkeit ist dagegen noch wichtiger als bei einem persönlichen Treffen.

24. Positiv formulieren

Setzen Sie auf positive Formulierungen und vermeiden Sie negative Aussagen.

25. Murphy’s Gesetz

Es liegt in der Natur von Murphy’s Gesetz sich genau dann in Erinnerung zu bringen, wenn es am nervigsten ist. Deswegen lohnt es sich die Voraussetzung möglichst optimal zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass kabellose Telefone immer gut geladen sind. Es macht selten einen guten Eindruck, wenn das Gespräch mitten drin durch die Akkuladewarnung gestört oder sogar beendet wird.

26. Versprechen Sie nur, was Sie halten können

Trotz oder gerade durch die räumliche Entfernung werden Telefon zu häufig Versprechungen macht, die sich nicht halten lassen. Das schadet der Beziehung und bleibt im Gedächtnis. Also, versprechen Sie, was sie auch halten können. Das dürfen sie dann auch gerne übererfüllen.

27. Zusammenfassen zum Abschluss

Ist die Telefonkonferenz inhaltlich abgeschlossen beziehungsweise die vereinbarte Zeit erreicht, beendet der Moderator das Gespräch höflich und rund. Er fasst dazu die Inhalte des Gesprächs noch einmal zusammen und nennt die nächsten Schritte.

28. Protokoll

Wer schreibt der bleibt! So wahr diese Behauptung ist, so oft wird sie dennoch ignoriert. Tatsächlich schreibt kaum jemand freiwillig ein Protokoll. Doch erst die Dokumentation sorgt dafür, dass die Informationen ihren Empfänger finden und Vereinbarungen gehalten werden können.

29. Unterstützung

Bereiten Sie wichtige Gespräche gut vor, gegebenenfalls lohnt sich professionelle Unterstützung. Für die kommunikative Unterstützung können Sie sich gerne an mich wenden. Mein Profil gibt Ihnen Hinweise, wovon Sie profitieren können. Rechtsberatung führe ich allerdings nicht durch.

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

Kommunikation kann so einfach sein. Oft ist sie es allerdings nicht. Selbst der einfachste Mensch ist ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass sie mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich beim besten Willen nicht gesagt. - Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

Frage mich ruhig persönlich

Bei Interesse, für persönliche Fragen und Terminvereinbarungen kommen wir am leichtesten über das nachfolgende Kontaktformular zusammen. Auch per E-Mail bin ich zu erreichen: mail@karstennoack.de

Aktuell ausschließlich in Ausnahmefällen für spezielle Fragen: Mobil 01577 / 704 53 56, Telefon 030 / 864 213 68. Telefonisch bin ich in Notfällen von montags bis donnerstags am ehesten in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu sprechen. Meist bin ich im Einsatz, hinterlasse dann bitte eine Nachricht mit deiner Telefonnummer in Deutschland. Denke unbedingt daran, sehr konkret den Anlass des Anrufs zu nennen. Ich rufe dann so schnell wie möglich zurück.

Hinweise zum Datenschutz findest du hier. Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen befinden sich deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das passt, freue ich mich auf eine intensive Zusammenarbeit.

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P.S.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Telefon- und Videokonferenzen gemacht?

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 15. November 2018
Überarbeitung: 10. April 2024
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