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29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

15. November 2018 | Besprechungen, Kommunikation, Telefongespräche, Verhandeln

Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Besprechungen ohne Kekse und Blickkontakt
Strohmann-Argument

Hilfreiches für Telefonkonferenzen

 

Telefonkonferenzen haben ihre Eigenarten. So gelingen Telefonkonferenzen. Mit diesen Empfehlungen sparen Sie Zeit und bewirken mehr.

Überblick

 

 

 

 

 

Empfehlungen für erfolgreiche Telefonkonferenzen

 

Wer bringt die Kekse mit zur Telefonbesprechung? Bei einer Telko fehlt sogar der Trostpreis. Telefonkonferenzen sind im beruflichen Alltag eine betrachtenswerte Alternative zum Zusammentreffen vor Ort. Telkos können Kosten und Zeit sparen. Können? Ja, denn es gibt einige Aspekte zu beachten, damit eine Telefonkonferenz effektiv ist. Störungen im Hintergrund und die Aufmerksamkeit im Sturzflug: Telefon- und Videokonferenzen haben ihre Tücken.

 

 

 

29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

 

 

1. Einstimmen

 

Bevor Sie zum Hörer greifen, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf ein Telefongespräch ein, damit sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.

 

 

 

2. Ich sehe nichts!

 

Körpersprachliche Rückmeldungen fehlen bei einer Telko. Wo sonst zumindest der Gesichtsausdruck der Teilnehmer gelesen werden kann, bleibt es bei auditiven Hinweisen.

 

 

 

3. Beklommene Stille

 

Hallo? Wer sich in eine Telko einwählt, hört oft nur einen Ton und kann nur ahnen, wer sonst schon eingewählt ist. Deswegen empfinden viele Beteiligte das Warten in diesem virtuellen Raum als deutlich unangenehmer als in einem realen Besprechungsraum.

 

 

 

4. Aufwärmphase

 

Oft fällt der Small Talk weg. Meist gehen die Teilnehmer ohne Aufwärmphase ans Eingemachte. Es gibt keine weiche Kommunikation und wenig Scherze. Schade, denn diese vorbereitende Phase hat eine wichtige Funktion.

 

 

 

5. Nebentätigkeiten

 

Nebengeräusche erleben die allermeisten als besonders störend. Während es im Meeting normal ist, Wasser oder Kaffee zu trinken und einen Keks zu knabbern, lenkt das am Telefon ab. Ich habe selbst schon Telefonkonferenzen erlebt, bei der sich ein Teilnehmer zum Beispiel einen Espresso zubereitete. Erst rauschte das Wasser, dann heulte das Mahlwerk und anschließend der Kompressor.

 

 

 

6. Geräuschkulisse

 

Nebengeräusche stören, doch arbeiten heutzutage viele Teilnehmer während der Telko auf ihrem Notebook oder Smartphone. Das kann sogar im Interesse der Arbeit geschehen, doch das wissen die anderen Teilnehmer ja nicht. Es erzeugt nicht nur unangenehme Geräusche, es irritiert auch die anderen Teilnehmer. Es wirkt so, als wenn die Telefonkonferenz und die anderen Teilnehmer einem nicht so wichtig sind. Außerdem ist es selbst auch nicht schwierig dann tatsächlich konzentriert zu bleiben. Weil sich schon kleine akustische Ablenkungen in einer Telefonkonferenz ungünstig auswirken, ist hier besondere Achtsamkeit gefragt.

 

 

 

 

7. Tücken des Home Office

 

Auch bei der Videokonferenz gibt es Störeffekte und verwunderliche Momente. Es wird zu oft vergessen, dass es sich um die Arbeitszeit handelt. Dass Sie in Boxershorts oder anderweitig leger bekleidet sind, ist eine Sache, die sich bei reinen Telefonkonferenzen nur indirekt bemerkbar macht. Es macht allerdings keinen professionellen Eindruck, wenn bei einer beruflichen Besprechung Ihr Lebenspartner im Hintergrund singt oder eigenartige Geräusche macht. Auch Kinder und Haustiere sollten nicht im Hintergrund zu hören sein. Zugegeben, mancher kreative Nachwuchs wird dafür wenige Verständnis haben, der Gesprächspartner allerdings auch nicht.

 

 

 

8. Abgelenkte Teilnehmer

 

Bei einer Telefonkonferenz kann Einiges schiefgehen. Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Handy. Selbst, wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.

 

 

 

9. Moderation

 

Gerade, weil Telkos die Teilnehmer vor große Herausforderungen stellen, ist es wichtig, sie professionell zu leiten. Derjenige, der zur Konferenz einlädt, hat deshalb die Aufgabe, sie auch zu moderieren. Dazu gehört es die Gesprächsbeiträge zu ordnen und dafür sorgen, dass sich alle konstruktiv dran beteiligen.

Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Pflichten des Moderators. Wenn die Teilnehmer sich nicht kennen, aber die gleiche Stimmlage haben, ist es wichtig, dass trotzdem jeder weiß, wer spricht. Der Moderator sorgt dafür, das jeder weiß, wer gerade an der Reihe ist. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter. Es sollte immer transparent sein, ob einige Teilnehmer die Konferenz früher verlassen oder später dazu kommen. Es ist dann die Aufgabe des Moderators, die anderen Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren.

Bei einer Telefonkonferenz gehen die stillen Teilnehmer meist unter. Zur Moderation gehört es deshalb, auch diese Personen einzubeziehen. Wird darauf verzichtet, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die Stillen beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.

Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen.

 

 

 

10. Vorbereitung

 

Vorbereitung ist die halbe Miete. Vieles lässt sich absehen, zumal es ja oft ein Thema und Tagesordnungspunkte gibt.

 

 

 

11. Dauer einer Telefonkonferenz

 

Da die Aufmerksamkeitsspanne am Telefon geringer ist als bei Treffen vor Ort, empfiehlt sich bei der Dauer zu orientieren und eine maximale Dauer zu vereinbaren. An diese Zeitvorgabe müssen sich dann alle halten. Außerdem sollten an der Konferenz höchstens vier bis fünf Personen beteiligt sein.

 

 

 

12. Ortswahl

 

Neben der inhaltlichen Vorbereitung, wie sie zu jeder Besprechung an einem Ort gehört, kommt bei Telefon- und Videokonferenzen noch die persönliche Suche nach der passenden Umgebung dazu. Der Raum muss unbedingt ruhig sein. Störungen durch andere Mitarbeiter sind zu vermeiden.

Nicht jeder Ort ist gleichermaßen für jede Form von Gespräch geeignet. Bei der Annahme von Gesprächen am Arbeitsplatz ist der persönliche Einfluss etwas größer, als wenn wir beispielsweise unterwegs auf dem Mobiltelefon einen Anruf annehmen. Doch auf dort gilt es Umgebungsgeräusche und potenzielle Störungen zu identifizieren und gegebenenfalls auf einen geeigneteren Ort auszuweichen. Kinder und Komiker im Umfeld zu haben ist oft keine gute Idee. Ich weiß, wovon ich rede; gegenüber meines Büros ist der Zoo. Und bei geöffneten Fenster können die schreienden Affen und brüllenden Löwen Gesprächspartner durchaus irritieren.

 

 

 

13. Technik

 

 

Alle Teilnehmer sollten sich vorher mit der Technik beschäftigt haben, damit Sie nicht zum Störfaktor wird. Bei meinen Beobachtungen habe ich die Erfahrung gemacht, dass es fast immer Teilnehmer gibt, die an der Technologie scheitern.

 

 

 

14. Notizen machen

 

Stift und Block gehören in Reichweite. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Entsprechende Checklisten haben sich dafür sehr bewährt. Hilfreiche Fragen und deren Antworten sind beispielsweise:

  • Was wurde vereinbart?
  • Wer macht nun was?
  • Wer ist zu informieren?

 

 

 

15. Stimme

 

Die Stimme spielt eine wichtige Rolle, denn für den Erfolg einer Konferenz ist entscheidend, dass sich die Beteiligten stets der besonderen akustischen Herausforderung bewusst sind. Am besten ist es  langsam und deutlich zu sprechen. Genuschel verstehen die Gesprächspartner genauso wenig wie einen Redebeitrag, den ein Teilnehmer mit einer Hand vor dem Mund vorträgt. In einem eigenen Beitrag finden Sie zahlreiche Empfehlungen für ein wesentliches Werkzeug bei Telefongesprächen, Ihre Stimme. Die halten viele Menschen für selbstverständlich und meinen sich nicht weiter um sie kümmern zu müssen. Wie schade, weil dadurch viel dem Zufall überlassen wird. Machen Sie es besser, setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Wie, dass erfahren Sie im Artikel 11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen.

 

 

 

16. Ausreden lassen

 

Manchmal haben wir die Antwort schon auf der Zunge und der Gesprächspartner redet noch. Grundsätzlich ist es allerdings eine Frage der guten Kommunikation und das Respekts andere Menschen ausreden zu lassen.

 

 

 

17. Bekleidung

 

Auch wenn niemand am Telefon einen optischen Eindruck vom Gegenüber bekommt, teilt sich dennoch überraschend viel über die Stimme mit: Wer in Jogginghose mit den Füßen auf dem Schreibtisch telefoniert, spricht anders als jemand, der in Businesskleidung korrekt auf einem Stuhl sitzt. Diese Tatsache sollten Teilnehmer nicht unterschätzen.

 

 

 

18. Körpersprache, Standpunkt und Powerposen

 

Wenn Sie müde sind oder kraftvoll klingen wollen, dann stellen Sie sich zum Telefonieren hin. So klingt Ihre Stimme kräftiger. Sie können vor dem Gespräch auch Powerposen einnehmen, wenn Sie sich souveräner fühlen wollen. Überhaupt erinnere ich daran, dass die Körpersprache am Telefon vom Gesprächspartner zwar nicht gesehen, jedoch trotzdem durch die Auswirkungen bemerkt wird.

 

 

 

19. Hochdeutsch

 

Sprechen Sie vorzugsweise Hochdeutsch, so gut Sie es beherrschen. Dialekt setzt voraus, dass Ihr Gesprächspartner ihn gut versteht und als positiv empfindet.

 

 

 

20. Zuhören

 

Wer zuhört, ist besser informiert, kann die Stimmung des Gesprächspartners besser einschätzen, wirkt einfühlsam und wertschätzend. Wer andere ermutigt sich auszusprechen beruhigt selbst angriffslustige Zeitgenossen, weil sie sich ernst genommen fühlen. Also, lassen Sie Gesprächspartner zu Wort kommen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder es Interpretationsspielraum gibt. Wiederholen Sie wichtige Informationen. Wenn Sie die Befindlichkeiten und Wünsche Ihres Gesprächspartners genauer erkunden wollen, setzen Sie das aktive Zuhören ein.

 

21. Rapport

 

Kommunikation findet auf verschiedenen Ebenen statt, doch oft wird auf der Sachebene begonnen, wo die Beziehungsebene noch wackelt. Fördern Sie deswegen in einer respektvollen Haltung den Rapport, damit zumindest eine ausreichend tragfähige Basis für den Austausch vorhanden ist. Dafür stehen zahlreiche Techniken zur Auswahl. Sie sind so gut, wie die innere Einstellung gegenüber Gesprächspartnern. Mehr dazu finden Sie im Artikel Rapport: 21+ Tipps für bessere Kommunikation.

 

 

 

22. Smarte Vereinbarungen

 

Für Vereinbarungen bietet sich auch hier das Smartformat für wohlgeformte Ziele an. Die Eselsbrücke hat sich bewährt. Es ist eine Technik, die Ihnen hilft, Ziele klarer zu definieren, Vereinbarungen konstruktiver zu gestalten. Je verständlicher ein Ziel definiert ist, desto einfacher wird es, es zu erreichen. Die einzelnen Buchstaben des Wortes SMART repräsentieren die Kriterien wohlgeformter Ziele.

SMART steht für:
S – spezifisch
M – messbar
A – angemessen und attraktiv
R – realistisch
T – terminiert

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Smarte Zielfindung, smarte Ziele; ich freue mich, dass wir uns einig sind.

 

 

 

23. Benimm-Regeln

 

Um das Gespräch nicht zu stören, sollten sich alle Beteiligten diszipliniert verhalten. Essen und Trinken sind zum Beispiel in einer Telefonkonferenz unerwünscht. Pünktlichkeit ist dagegen noch wichtiger als bei einem persönlichen Treffen.

 

 

 

24. Positiv formulieren

 

Setzen Sie auf positive Formulierungen und vermeiden Sie negative Aussagen.

 

 

 

25. Murphy’s Gesetz

 

Es liegt in der Natur von Murphy’s Gesetz sich genau dann in Erinnerung zu bringen, wenn es am nervigsten ist. Deswegen lohnt es sich die Voraussetzung möglichst optimal zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass kabellose Telefone immer gut geladen sind. Es macht selten einen guten Eindruck, wenn das Gespräch mitten drin durch die Akkuladewarnung gestört oder sogar beendet wird.

 

 

 

26. Versprechen Sie nur, was Sie halten können

 

Trotz oder gerade durch die räumliche Entfernung werden Telefon zu häufig Versprechungen macht, die sich nicht halten lassen. Das schadet der Beziehung und bleibt im Gedächtnis. Also, versprechen Sie, was sie auch halten können. Das dürfen sie dann auch gerne übererfüllen.

 

 

 

27. Zusammenfassen zum Abschluss

 

Ist die Telefonkonferenz inhaltlich abgeschlossen beziehungsweise die vereinbarte Zeit erreicht, beendet der Moderator das Gespräch höflich und rund. Er fasst dazu die Inhalte des Gesprächs noch einmal zusammen und nennt die nächsten Schritte.

 

 

 

28. Protokoll

 

Wer schreibt der bleibt! So wahr diese Behauptung ist, so oft wird sie dennoch ignoriert. Tatsächlich schreibt kaum jemand freiwillig ein Protokoll. Doch erst die Dokumentation sorgt dafür, dass die Informationen ihren Empfänger finden und Vereinbarungen gehalten werden können.

 

 

 

29. Unterstützung

 

Bereiten Sie wichtige Gespräche gut vor, gegebenenfalls lohnt sich professionelle Unterstützung. Für die kommunikative Unterstützung können Sie sich gerne an mich wenden. Mein Profil gibt Ihnen Hinweise, wovon Sie profitieren können. Rechtsberatung führe ich allerdings nicht durch.

 

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann so einfach sein. Oft ist sie es allerdings nicht. Selbst der einfachste Mensch ist ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass sie mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich beim besten Willen nicht gesagt. - Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

 

Coaching für wichtige Gespräche und Verhandlungen

Frage mich ruhig persönlich

 

Bei Interesse, für persönliche Fragen und Terminvereinbarungen kommen wir am leichtesten über das nachfolgende Kontaktformular zusammen. Auch per E-Mail bin ich zu erreichen: mail@karstennoack.de

Aktuell ausschließlich in Ausnahmefällen für spezielle Fragen: Mobil 01577 / 704 53 56, Telefon 030 / 864 213 68. Telefonisch bin ich in Notfällen von montags bis donnerstags am ehesten in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu sprechen. Meist bin ich im Einsatz, hinterlasse dann bitte eine Nachricht mit deiner Telefonnummer in Deutschland. Denke unbedingt daran, sehr konkret den Anlass des Anrufs zu nennen. Ich rufe dann so schnell wie möglich zurück.

Hinweise zum Datenschutz findest du hier. Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen befinden sich deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das passt, freue ich mich auf eine intensive Zusammenarbeit.

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen und bin einverstanden. Soweit relevant habe ich mich mit den Honoraren und organisatorischen Hinweisen vertraut gemacht.

 

 

 

Nachricht

 

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Ergänzende Artikel

 

P.S.

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit Telefon- und Videokonferenzen gemacht?

Glossar

 

Im Glossar warten Informationen zu gängigen und nicht so gängigen Begriffen rund um die strategische Rhetorik und Kommunikation. Rhetorik, Marketing und Psychologie ergänzen sich. Wo Glossar und Artikel aufhören, fängt die Arbeit mit mir an. Ich sorge dafür, dass du sowohl mit Persönlichkeit als auch Botschaft überzeugst –in Gesprächen und Präsentationen.

 

 

 

Frage ruhig! Wenn du trotz Suche zu einem interessanten Begriff nicht fündig werden, senden mir doch eine Nachricht.

 

 

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 15. November 2018
Überarbeitung: 10. April 2024
AN: #989
K:
Ü:

Telefonieren: 44 Tipps für professionelle Telefonate

28. August 2018 | Kommunikation, Telefongespräche

Telefonieren: 44 Tipps für professionelle Telefonate

So überzeugen Sie und Ihre Botschaft auch am Telefon

Professionelles Telefonieren

 

Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen noch professioneller zu telefonieren, damit Sie und Ihre Botschaft auch am Telefon überzeugen.

Überblick

 

 

 

 

Telefon

 

Textmitteilungen haben in vielen Bereichen das Telefon als Kommunikationsmedium überholt. Viele Menschen bevorzugen dieses Medium, weil es ihnen ermöglicht freier über Ihre Zeit und Tätigkeit zu entscheiden. Doch auch weiterhin hat das Telefon durchaus seine Berechtigung.

Kaum irgendwo anders kommen wir so nah mit anderen Menschen in Kontakt, wie Ohr an Ohr am Telefon. Daraus ergeben sich zahlreiche Chancen, allerdings auch Risiken.

44 Tipps für Ihre professionellen Telefonate

 

 

1. Einstimmen

 

Bevor Sie zum Hörer greifen, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf ein Telefongespräch ein, damit Sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.

 

 

 

2. Multitasking

 

Ich erwähne vorsichtshalber nochmals, dass Menschen auf der bewussten Ebene nicht wirklich zu Multitasking fähig sind und deshalb Nebentätigkeiten keine wirklich gute Idee sind. Schon das Geräusch von Tastenanschlägen auf eine Tastatur gibt Gesprächspartnern am andren Ende der Leitung das Gefühl, dass wir nicht ganz bei der Sache sind. Und wer nebenbei die E-Mails checkt, wird auch kaum ganz bei der Sache und dem Gesprächspartner sein.

 

 

 

3. Ausreden lassen

 

Manchmal haben wir die Antwort schon auf der Zunge und der Gesprächspartner redet noch. Grundsätzlich ist es allerdings eine Frage der guten Kommunikation und des Respekts, andere Menschen ausreden zu lassen.

 

 

 

4. Stimme

 

In einem eigenen Beitrag finden Sie zahlreiche Empfehlungen für ein wesentliches Werkzeug bei Telefongesprächen, Ihre Stimme. Die halten viele Menschen für selbstverständlich und meinen, sich nicht weiter um sie kümmern zu müssen. Wie schade, weil dadurch viel dem Zufall überlassen wird.

Machen Sie es besser, setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Wie, das erfahren Sie im Artikel 11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen.

 

 

 

5. Begrüßung von Anrufern

 

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Richten Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit auf das Gespräch und seien Sie freundlich.

Melden Sie sich kurz und knackig, damit Anrufer wissen, dass sie richtig verbunden sind. Dann folgt Ihr Name. Für meinen Geschmack klingt es professioneller und sympathischer, sich mit Vor- und Zunamen zu melden. Und nun eine passende Begrüßung, wie „Guten Tag“ oder die ortsübliche Grußformel. Allzu legere Begrüßungen machen leicht einen unangemessenen Eindruck.

 

 

 

6. Bitte lächeln

 

Lächeln Sie, noch bevor Sie den Hörer abnehmen. Wenn Sie ein Lächeln auf den Lippen haben, klingt Ihre Stimme freundlicher.

 

 

 

7. Ortswahl

 

Nicht jeder Ort ist gleichermaßen für jede Form von Gespräch geeignet. Bei der Annahme von Gesprächen ist der persönliche Einfluss etwas größer, als wenn wir beispielsweise unterwegs auf dem Mobiltelefon einen Anruf annehmen. Doch auf dort gilt es Umgebungsgeräusche und potenzielle Störungen zu identifizieren und gegebenenfalls auf einen geeigneteren Ort auszuweichen. Kinder und Komiker im Umfeld zu haben, ist oft keine gute Idee.

Ich weiß, wovon ich rede; gegenüber meines Büros ist der Zoo. Und bei geöffneten Fenster können die schreienden Affen und brüllenden Löwen Gesprächspartner durchaus irritieren.

 

 

 

8. Vertagen

 

Wenn Sie nicht ganz bei der Sache sein können oder bei ungeeignetem Umfeld und wirklich wichtigen Gesprächen, empfehle ich das Gespräch zumindest kurz zu vertagen.

 

 

 

9. Zweimal klingeln lassen

 

Eine klassische Empfehlung besagt: Lassen Sie das Telefon zweimal klingeln, bevor Sie den Hörer abnehmen. Der Anrufer rechnet nicht damit, dass Sie sofort abheben. Diese Empfehlung hat durchaus ihre Berechtigung, doch bitte nicht übertreiben. Es gibt auch dubiose Empfehlungen, die meinen durch lange Wartezeiten würde dem Anrufer vermittelt, das Geschäft würde blühen. Aus meiner Sicht ist das keine gute Ausgangshaltung und ich gehe so schnell an den Hörer, wie ich kann.

 

 

 

10. Keine Floskeln

 

Raus mit Worthülsen. Fluff liefert keinen Beitrag. Verzichten Sie auf Floskeln. Je aufgebrachter ein Anrufer, desto allergischer wird auf Floskeln reagiert. So oder so sind Floskeln keine gute Basis für ein gutes Gespräch.

 

 

 

11. Pausen statt Ähhh und Fülllaute

 

Machen Sie kürzere Sätze, betonen Sie auf den Punkt und machen Sie Pausen. Dann verschwinden Ähhs, Umms und nichtssagende Überbrückungswörter, wie „Echt.“ und das gehäufte „Genau.“

 

 

 

12. Quittieren

 

Aufgrund der fehlenden visuellen Rückmeldung durch die Körpersprache kann der Sprecher anfangen zu zweifeln, ob Sie noch zuhören. Um das zu vermeiden, geben Sie von Zeit zu Zeit ein Lebenszeichen durch Äußerungen, wie „Ja“, „Ah“, „Verstehe“, „Richtig!“. Diese Quittungen lassen diese ganz natürlich ins Gespräch einflechten.

 

 

 

13. Gelassenheit

 

Lehnen Sie sich beim Sprechen doch mal entspannt zurück. Das macht gelassener, lässt die Stimme voller und tiefer klingen.

 

 

 

14. Gestik

 

Gestikulieren Sie ruhig beim Sprechen. Der Anrufer kann Sie zwar nicht sehen, aber Ihre Sprache klingt dadurch lebendiger.

 

 

 

15. Körpersprache, Standpunkt und Powerposen

 

Wenn Sie müde sind oder kraftvoll klingen wollen, dann stellen Sie sich zum Telefonieren hin. So klingt Ihre Stimme kräftiger. Sie können vor dem Gespräch auch Powerposen einnehmen, wenn Sie sich souveräner fühlen wollen.

Überhaupt erinnere ich daran, dass die Körpersprache am Telefon vom Gesprächspartner zwar nicht gesehen, jedoch trotzdem durch die Auswirkungen bemerkt wird.

 

 

 

16. Hochdeutsch

 

Sprechen Sie vorzugsweise Hochdeutsch, so gut Sie es beherrschen. Dialekt setzt voraus, dass Ihr Gesprächspartner ihn gut versteht und als positiv empfindet.

 

 

 

17. Zuhören

 

Wer zuhört ist besser informiert, kann die Stimmung des Gesprächspartners besser einschätzen, wirkt einfühlsam und wertschätzend. Wer andere ermutigt sich auszusprechen beruhigt selbst angriffslustige Zeitgenossen, weil sie sich ernst genommen fühlen. Also, lassen Sie Gesprächspartner zu Wort kommen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder es Interpretationsspielraum gibt. Wiederholen Sie wichtige Informationen.

Wenn Sie die Befindlichkeiten und Wünsche Ihres Gesprächspartners genauer erkunden wollen, setzen Sie das aktive Zuhören ein.

 

 

 

18. Vorbereiten, was sich vorbereiten lässt

 

Erst denken, dann anrufen. Vorbereitung ist die halbe Miete. Vieles lässt sich absehen, nicht nur bei selbst eingeleiteten Anrufen.

 

 

 

19. Visualisierung

 

Wo es möglich ist und einen Beitrag leistet, da hilft es ein Bild des Gesprächspartners vor sich zu haben. Dadurch können wir ihn persönlicher ansprechen. Dank Internet ist es meist eine leichte Übung.

So kann ich mir im Vorfeld dort auch schon einen ersten Eindruck von dem Menschen machen. Wer allerdings während des Gesprächs in die Suchmaschine geht, um Informationen zu finden, der sollte darauf achten, dass dies nicht auf Kosten der Aufmerksamkeit und Präsenz geht.

 

 

 

20. Notizen machen

 

Stift und Block gehören in Reichweite. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Entsprechende Checklisten haben sich dafür sehr bewährt.

Hilfreiche Fragen und deren Antworten sind beispielsweise:

  • Wer hat angerufen?
  • Worum ging es?
  • Was wurde vereinbart?
  • Wer macht nun was?
  • Wer ist zu informieren?

 

 

 

21. Hilfsmittel

 

Wer sich den Hörer zwischen Schulter und Kinn klemmt, dessen Stimme klingt verzerrt. Durch die Verwendung eines Headsets oder einer Freisprecheinrichtung werden Gespräche erleichtert. So bleiben die Hände frei für Notizen und Gesten, der Freiraum wächst.

22. Smarte Vereinbarungen

 

Für Vereinbarungen bietet sich auch hier das Smartformat an. Die Eselsbrücke hat sich bewährt. Es ist eine Technik, die Ihnen hilft, Ziele klarer zu definieren, Vereinbarungen konstruktiver zu gestalten. Je verständlicher ein Ziel definiert ist, desto einfacher wird es, es zu erreichen.

Die einzelnen Buchstaben des Wortes SMART repräsentieren die Kriterien wohlgeformter Ziele. SMART steht für:

  • S – spezifisch
  • M – messbar
  • A – angemessen und attraktiv
  • R – realistisch
  • T – terminiert

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Artikel Smarte Zielfindung, smarte Ziele; ich freue mich, dass wir uns einig sind

 

 

 

23. Name des Anrufers merken

 

Merken Sie sich sowohl den Vornamen als auch den Nachnamen von Anrufern. Oft brauchen Sie die Namen später noch, beispielsweise für den Schriftverkehr.

Wenn Sie den Namen nicht verstanden haben, fragen Sie in der Gegenwartsform nach: „Wie ist Ihr Name?“, statt „Wie war Ihr Name?“ Lassen Sie sich gegebenenfalls ungewöhnliche Namen buchstabieren. Je früher Sie das tun, desto angenehmer.

 

 

 

24. Anrufer mit dem Namen ansprechen

 

Sprechen Sie Anrufer mit ihrem Namen an. Menschen lieben es, wenn Sie ihren Namen hören, dadurch fördern Sie eine persönlichere Beziehung. Nennen Sie den Gesprächspartner mindestens zu Beginn und bei der Verabschiedung beim Namen. Vorsicht vor Übertreibungen sonst hinterlässt es eine Schleimspur.

 

 

 

25. Rapport

 

Kommunikation findet auf verschiedenen Ebenen statt, doch oft wird auf der Sachebene begonnen, wo die Beziehungsebene noch wackelt. Fördern Sie deswegen in einer respektvollen Haltung den Rapport, damit zumindest eine ausreichend tragfähige Basis für den Austausch vorhanden ist. Dafür stehen zahlreiche Techniken zur Auswahl. Sie sind so gut, wie die innere Einstellung gegenüber Gesprächspartnern.

Mehr dazu finden Sie im Artikel Rapport: 21+ Tipps für bessere Kommunikation

 

 

 

26. Weiterverbinden

 

Wenn Sie Anrufer weiter verbinden, nennen Sie dem Anrufer den Vornamen und Nachnamen des Gesprächspartners, an den Sie weiterleiten. „Ich verbinde Sie jetzt mit Frau A. B., unserer Expertin für C.“.

 

 

 

27. Positiv formulieren

 

Setzen Sie auf positive Formulierungen und vermeiden Sie negative Aussagen.

 

 

 

28. Murphys Gesetz

 

Es liegt in der Natur von Murphys Gesetz, sich genau dann in Erinnerung zu bringen, wenn es am nervigsten ist. Deswegen lohnt es sich, die Voraussetzung möglichst optimal zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass kabellose Telefone immer gut geladen sind. Es macht selten einen guten Eindruck, wenn das Gespräch mitten drin durch die Akkuladewarnung gestört oder sogar beendet wird.

 

 

 

29. Versprechen Sie nur, was Sie halten können

 

Trotz oder gerade durch die räumliche Entfernung werden Telefon zu häufig Versprechungen macht, die sich nicht halten lassen. Das schadet der Beziehung und bleibt im Gedächtnis. Also, versprechen Sie, was sie auch halten können. Das dürfen sie dann auch gerne übererfüllen.

 

 

 

30. Zusammenfassen zum Gesprächsabschluss

 

Nachdem das Telefonat inhaltlich abgeschlossen ist, können Sie das Gespräch höflich und rund zu beenden. Fassen Sie dazu die Inhalte des Gesprächs noch einmal zusammen. So geben Sie dem Gesprächspartner erneut einen Überblick über das Besprochene. Der hat so die Gelegenheit, noch mal nachzufragen, wenn etwas unklar ist.

 

 

 

31. Außerdem: Kann ich noch etwas für Sie tun?

 

Fragen Sie Gesprächspartner, ob Sie noch etwas für sie tun können. Häufig ist nach einem guten Gespräch die Offenheit besonders groß.

 

 

 

32. Ziel und Struktur

 

Wohin und auf welchem Weg soll die Reise gehen? Mit etwas Struktur geht es leichter. Das kann ein Telefonleitfaden oder die Anlehnung an ein Redeformat erleichtern.

Beispiele für Strukturen:

 

 

 

33. Fragen für die Gesprächsführung

 

Mit guten Fragen an der richtigen Stelle zeigen Sie nicht nur Interesse, sondern steuern das Gespräch. Sie nehmen mit Fragen darauf Einfluss, wie und in welcher Richtung der Austausch erfolgt. Gerade bei heiklen Gesprächen, mit womöglich noch emotionalen Aspekten, lässt es sich konstruktiver gestalten. Sie können auf angemessene Weise vom Problem zur Lösung führen. Gerade bei Einwänden sind Fragen oft besser geeignet als Gegenargumente.

 

 

 

34. Danken zum Abschluss

 

Bedanken Sie sich beim Gesprächspartner für den Anruf beziehungsweise für das was es Ihnen wert ist, sich zu bedanken. Schon der Fokus darauf verändert den Blick. Es ist doch Grund zur Freude, wenn beispielsweise eine Reklamation die Gelegenheit zur Korrektur gibt, anstatt zum Abbruch der Beziehung.

 

 

 

35. Fragen zur Gesprächsbeendigung

 

Manchmal ziehen sich Gespräche in die Länge, weil ständig neue Themen angerissen werden. Also, nur keine unnötigen Absatzpunkte liefern. Stellen Sie zur Beendigung von Telefongesprächen möglichst geschlossene Fragen, die der Anrufer entweder mit Ja oder Nein beantworten kann.

 

 

 

36. Zusicherung

 

Versprechen Sie Anrufern, dass Sie sich um ihr Anliegen kümmern werden: „Gut, ich werde das sofort erledigen!“. Und tun Sie es auch.

 

 

 

37. Lügen am Telefon aufdecken

 

Geflunker, Weglassungen, Ablenkungsmanöver, Schwindel, Betrug, Täuschungen oder Lügen. Im direkten Gespräch Auge in Auge geben uns zumindest unbewusst Unstimmigkeiten der Körpersprache Hinweise auf Lügen. Am Telefon fehlt diese Informationsquelle. Deswegen wählen auch so viele Lügner das Telefon als favorisiertes Medium für Lug und Trug. Gesprochenes Wort ist oft wie Schall und Rauch. Das senkt die Hemmschwelle und wenn wir Lügen nicht früh genug erkennen, kann das eine Menge Schaden anrichten und sehr schmerzhaft sein. Glücklicherweise sind wir dem nicht ausgeliefert; wer wachsam ist und auch am Telefon die Antennen ausfährt, bekommt zahlreiche Hinweise.

 

 

 

So erkennen Sie Lügen am Telefon

 

Fragen müssen klar und deutlich gestellt werden, damit der Lügner keinen Spielraum hat. Bei Verdacht hilft es eine ganze Reihe von Fragen zu stellen, denn bei jeder Antwort muss sich ein unehrlicher Gesprächspartner eine neue Lüge einfallen lassen, damit er der vorhergegangenen Aussagen nicht widerspricht. Das wird immer schwieriger und es verursacht Stress, der sich früher oder später bemerkbar machen wird.

Wenn es um die Aufdeckung von Lügen geht, dann ist die Sprechweise ein wichtiger Hinweis. Sprechpausen und eine zögernde Stimme sind Anzeichen für eine Lüge. Spricht jemand zügig und ohne Pause,  ist das entweder ein Hinweis auf die Wahrheit oder umfangreichere Vorbereitungen. Es gilt, die Worte und die Körpersprache des Gesprächspartners sehr genau auszuwerten. Spricht er in einer glaubhaften Art und Weise? Oder werden immer wieder Pausen oder Fülllaute eingeschoben? Wie steht es mit dem Sprachrhythmus?

Im Artikel Lügen am Telefon erkennen erfahren Sie wie. Mögen Sie diese Hinweise nie benötigen! Doch wie das Sprichwort schon sagt: Glaube an das Gute im Menschen und schließe dein Fahrrad ab.

 

 

 

38. Wichtige Gespräche am Mobiltelefon

 

Besondere Vorsicht ist bei Telefongesprächen am Mobiltelefon angebracht, wenn das Umfeld heikle Überraschungen bereithält. So sind beispielsweise Interviews auf dem Mobiltelefon unterwegs keine gute Idee.

 

 

 

39. Diskretion

 

Vertrauliche Gespräche erfordern einen geeigneten Rahmen. Alle Beteiligten müssen darauf vertrauen dürfen, dass der Austausch vertraulich erfolgt. Bei Freisprecheinrichtungen und in Anwesenheit weiterer Personen kann das nicht gewährleistet werden.

 

 

 

40. Unterdrückte Rufnummer

 

Unterdrücken Sie Ihre Rufnummer nicht, das macht einen besseren Eindruck. Ich persönlich reagiere auf unterdrückte Telefonnummern manchmal allergisch, meist überhaupt nicht.

 

 

 

41. Nicht zu schnell auflegen

 

Vermeiden Sie es, zu schnell aufzulegen. Das wirkt leicht so, als hätten Sie das Gespräch als unangenehm empfunden.

 

 

 

42. Geräusche

 

Am Telefon zu essen oder zu trinken macht keine schönen Geräusche, Kaugummikauen auch nicht. Allerdings sind auch unbeabsichtigte Geräusche so nah am Ohr monströser. Ein Niesen oder Husten kann da schon mal wie ein Orkan klingen.

 

 

 

43. Feedback

Lassen Sie sich professionelles Feedback geben, wie sie am Telefon würden und welche Potenziale vorhanden sind. Jeder Mensch hat blinde Flecken und der Abgleich von Selbst- und Fremdbild (Johari-Fenster) hilft.

 

 

 

44. Unterstützung

 

Bereiten Sie wichtige Gespräche gut vor, gegebenenfalls lohnt sich professionelle Unterstützung. Für die kommunikative Unterstützung können Sie sich gerne an mich wenden. Mein Profil gibt Ihnen Hinweise, wovon Sie profitieren können. Rechtsberatung führe ich allerdings nicht durch.

 

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann so einfach sein. Oft ist sie es allerdings nicht. Selbst der einfachste Mensch ist ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass sie mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich beim besten Willen nicht gesagt. - Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

 

Coaching für wichtige Gespräche und Verhandlungen

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Bei Interesse, für persönliche Fragen und Terminvereinbarungen kommen wir am leichtesten über das nachfolgende Kontaktformular zusammen. Auch per E-Mail bin ich zu erreichen: mail@karstennoack.de

Aktuell ausschließlich in Ausnahmefällen für spezielle Fragen: Mobil 01577 / 704 53 56, Telefon 030 / 864 213 68. Telefonisch bin ich in Notfällen von montags bis donnerstags am ehesten in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu sprechen. Meist bin ich im Einsatz, hinterlasse dann bitte eine Nachricht mit deiner Telefonnummer in Deutschland. Denke unbedingt daran, sehr konkret den Anlass des Anrufs zu nennen. Ich rufe dann so schnell wie möglich zurück.

Hinweise zum Datenschutz findest du hier. Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen befinden sich deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das passt, freue ich mich auf eine intensive Zusammenarbeit.

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen und bin einverstanden. Soweit relevant habe ich mich mit den Honoraren und organisatorischen Hinweisen vertraut gemacht.

 

 

 

Nachricht

 

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Anmerkungen:

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Ergänzende Artikel

 

P.S.

 

Haben Sie weitere Empfehlungen für gute Telefongespräche?

Glossar

 

Im Glossar warten Informationen zu gängigen und nicht so gängigen Begriffen rund um die strategische Rhetorik und Kommunikation. Rhetorik, Marketing und Psychologie ergänzen sich. Wo Glossar und Artikel aufhören, fängt die Arbeit mit mir an. Ich sorge dafür, dass du sowohl mit Persönlichkeit als auch Botschaft überzeugst –in Gesprächen und Präsentationen.

 

 

 

Frage ruhig! Wenn du trotz Suche zu einem interessanten Begriff nicht fündig werden, senden mir doch eine Nachricht.

 

 

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack 
Erstveröffentlichung: 21. Mai 2014
Überarbeitung: 10. April 2024
AN: #43323
K:
Ü:

20+ Tipps für das Telefoninterview. Bewerbungsgespräche am Telefon.

21. Juni 2018 | Karriere, Telefongespräche, Vorstellungsgespräch

20+ Tipps für das Telefoninterview. So gelingen Bewerbungsgespräche am Telefon.

Damit Sie sich und Ihr Angebot auch am Telefon überzeugend präsentieren
Das Telefoninterview meistern

Telefoninterviews meistern

 

Hier erfahren Sie, wie Sie sich und Ihr Angebot auch bei einem Telefoninterview überzeugend präsentieren. Nehmen Sie eine weitere Stufe zur angestrebten Anstellung.

Überblick

 

 

 

 

20+ Tipps für das Telefoninterview zum (Traum-)job

 

Anschreiben, Lebenslauf, mitunter auch eine Videobewerbung und dann persönliche Vorstellungsgespräche sind häufige Hürden zur angestrebten Anstellung. Mitunter ist ein Telefoninterview ein Zwischenschritt zur Vorauswahl oder bei Unklarheiten. So meistern Sie ihn:

 

 

1. Vorbereitung auf das Telefoninterview

 

Mögliche Fragen und Antworten wollen ebenso vorbereitet sein, wie die Recherche zu Unternehmen und Gesprächspartner.

 

 

a. Antworten auf typische Fragen

 

Eine Liste mit typischen Fragen bei Vorstellungsgesprächen finden Sie hier. Bei telefonischen Interviews geht es oft darum, Unklarheiten wie Lücken im Lebenslauf zu klären. Meist ist es die Stufe zum nächsten Schritt, dem persönlichen Vorstellungsgespräch. Manche Fragen, wie zum erwartenden Gehalt, sind in dieser Phase meist unpassend.

 

 

b. Selbstvorstellung

 

Damit Sie insbesondere bei der Selbstvorstellung nicht vom Hölzchen auf Stöckchen kommen, lohnt es sich solche typischen Elemente zu beherrschen.

 

 

c. Murphys Gesetz in Telefoninterviews

 

Und weil Murphys Gesetz immer im ungünstigsten Moment zuschlägt; Telefon immer gut geladen haben und sicherstellen, dass die Verbindung gesichert ist. Fahrstühle und Autobahnen sind keine gute Idee.

 

 

d. Vorhersehbares vorhersehen

 

Wenn Sie gut vorbereitet sind, kennen Sie die Rahmenbedingungen, können erahnen, welche Ziele der Arbeitgeber verfolgt und welche Eigenarten zu erwarten sind.

 

 

e. Einstimmen

 

Stimmen Sie sich auf das Gespräch ein, damit Sie dann ganz bei der Sache sind.

 

 

 

2. Anruf annehmen

 

Gehen Sie professionell an das Telefon, wenn es klingelt. Nur vorsichtshalber erinnere ich daran, dass noch so lustige Sprüche auf dem Anrufbeantworter selten gut ankommen.

 

 

 

3. Körpersprache

 

Sie sind zwar nicht zu sehen, trotzdem haben Haltung, Gestik und Mimik Einfluss darauf, wie Sie wirken.

 

a. Haltung

 

Eine aufrechte sichere Haltung wirkt positiv auf die Psyche, also Ihren Zustand und somit auch auf Ihre Stimme. Wenn Sie während des Telefoninterviews sitzen, dann aufrecht.

 

 

b. Gestik

 

Wildes Umherfuchteln der Arme wirkt unruhig, während ruhige sichere Bewegungen für die entsprechende Betonung sorgen.

 

 

c. Mimik

 

Ein Lächeln macht locker, verändert positiv die Stimme und Sie wirken sympathischer.

 

 

 

4. Kleidung

 

Kleidung hat große Auswirkungen auf unseren Zustand. Kleidung wirkt wie ein Anker, wir sind konditioniert uns auf eine bestimmte Weise bei bestimmter Kleidung zu verhalten. Am besten, Sie ziehen sich genauso an, als wenn Sie beim Vorstellungsgespräch im Unternehmen wären.

 

 

 

5. Stimme

 

Am Telefon hat die Stimme wegen der fehlenden visuellen Hinweise besonders große Auswirkungen. Sie kommen mit Ihrer Stimme am Telefon näher als sonst üblich.

 

 

a. Stimmvorbereitung

 

Bereiten Sie Ihre Stimme darauf vor. Schon etwas Pflege macht die Stimme angenehmer und überzeugender. Zumindest sollten Sie Ihre Stimme aufwärmen.

 

 

b. Betonung

 

Langsam und deutlich reden. Am angenehmsten ist eine warme, voll klingende Stimme. Tendenziell werden authentische, tiefere Stimmen bevorzugt. Die Stimme sollte jedoch möglichst der Wohlfühlstimme (Indifferenzlage) entsprechen.

 

 

c. Und überhaupt

 

Hier finden Sie 11+ Tipps für den Einsatz Ihrer Stimme am Telefon.

 

 

 

6. Nähe

 

Je nach Verwendung von Telefonhörer, Headset oder Freisprecheinrichtung klingt die Stimme deutlicher, näher oder entfernter.

 

 

 

7. Auf den Punkt kommen

 

Das Gespräch ist eine Art Arbeitsprobe. Zeigen Sie, dass Sie auf den Punkt kommen können, nehmen Sie aktiv am Gespräch teil.

 

 

 

8. Beziehung

 

Besonders gut läuft es für Sie, wenn Sie Gemeinsamkeiten mit dem Gesprächspartner finden.

 

 

 

9. Sprache

 

Sorgen Sie für einen angemessenen, aktiven Wortschatz. Das frühzeitig zu trainieren lohnt sich. Fülllaute, wie Hm, Ähs und Co. machen keinen guten Eindruck und lassen sich leicht ablegen. Auch starker Dialekt ist meist keine gute Idee. Und Weichmacher schaden dem Ansehen.

 

 

 

10. Englisch

 

Mitunter werden das Gespräch oder Teile davon in Englisch geführt. Stellen Sie sich darauf ein.

 

 

 

11. Eigene Fragen

 

Da Telefoninterview mehrheitlich kürzer gehalten werden als Vorstellungsgespräche vor Ort, ist für eigene Fragen meist nicht so viel Raum vorgesehen. Dennoch sollten Sie Fragen vorbereitet haben.

 

 

 

12. Charme

 

Legen Sie Charme an den Tag. Den haben Sie hoffentlich vorher schon gepflegt, damit er jetzt zum Einsatz kommen kann.

 

 

 

13. Ortswahl

 

Ein ungestörter ruhiger Ort an dem Sie sich wohl und souverän fühlen macht es leichter. So niedliche Haustiere und Kinder sein können, so irritierend sind derlei Geräusche während Gesprächen.

 

 

 

14. Vertagen

 

Werden Sie unvorbereitet angerufen und die Rahmenbedingungen sind gerade ungünstig, dann bitten Sie um Vertagung.

 

 

 

15. Präsenz

 

Nebenbei noch anderen Tätigkeiten nachzugehen ist keine so gute Idee, selbst wenn Sie sich für ein Multitaskingtalent halten. Präsenz erfordert Ihre vollständige Anwesenheit, körperlich und geistig. Ein Foto des Gesprächspartners kann es erleichtern und ist dank Internet größtenteils leicht zu beschaffen.

 

 

 

16. Konzentration

 

Telefoninterviews werden gerne unterschätzt und dann weniger konzentriert vorbereitet und durchgeführt.

 

 

 

17. Ausreden lassen

 

Es ist nicht nur eine Frage der guten Kommunikation, sondern auch des Respekts andere Menschen ausreden zu lassen.

 

 

 

18. Werkzeuge bereithalten

 

Gutes Werkzeug, halbe Arbeit

Ungarisches Sprichwort

 

 

a. Stift und Notizblock

 

Stift und Notizblock gehören zur Grundausstattung, damit Sie sich Notizen machen können. Oft werden die gleichen Fragen auch später während des Vorstellungsgesprächs vor Ort gestellt und Sie haben die Chance sich noch besser darauf vorzubereiten.

 

 

b. Visualisierung, Stichpunkte und Hintergrundinformationen

 

Das Profil des Gesprächspartners mit Foto darf auf dem Monitor oder einem Ausdruck in Sichtweite sein. Sehr routinierte Menschen haben Google oder andere Quellen geöffnet, um ggf. auch auf vorbereitete Informationen zurückgreifen zu können. Aber Achtung, das darf nicht auf Kosten der Aufmerksamkeit und Präsenz gehen. Auch das stupide Vorlesen vorbereiteter Antworten macht Zuhörern keine Freude.

 

 

 

19. Persönlich anreden und verabschieden

 

Menschen hören gerne ihren eigenen Namen, reagieren auf Verunglimpfungen allerdings sehr allergisch. Also immer schön aufmerksam bleiben, nicht nur beim Namen des Gesprächspartners.

 

 

 

20. Feedback

 

Lassen Sie sich doch vorher Feedback geben, wie Sie am Telefon wirken und wo Potenziale sind. Jeder Mensch hat blinde Flecken und der Abgleich von Selbst- und Fremdbild (Johari-Fenster) hilft.

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Hinweise zum Datenschutz findest du hier. Transparenz ist wichtig. Antworten auf häufige Fragen befinden sich deswegen schon hier, wie beispielsweise zu mir (Profil), den Angeboten, den Honoraren und dem Kennenlernen. Wenn das passt, freue ich mich auf eine intensive Zusammenarbeit.

Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen und bin einverstanden. Soweit relevant habe ich mich mit den Honoraren und organisatorischen Hinweisen vertraut gemacht.

 

 

 

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Anmerkungen:

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Coaching für wichtige Gespräche und Verhandlungen

P.S.

 

Worauf achten Sie bei Telefoninterviews?

Ergänzende Artikel

 

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 3. Februar 2007
Überarbeitung: 10. April 2024
Englische Version:
AN: #541
K: CNB
Ü:

11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen

30. Januar 2015 | Ausstrahlung & Charisma, Business Coaching, Kommunikation, Stimme, Telefongespräche

11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen

Telefongespräche: Ganz weit weg, ganz nah dran. Sang- und klanglos? Steigern Sie die Wirkung Ihrer Stimme am Telefon

 

Sang- und klanglos? Steigern Sie die Wirkung Ihrer Stimme am Telefon

Stimme und Telefon

 

Die Stimme verwenden wir am Telefon wie selbstverständlich. Welche immense Bedeutung die Stimme tatsächlich besitzt, darüber sind sich die wenigsten Menschen jedoch bewusst. So steigern Sie die Wirkung Ihrer Stimme am Telefon.

Überblick

 

Telefongespräche: Ganz weit weg, ganz nah dran

 

Das Telefon – für sehr viele Menschen ist es die wesentlichste Verbindung zur Welt. Einige machen keinen Gang, ohne dabei das Handy am Ohr zu haben. Unsere Stimme verwenden wir wie selbstverständlich. Welche immense Bedeutung die Stimme dabei allerdings tatsächlich besitzt, darüber sind sich die wenigsten Stimminhaber bewusst.

Stimmig

 

Gerade wer beruflich viel telefoniert, profitiert besonders davon, gut auf die eigene Stimme zu achten. Nur so klingt das, was gesagt wird, auch stimmig. Außerdem malt Ihre Stimme ein Bild von Ihnen. Vom Eindruck, den Ihre Stimme hinterlässt, schließen Zuhörer auf Ihr Aussehen und Ihre Persönlichkeit. So werden Menschen mit einem attraktiven Stimmklang auch attraktive Attribute zugeschrieben.

 

 

 

Stimmkraft

 

Je selbstbewusster Sie mit Ihrer eigenen Stimme auftreten, desto selbstbewusster und souveräner werden Sie insgesamt von Ihren Zuhörern eingeschätzt.

 

 

 

Klangvoll, tragfähig, kraftvoll,…

 

Adjektive wie warm, kraftvoll, sonor, weich, klangvoll, voluminös und tragfähig beschreiben positive Eigenschaften von Stimmen. Angestrengte, schrille, gepresste, leise und monotone Stimmen empfinden wir als unangenehm.  Wie angenehm bzw. unangenehm eine Stimme klingt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Entscheidend für eine eindrucksvolle Stimme ist zunächst eine bewusste Atmung. Merkmale einer Stimme sind ebenso deren Stimmlage, also die für uns charakteristische Tonhöhe, die beim entspannten Sprechen entsteht, die Lautstärke, die Dynamik der Sprechmelodie, der Tonfall, die Sprechgeschwindigkeit und die Aussprache.

Lernen Sie, die positiven Eigenschaften Ihrer Stimme zu fördern!

11 Tipps für den effektiven Einsatz der Stimme bei Telefongesprächen

 

 

1. Stimmlage

 

Beim Sprechen anzustreben ist die sogenannte Indifferenzlage, die Wohlfühlstimmlage. Das ist die jedem Menschen eigene Tonhöhe, in der er besonders leicht und mühelos sprechen kann. Da eine bezogen auf die persönliche Komfortzone, zu hohe Stimmlage die Stimme belastet, können daraus Spannungen bis hin zu Heiserkeit resultieren. In der Indifferenzlage ist der Kehlkopf entspannter und der Luftdruck aus der Lunge ausreichend, um die Stimmlippen zum Schwingen zu bringen. Der Kehlkopf sinkt ab und der Resonanzraum zwischen Stimmbändern und Lippen vergrößert sich. Die Stimmlippen schwingen leichter. Dadurch klingt die Stimme tiefer, voller und somit professioneller. Für Zuhörer nimmt so auch die Verständlichkeit, Festigkeit und Ausdrucksstärke der Stimme zu.

 

 

2. Lautstärke

 

Mit der vermuteten Entfernung des Gesprächspartners erhöhen viele Menschen am Telefon ihre Lautstärke, was besonders oft bei Handytelefonierern in der Öffentlichkeit zu beobachten bzw. unüberhörbar ist. Wird die Lautstärke der Stimme erhöht, tendieren die meisten Menschen dazu, ebenfalls die Höhe ihrer Stimme anzuheben, was unangenehm für das Ohr am anderen Ende klingen kann. Denken Sie also daran, dass Sie während eines Telefonats besonders nahe bei Ihrem Gesprächspartner sind, quasi direkt an oder sogar schon in dessen Ohr (Freisprecheinrichtung bzw. Kopfhörer und Mikro).

 

 

3. Intensität

 

Die Stimme ist eng mit unserer Atmung verbunden. Deshalb gehört zu einer guten Stimmentfaltung unweigerlich der Körper als Resonanzraum. In einer aufrechten Körperhaltung fällt das Sprechen leichter. So erhält die Stimme mehr Intensität und Überzeugungskraft. Rücken Sie also, wenn Sie sitzen, auf dem Stuhl nach vorne und sitzen Sie aufrecht und in Balance, am besten mit beiden Füßen fest auf dem Boden.

 

 

4. Sprechgeschwindigkeit

 

Die Sprechgeschwindigkeit beeinflusst die Verständlichkeit Ihrer Aussagen und die Aufnahmebereitschaft der Zuhörer. Passen Sie Ihre Sprechgeschwindigkeit an die Situation und Ihre Komfortzone an. Wenn Sie langsamer reden, werden Sie leichter verstanden. Auch die Stimme ist dann tendenziell niedriger und damit angenehmer für den Zuhörer. Indem Sie das Sprechtempo erhöhen, vermitteln Sie einen emotionalen Bezug zum Thema.

 

 

5. Atmung

 

Die richtige Atmung ist die Basis für eine gesunde und wohlklingende Stimme. Eine falsche Atmung hingegen wie beispielsweise krampfartiges Einatmen vor jedem Satz, vermittelt dem Zuhörer den Eindruck: Da ist jemand, der sich unwohl fühlt und der unter Druck steht. So wirken Sie nicht sehr souverän und überzeugend. Konzentrieren Sie sich also auf ruhiges Ausatmen. Dadurch stellt sich automatisch ein natürlicher Atemrhythmus ein. Durch Atempausen werden Aussagen zudem strukturiert, was wiederum das Verständnis fördert.

 

 

6. Beweglichkeit

 

Trainieren Sie die Beweglichkeit Ihrer Stimm-Muskulatur durch eine der vielen Übungen, die es hierzu gibt. Einige davon finden Sie in Artikeln in meinem Blog. Lesen Sie zum Beispiel einen beliebigen Text laut vor und betonen Sie diesen auf möglichst extreme Weise, um alle Muskeln der Stimmorgane zu aktivieren. Beginnen Sie dabei sehr sanft und mit Rücksicht auf Ihre Sprechwerkzeuge und steigern Sie Ihre Stimme erst nach und nach.

 

 

7. Verkühlung

 

Ausreichend gesunde Flüssigkeit zu sich zu nehmen, ist gut für die Stimme. Doch meiden Sie zu kühle Getränke, da diese die Stimme beeinträchtigen.

 

 

8. Schärfe

 

Scharfe Gewürze und aggressive Pastillen mit Menthol oder Eukalyptus reizen die Stimme. Daher bei leichten Halsschmerzen lieber Salbeibonbons lutschen oder Tee trinken.

 

 

9. Heiserkeit

 

Wenn die Stimme angekratzt ist, sollte sie lieber geschont werden, um schneller wieder voll einsatzbereit zu sein. Bei Heiserkeit also möglichst nicht telefonieren, auch nicht flüstern, sondern in dieser Situation besser auf dem schriftlichen Wege kommunizieren.

 

 

10. Sprechmelodie

 

Die Sprechmelodie, auch Intonation genannt, kann das Gesagte in seiner Wirkung bekräftigen. Durch eine angemessene Variation der Sprechmelodie wird ein Gespräch lebhafter und interessanter, eine monotone Sprechweise hingegen ermüdet. Die Intonation ist abhängig von den Inhalten eines Gesprächs und der Intention, also dem, was durch Sprache und Sprechweise übermittelt werden soll.

 

Im richtigen Ton kann man alles sagen, im falschen nichts.

George Bernard Shaw

 

 

11. Lächeln!

 

Bringen Sie sich vor Anrufen in eine möglichst gute Stimmung. Das verändert Ihre Körperchemie und hat auch positiven Einfluss auf das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner. Auch wenn Ihr Lächeln nicht zu sehen ist, es wirkt durch den Hörer. Ihre Stimme transportiert auch unterschwellige Informationen.

 

 

 

Fazit

 

Eine wohlklingende, gesunde Stimme ist nicht allein Veranlagung. Sie ist auch das Resultat von Übung und Pflege. Atemübungen und Übungen zur Körperspannung und Körperhaltung haben oft unmittelbar positive Auswirkungen auf den Stimmklang.

Weitere Tipps, Anregungen für die Ermittlung der Wohlfühlstimmlage und für Stimmübungen finden Sie im Artikel: Wie Sie eine ausdrucksstarke Stimme bekommen und behalten.

Wer seine Stimme unter professioneller Anleitung trainieren und noch gezielter einsetzen will, kann sich gerne bei mir melden. Ich helfe Ihnen dabei sich und Ihre Botschaft noch überzeugender zu präsentieren.

 

 

 

P.S.

 

Setzen Sie Ihre Stimme bewusst ein? Hat Sie schon mal eine Stimme besonders beeindruckt?

 

Vorbereitung wichtiger Gespräche und Verhandlungen

 

Kommunikation kann so einfach sein. Oft ist sie es allerdings nicht. Selbst der einfachste Mensch ist ein sehr kompliziertes Wesen. Manchmal sagen wir Dinge und merken erst an der Reaktion unserer Gesprächspartner, dass sie mit jemand ganz anderem gesprochen zu haben scheinen. Das habe ich beim besten Willen nicht gesagt. - Oder doch?

Mehr oder weniger bewusst geht es in Gesprächen darum, andere Menschen von etwas zu überzeugen – sei es von einem besonderen Angebot, der eigenen Person, einer Ansicht oder einer Notwendigkeit. Gelingt das nicht schnell genug und vor allem nicht auf den Punkt genau und in anschaulicher Weise, verlieren Gesprächspartner rasch das Interesse und wir die erhoffte Aufmerksamkeit. – Gespräch gescheitert.

Sie können sich von mir bei der Vorbereitung Ihrer Gespräche und Verhandlungen (sicherheitshalber: keinerlei Rechtsberatung!) unterstützen lassen. Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Botschaft wirken (Argumente, Körpersprache, Sprache, Stimme und vieles mehr). Ich mache Sie mit effektiven Werkzeugen und Kommunikationsstrategien vertraut. Bauen Sie Ihre psychologischen Fähigkeiten aus, lernen Sie die Ruhe zu bewahren, souverän aufzutreten, authentisch zu bleiben und schließlich zu überzeugen.

 

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Bei Interesse, für persönliche Fragen und Terminvereinbarungen kommen wir am leichtesten über das nachfolgende Kontaktformular zusammen. Auch per E-Mail bin ich zu erreichen: mail@karstennoack.de

Aktuell ausschließlich in Ausnahmefällen für spezielle Fragen: Mobil 01577 / 704 53 56, Telefon 030 / 864 213 68. Telefonisch bin ich in Notfällen von montags bis donnerstags am ehesten in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu sprechen. Meist bin ich im Einsatz, hinterlasse dann bitte eine Nachricht mit deiner Telefonnummer in Deutschland. Denke unbedingt daran, sehr konkret den Anlass des Anrufs zu nennen. Ich rufe dann so schnell wie möglich zurück.

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Ergänzende Artikel

 

P.S.

 

Worauf achten Sie beim Einsatz Ihrer Stimme am Telefon?

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Freitag, November 15, 2019

Jeder Mensch hat eine persönliche Wohlfühlstimmlage, in der besonders entspannt gesprochen wird. Wer sich bemüht, tiefer oder höher als in seiner natürlichen Art zu sprechen, klingt verkrampft. Finden Sie mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Ihrer Wohlfühlstimmlage (Indifferenzlage). 

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Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 30. Juni 2015
Überarbeitung: 1. Juli 2020
AN: #84564
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