Überblick
Empfehlungen für erfolgreiche Telefonkonferenzen
Wer bringt die Kekse mit zur Telefonbesprechung? Bei einer Telko fehlt sogar der Trostpreis. Telefonkonferenzen sind im beruflichen Alltag eine betrachtenswerte Alternative zum Zusammentreffen vor Ort. Telkos können Kosten und Zeit sparen. Können? Ja, denn es gibt einige Aspekte zu beachten, damit eine Telefonkonferenz effektiv ist. Störungen im Hintergrund und die Aufmerksamkeit im Sturzflug: Telefon- und Videokonferenzen haben ihre Tücken.
29 Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen
1. Einstimmen
Bevor Sie zum Hörer greifen, beenden Sie zuerst, was Sie gerade getan haben. Wo immer möglich, stimmen Sie sich auf ein Telefongespräch ein, damit sie ganz bei der Sache sind. Präsente Gesprächspartner werden geschätzt und sind leider sehr selten.
2. Ich sehe nichts!
Körpersprachliche Rückmeldungen fehlen bei einer Telko. Wo sonst zumindest der Gesichtsausdruck der Teilnehmer gelesen werden kann, bleibt es bei auditiven Hinweisen.
3. Beklommene Stille
Hallo? Wer sich in eine Telko einwählt, hört oft nur einen Ton und kann nur ahnen, wer sonst schon eingewählt ist. Deswegen empfinden viele Beteiligte das Warten in diesem virtuellen Raum als deutlich unangenehmer als in einem realen Besprechungsraum.
4. Aufwärmphase
Oft fällt der Small Talk weg. Meist gehen die Teilnehmer ohne Aufwärmphase ans Eingemachte. Es gibt keine weiche Kommunikation und wenig Scherze. Schade, denn diese vorbereitende Phase hat eine wichtige Funktion.
5. Nebentätigkeiten
Nebengeräusche erleben die allermeisten als besonders störend. Während es im Meeting normal ist, Wasser oder Kaffee zu trinken und einen Keks zu knabbern, lenkt das am Telefon ab. Ich habe selbst schon Telefonkonferenzen erlebt, bei der sich ein Teilnehmer zum Beispiel einen Espresso zubereitete. Erst rauschte das Wasser, dann heulte das Mahlwerk und anschließend der Kompressor.
6. Geräuschkulisse
Nebengeräusche stören, doch arbeiten heutzutage viele Teilnehmer während der Telko auf ihrem Notebook oder Smartphone. Das kann sogar im Interesse der Arbeit geschehen, doch das wissen die anderen Teilnehmer ja nicht. Es erzeugt nicht nur unangenehme Geräusche, es irritiert auch die anderen Teilnehmer. Es wirkt so, als wenn die Telefonkonferenz und die anderen Teilnehmer einem nicht so wichtig sind. Außerdem ist es selbst auch nicht schwierig dann tatsächlich konzentriert zu bleiben. Weil sich schon kleine akustische Ablenkungen in einer Telefonkonferenz ungünstig auswirken, ist hier besondere Achtsamkeit gefragt.
7. Tücken des Home Office
Auch bei der Videokonferenz gibt es Störeffekte und verwunderliche Momente. Es wird zu oft vergessen, dass es sich um die Arbeitszeit handelt. Dass Sie in Boxershorts oder anderweitig leger bekleidet sind, ist eine Sache, die sich bei reinen Telefonkonferenzen nur indirekt bemerkbar macht. Es macht allerdings keinen professionellen Eindruck, wenn bei einer beruflichen Besprechung Ihr Lebenspartner im Hintergrund singt oder eigenartige Geräusche macht. Auch Kinder und Haustiere sollten nicht im Hintergrund zu hören sein. Zugegeben, mancher kreative Nachwuchs wird dafür wenige Verständnis haben, der Gesprächspartner allerdings auch nicht.
8. Abgelenkte Teilnehmer
Bei einer Telefonkonferenz kann Einiges schiefgehen. Oft machen die Teilnehmer nebenher noch etwas anderes und schreiben zum Beispiel Nachrichten auf ihrem Handy. Selbst, wenn das niemand sieht, bekommen die Gesprächspartner garantiert mit, dass der Betreffende nicht bei der Sache ist. Ich habe Konferenzen erlebt, bei denen jemand mehrmals angesprochen wurde und nicht reagierte. Er war einfach abgetaucht.
9. Moderation
Gerade, weil Telkos die Teilnehmer vor große Herausforderungen stellen, ist es wichtig, sie professionell zu leiten. Derjenige, der zur Konferenz einlädt, hat deshalb die Aufgabe, sie auch zu moderieren. Dazu gehört es die Gesprächsbeiträge zu ordnen und dafür sorgen, dass sich alle konstruktiv dran beteiligen.
Auch die Vorstellung der Anwesenden gehört zu den Pflichten des Moderators. Wenn die Teilnehmer sich nicht kennen, aber die gleiche Stimmlage haben, ist es wichtig, dass trotzdem jeder weiß, wer spricht. Der Moderator sorgt dafür, das jeder weiß, wer gerade an der Reihe ist. So entsteht keine Verwirrung und auch der Protokollführer hat es leichter. Es sollte immer transparent sein, ob einige Teilnehmer die Konferenz früher verlassen oder später dazu kommen. Es ist dann die Aufgabe des Moderators, die anderen Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren.
Bei einer Telefonkonferenz gehen die stillen Teilnehmer meist unter. Zur Moderation gehört es deshalb, auch diese Personen einzubeziehen. Wird darauf verzichtet, gibt es spätestens nach der Versendung des Protokolls ein böses Erwachen, weil sich zum Beispiel die Stillen beim Abstimmungsprozess übergangen fühlen.
Damit die Moderation gelingt, ist die Vorbereitung des Meetings entscheidend. Alle Beteiligten sollten vorab den Anlass, die Zielsetzung und den Ablaufplan des Termins kennen.
10. Vorbereitung
Vorbereitung ist die halbe Miete. Vieles lässt sich absehen, zumal es ja oft ein Thema und Tagesordnungspunkte gibt.
11. Dauer einer Telefonkonferenz
Da die Aufmerksamkeitsspanne am Telefon geringer ist als bei Treffen vor Ort, empfiehlt sich bei der Dauer zu orientieren und eine maximale Dauer zu vereinbaren. An diese Zeitvorgabe müssen sich dann alle halten. Außerdem sollten an der Konferenz höchstens vier bis fünf Personen beteiligt sein.
12. Ortswahl
Neben der inhaltlichen Vorbereitung, wie sie zu jeder Besprechung an einem Ort gehört, kommt bei Telefon- und Videokonferenzen noch die persönliche Suche nach der passenden Umgebung dazu. Der Raum muss unbedingt ruhig sein. Störungen durch andere Mitarbeiter sind zu vermeiden.
Nicht jeder Ort ist gleichermaßen für jede Form von Gespräch geeignet. Bei der Annahme von Gesprächen am Arbeitsplatz ist der persönliche Einfluss etwas größer, als wenn wir beispielsweise unterwegs auf dem Mobiltelefon einen Anruf annehmen. Doch auf dort gilt es Umgebungsgeräusche und potenzielle Störungen zu identifizieren und gegebenenfalls auf einen geeigneteren Ort auszuweichen. Kinder und Komiker im Umfeld zu haben ist oft keine gute Idee. Ich weiß, wovon ich rede; gegenüber meines Büros ist der Zoo. Und bei geöffneten Fenster können die schreienden Affen und brüllenden Löwen Gesprächspartner durchaus irritieren.
13. Technik
Alle Teilnehmer sollten sich vorher mit der Technik beschäftigt haben, damit Sie nicht zum Störfaktor wird. Bei meinen Beobachtungen habe ich die Erfahrung gemacht, dass es fast immer Teilnehmer gibt, die an der Technologie scheitern.
14. Notizen machen
Stift und Block gehören in Reichweite. Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Entsprechende Checklisten haben sich dafür sehr bewährt. Hilfreiche Fragen und deren Antworten sind beispielsweise:
- Was wurde vereinbart?
- Wer macht nun was?
- Wer ist zu informieren?
15. Stimme
Die Stimme spielt eine wichtige Rolle, denn für den Erfolg einer Konferenz ist entscheidend, dass sich die Beteiligten stets der besonderen akustischen Herausforderung bewusst sind. Am besten ist es langsam und deutlich zu sprechen. Genuschel verstehen die Gesprächspartner genauso wenig wie einen Redebeitrag, den ein Teilnehmer mit einer Hand vor dem Mund vorträgt. In einem eigenen Beitrag finden Sie zahlreiche Empfehlungen für ein wesentliches Werkzeug bei Telefongesprächen, Ihre Stimme. Die halten viele Menschen für selbstverständlich und meinen sich nicht weiter um sie kümmern zu müssen. Wie schade, weil dadurch viel dem Zufall überlassen wird. Machen Sie es besser, setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Wie, dass erfahren Sie im Artikel 11 Tipps für den effektiven Einsatz Ihrer Stimme bei Telefongesprächen.
16. Ausreden lassen
Manchmal haben wir die Antwort schon auf der Zunge und der Gesprächspartner redet noch. Grundsätzlich ist es allerdings eine Frage der guten Kommunikation und das Respekts andere Menschen ausreden zu lassen.
17. Bekleidung
Auch wenn niemand am Telefon einen optischen Eindruck vom Gegenüber bekommt, teilt sich dennoch überraschend viel über die Stimme mit: Wer in Jogginghose mit den Füßen auf dem Schreibtisch telefoniert, spricht anders als jemand, der in Businesskleidung korrekt auf einem Stuhl sitzt. Diese Tatsache sollten Teilnehmer nicht unterschätzen.
18. Körpersprache, Standpunkt und Powerposen
Wenn Sie müde sind oder kraftvoll klingen wollen, dann stellen Sie sich zum Telefonieren hin. So klingt Ihre Stimme kräftiger. Sie können vor dem Gespräch auch Powerposen einnehmen, wenn Sie sich souveräner fühlen wollen. Überhaupt erinnere ich daran, dass die Körpersprache am Telefon vom Gesprächspartner zwar nicht gesehen, jedoch trotzdem durch die Auswirkungen bemerkt wird.
19. Hochdeutsch
Sprechen Sie vorzugsweise Hochdeutsch, so gut Sie es beherrschen. Dialekt setzt voraus, dass Ihr Gesprächspartner ihn gut versteht und als positiv empfindet.
20. Zuhören
Wer zuhört, ist besser informiert, kann die Stimmung des Gesprächspartners besser einschätzen, wirkt einfühlsam und wertschätzend. Wer andere ermutigt sich auszusprechen beruhigt selbst angriffslustige Zeitgenossen, weil sie sich ernst genommen fühlen. Also, lassen Sie Gesprächspartner zu Wort kommen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder es Interpretationsspielraum gibt. Wiederholen Sie wichtige Informationen. Wenn Sie die Befindlichkeiten und Wünsche Ihres Gesprächspartners genauer erkunden wollen, setzen Sie das aktive Zuhören ein.
