Schluss mit Verschieberitis

Aufgaben werden verschleppt, verschoben und deshalb wird auch von Verschieberitis gesprochen. Was hilft bei Prokrastination?

Leben findet nicht im Hätte statt.

Prokrastination, immer mit der Ruhe

Reiße ich nun ein Kalenderblatt ab oder streiche ich etwas in der Zeitung an? Es wird einem nicht leicht gemacht, im Leben. Noch einen Kaffee?

Definition Prokrastination, Verschieberitis

Prokrastination ist ein Verhalten, bei dem eine Tätigkeit nicht rechtzeitig angefangen oder zielgerichtet daran weiter gearbeitet wird. Aufgaben werden verschleppt, verschoben und deshalb wird auch von Verschieberitis gesprochen.

55 Tipps gegen Aufschieberitis

Es ist besser zu handeln und es zu bereuen, als nicht zu handeln und es zu bereuen, oder? Hier nun Tipps, wenn Sie bei der Prokrastination prokrastinieren wollen.

1. SMARTe Ziele

Der Klassiker SMART-Formel wird noch immer unterschätzt. Er klingt einfach zu simpel, doch SMARTe Ziele haben es in sich. Viel zu oft werden nicht Ziele festgelegt, sondern schwammige Absichten in Aussicht gestellt.

Smart: Spezifisch

Der gewünschte, in der Zieldefinition angestrebte Zustand soll genau beschrieben, die entsprechende Formulierung leicht verständlich sein.

sMart:Messbar

Die Kriterien, anhand derer die Zielerreichung festgestellt werden kann, müssen benannt sein. Dabei kann es sich um quantitative Kriterien (Stückzahl, Euro, Zeiteinheiten,…) handeln oder auch um qualitative Indikatoren (erfolgreicher Projektabschluss).

smArt: Attraktiv und aktiv beeinflussbar

Anstatt zu beschreiben, was nicht gewünscht ist, geht es um das, was  wünschenswerterweise erreicht werden soll. Die Beschäftigten oder das Team sind für die Erreichung der Ziele verantwortlich und verfügen über die notwendigen Ressourcen. Falls noch andere, nicht beeinflussbare Faktoren eine Rolle spielen, sollte die Zieldefinition verändert werden.

smaRt: Realistisch

Die Ziele sollten ambitioniert, jedoch unter den gegebenen Umständen erreichbar sein.

smarT: Terminiert

Ein Termin muss festgesetzt sein, zu dem das Ziel erreicht wird.

2. Gewohnheiten erkennen

Weshalb schieben Sie bestimmte Aufgaben auf? Prokrastination ist eine Gewohnheit, die automatisch abläuft. Ein Schritt in Richtung Besserung ist deshalb, sich das eigene Verhalten bewusst zu machen, um dann die Gewohnheit zu durchbrechen. Dazu trägt bei, seine Verhaltensweisen über einen Zeitraum schriftlich zu notieren.

Hilfreiche Fragen:

• Was machen Sie ungern?
• Weshalb?
• Was löst Stress aus?
• Was hätten Sie anders machen können?

Im Artikel Heikle Gewohnheiten finden Sie weitere Anregungen.

3. Klein und fein

Wird eine Kleinigkeit erledigt, bringt das mitunter größere Dinge ins Rollen, wie ein Schneeball eine Lawine. Es wird Energie freigesetzt, die nun für die nächsten Aufgaben genutzt werden kann. Wird der richtige Dominostein angestoßen, läuft es bald wie am Schnürchen.

4. Planen

Notieren Sie spätestens am Vorabend, was Sie am nächsten Tag in welcher Reihenfolge tun werden. Bereiten Sie den Weg, mental und auch ganz praktisch. Legen Sie sich schon bereit, was den Einstieg erleichtert.

5. An den Plan halten

Halten Sie sich an Ihren Plan. Gesagt – getan! Das Verschieberitismuster kann sich so nicht einnisten. Mentale Zweifel an der Ernsthaftigkeit kosten nur unnötige Ressourcen.

6. Ausgewogenheit

Achten Sie auf eine ausgeglichene Tagesgestaltung. Ob Sie es Work-Life-Balance oder Work-Life-Integration nennen ist egal, solange es sich gut für Sie anfühlt und zu wünschenswerten Zuständen führt.

7. Erfüllendes Zeitmanagement

Entwickeln und pflegen sie ein Zeitmanagement das für Sie funktioniert. Es mag altmodisch klingen, doch gerade anfangs sind maßgeschneiderte Lösungen mit Unterstützung durch Checklisten aus Papier meist effektiver als Digitallösungen von der Stange.

8. Konkret

Seien Sie möglichst konkret bei Ihren Vorsätzen, denn je genauer und konkreter Sie bei der Planung sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie von Ihren Plänen abweichen. Übrigens sind gerade gute Pläne eher förderlich für konstruktive Flexibilität. Wer den roten Faden im Blick hat, kann sich freier bewegen. Das ist kein Widerspruch!

9. Innere Dialoge

Achten Sie auf Ihre Gedanken, denn die Macht der Gedanken ist enorm. Wir führen ständig innere Dialoge. Innere Dialoge führen Menschen ständig weitgehend unbewusst. Diese Selbstgespräche haben großen Einfluss auf Wahrnehmung, Denken und Handeln.

10. Locker bleiben

Machen Sie sich weniger Druck. Sagen Sie sich selbst oft „Du musst“, „Du sollst“, „Mach jetzt, sonst…“? So wird das nichts. Aufschieber flüchten so erst recht. Ändern Sie stattdessen den Mechanismus und machen Sie sich bewusst, eine Wahl zu haben.

11. Aufgaben reduzieren

Kann es sein, dass Sie zu viele Aufgaben bewältigen wollen? Wenn das der Fall ist, hilft nur eins: Reduzieren. Wenn Sie einige Themen abgeben, fällt es Ihnen leichter, sich mit den verbliebenen rechtzeitig zu beschäftigen.

12. Verdeutlichen Sie sich die Konsequenzen.

Wenn Sie mal wieder dabei sind, eine Aufgabe aufzuschieben, dann verdeutlichen Sie sich was Ihr Verhalten für Konsequenzen haben wird. Welche Folgen hat es im Guten, wie im Schlechten? Das kann kurz unangenehm und doch heilsam oder auch verlockend sein.

13. Prioritäten

Setzen Sie Prioritäten. Machen Sie eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben und teilen Sie diese in vier Bereiche. A-Aufgaben sind wichtig und dringend und haben immer Priorität. Sie werden aber feststellen, dass wichtige Dinge selten dringend sind, sondern meist mehr Zeit benötigen – das sind Ihre B-Aufgaben. Die C-Aufgaben sind die Zeitfresser, die dringend sind, aber nicht wichtig. Alles andere sind D-Aufgaben, die sind schlicht überflüssig.

Entscheiden Sie, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Die Eisenhower-Methode hilft.

14. Alsbald den ersten Schritt

„Was du heute kannst besorgen…“, sagt ein Sprichwort. Die 72-Stunden-Regel sagt, Sie sollten innerhalb von 72 Stunden den ersten Schritt machen, sonst sinkt die Chance, dass ein Vorhaben jemals Erfolg haben wird.

15. Stück für Stück

Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine, statt sich zu verheben. Die Dinge in Schwung bringen, Massenträgheit überwinden.

16. Zweifel und andere einschränkenden Überzeugungen

Kritisch zu bleiben und die Grautöne im Auge zu behalten ist grundsätzlich eine gute und ehrenvolle Angelegenheit. Doch manche Zweifel wirken wie Sand im Getriebe. Arbeiten Sie an Ihren Überzeugungen.

17. Organisation

Bleiben Sie organisiert. Aufgaben zu zerlegen, sich einen Überblick zu verschaffen – vielleicht sogar mithilfe von To-do-Listen oder Mindmaps – ist eine Sache. Arbeiten Sie jedoch auch an der Gesamtorganisation sonst geht es stets nur noch um das Abarbeiten.

18. Haken dran

Es liefert ein zufriedenstellendes Gefühl, eine erledigte Aufgabe sichtbar abzuhaken. Die Aufgabenliste zeigt auf einen Blick den Fortschritt (To-Do-Liste oder im Aufgabenplan). So haben Sie nicht nur das Gefühl etwas geschafft zu haben, sondern können es auch bildhaft machen und damit verstärken.

19. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor.

Behalten Sie lieber das große Ganze im Auge. Menschen erledigen Aufgaben motivierter, wenn höheren Ziele dahinter erkannt werden.

20. Seien Sie realistisch

21. Die Kirche im Dorf lassen

Übertreiben Sie es nicht mit dem Ehrgeiz. Wer zu viele Punkte auf der Aufgabenliste hat, wird erschlagen von der Last und legt die Liste selbst bald beiseite oder schiebt sie vor sich her. Also schreiben Sie kurze Listen, mit Schritten, die in einem übersichtlichen Zeitraum zu schaffen sind.

22. Perfektionismus

Perfektionismus hält auf. Er führt zu einem Tunnelblick, bei dem sich die Betroffenen auf zahllose Details konzentrieren, die für das große Ganze aber nur geringe Bedeutung haben. Dabei verrennen sie sich dann und kommen schließlich nicht mehr vom Fleck.

Schluss mit Perfektionismus. Weniger ist mehr. Es bringt nichts, wenn Sie übertriebene Höchstleistungen an zu vielen Stellen anstreben. Konzentrieren Sie sich lieber auf das Wesentliche, anstatt sich in Details verlieren.

23. Redaktionsschluss

Es ist so, wie es das Parkinson’sche Gesetz beschreibt. Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Mit anderen Worten: Je mehr Zeit wir uns für eine Aufgabe nehmen, desto länger brauchen wir auch dafür. Setzen Sie sich einen Zeitrahmen.

24. Belohnungen

Belohnen Sie sich für Erfolge und selbst für erreichte Meilensteine. Es erfordert Selbstdisziplin, um Prokrastination in den Griff zu bekommen. Bei all dem Aufwand verstärkt eine Belohnung am Ende, dass es kein einmaliges Vergnügen bleibt. Schaffen Sie Anreize.

25. Loben Sie sich

Fehlen positive Rückmeldungen, tendieren Menschen dazu, aufzugeben. Wertschätzung wirkt hingegen positiv. Wer gelobt wird, ist motivierter, steckt sich anspruchsvolle Ziele, fühlen sich diesen stärker verpflichtet, teilweise unterstellen sie sich sogar bessere Fähigkeiten, was wiederum Ihre Leistungsfähigkeit steigert.

26. Work-Life-Balance oder Work-Life-Integration?

Finden Sie heraus, was besser für Sie funktioniert; Work-Life-Balance oder Work-Life-Integration.

27. Ultradiane Zyklen

Arbeiten Sie in Ihren Leistungsphasen. Bei jedem Menschen gibt es innerhalb eines Tages unterschiedliche Leistungsphasen. Entscheidend dafür ist die sogenannte Chronobiologie. Der Organismus, also Stoffwechsel, Organtätigkeit, Konzentrationsfähigkeit schwanken während des Tages. Wer auf die eigenen Zyklen achtet, kann Leistung, Kreativität und Produktivität steigern. Schwierige Aufgaben sollten möglichst in die Hochphasen gelegt werden.

28. Zuerst die ekeligste Kröte

Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten. Packen Sie den Stier bei den Hörnern: In der Regel wird es die unangenehmste Aufgabe sein, die Sie die ganze Zeit vor sich herschieben. Warum nicht sofort morgens hinter sich bringen, wenn man noch frisch ist? Der Rest des Tages wird Ihnen umso leichter von der Hand gehen.

29. Pausen

Immer nur Vollgas geben führt schneller Richtung Burnout, dem Verlust von Privatleben und Antriebskraft. Es ist wichtig Pausen zu genießen. Damit beschäftigt sich der Artikel Pausen sind doch nicht so überflüssig: Mühsam ernährt sich das Eichhörnchen.

30. Die Macht von Routinen

Ein geregelter Tagesablauf klingt möglicherweise nach Eintönigkeit und Langeweile. Es verringert aber auch die Nischen, in denen er etwas aufschieben könnte. Es gibt durchaus sehr gute Routinen, die das Leben erleichtern und den wichtigen Dingen den verdienten Raum sichern.

31. Unterbrechungen

Vermeiden Sie Unterbrechungen. Mal klingelt das Telefon, mal das Handy, mal platzen Kollegen hinein. All das ist schlecht für die Produktivität. Viele Menschen werden zu oft unterbrochen. Es ist umso heikler, weil wir nach einer unfreiwilligen Pause einige Zeit benötigen, bis wir wieder ganz bei der Sache sind.

An der Kaffeemaschine, im sozialen Netz, draußen vor dem Fenster oder beim Small Talk auf dem Flur: Ablenkung lauert einfach überall. Beugen Sie dem vor!

33. E-Mail

Ping, Sie haben Post! E-Mails kündigen sich im Posteingang an. Die Verlockung ist groß, doch es reist Sie aus dem Fluss. Also, lesen Sie Ihre E-Mails nicht sofort, sondern öffnen Sie Ihre Post nur noch zu festgelegten Zeiten.

34. Singletasking statt Multitasking.

Der Mythos vom erstrebenswerten Multitasking hält sich leider immer noch hartnäckig. Heute weiß man aber längst: Wer eine Aufgabe nach der anderen erledigt und sich auf sie konzentriert, schafft am Ende viel mehr.

Einige Studien beweisen, Menschen sind nicht produktiver, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Im Gegenteil: Oft hindert es sie, konzentriert auf ein Ziel hinzuarbeiten. Außerdem verursacht Multitasking zusätzlichen Stress. Gehen Sie lieber Schritt für Schritt vor.

35. Hier und jetzt

Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Studien haben festgestellt, dass sich Büroarbeiter genauso oft selbst ablenken, wie sie unterbrochen werden. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, statt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.

36. Musikuntermalung

Probieren Sie aus, was geschieht, wenn Sie Musik bei der Arbeit hören. Lieblingsmusik kann ein großartiger Motivator sein. Wenn Sie sich durch Musik bei der Arbeit nicht abgelenkt fühlen, geben Sie Gas mit Musikuntermalung.

37. Brainfood

Du bist, was du isst? Ernähren Sie sich vernünftig. Die Ernährung wirkt sich durchaus auf unsere Leistungsfähigkeit aus. Wenn Ihnen nach dem Essen die Energie fehlt, um Ihre vorgesehenen Aufgaben anzugehen, fallen Sie viel schneller in die Prokrastinationsfalle. Halten Sie Brainfood bereit. Auch ohne zu studieren dürfen Sie Studentenfutter bei sich haben.

38. Onlinezeit

Das Internet und insbesondere die sozialen Netzwerke sind gefährliche Zeiträuber. Nur noch mal kurz bei Twitter schauen und schon sind zwei Ewigkeiten vergangen. Mist, jetzt ist keine Zeit mehr für die geplanten Aufgaben. Gönnen Sie sich wenigstens zeitweise offline zu sein und sich Zeit für konzentriertes Arbeiten zu erlauben.

39. Aufräumen

Räumen Sie auf. Benutzte Kaffeetassen, gefährlich wackelige Papierstapel und mehr Notizzettel als Sie jemals lesen können lenken ab. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz regelmäßig auf, organisieren Sie Ihre E-Mails und hinterlassen Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend so, dass Sie am nächsten Arbeitstag gerne zu ihm zurückkehren.

40. Sagen Sie öfter NEIN

Sagen Sie freundlich und bestimmt „Nein“, wenn Kollegen Sie um unwichtige Dinge bitten oder der Zeitpunkt gerade nicht passt.

Menschen, die an akutem Helfer-Syndrom leiden, streben nach dem Gefühl, gebraucht zu werden. Die Vorstellung, ersetzbar zu sein, macht ihnen Angst. Ein Kurzschluss: Jeder Mensch ist ersetzbar! Das Helfer-Syndrom führt nur zu massivem Stress. Haben Sie also den Mut, Bitten auch mal mit einem Nein zu quittieren. Wenn Sie Prioritäten setzen, liegt der Erfolg darin, sich auch daranzuhalten. Wer niemandem eine Bitte abschlagen kann, kommt zwangsläufig aus dem Trott.

41. Zeitfresser

Schalten Sie Zeitfresser aus.

Hilfreiche Fragen:

• Was raubt Ihnen am Tag die meiste Zeit?
• Womit halten Sie sich besonders gerne und lange auf?
• Muss das sein?
• Stimmt das mit den Prioritäten überein?
• Ist das sinnvoll und produktiv?
• Andernfalls: Setzen Sie sich bewusst Grenzen. Übrigens: Nicht nur in Zeitfragen!

42. Umdenken

Denken Sie um. Die richtige Frage ist nicht: „Wie werde ich damit bloß fertig?“, sondern „Wie fange ich damit an?“. Die größte Hürde beim Aufschieben ist loszulegen.

43. Fokussieren Sie Ihre Stärken

Viele Leute wenden enorme Energien auf, um ihre Schwächen zu bekämpfen, sie werkeln an ihren Mängeln herum und betreiben doch nur Schadensbegrenzung. Dabei ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand vorankommt, weil er seine Stärken stärkt, ist deutlich höher, als wenn er seine Schwächen repariert. Wenn Sie in etwas sehr gut sind konzentrieren darauf und nehmen Sie für das unliebsamere Thema einen professionellen Service in Anspruch. So ein Steuerberater macht das Leben durchaus einfacher.

44. Ausreden

Schluss mit Entschuldigungen und fadenscheinigen Ausreden. Aufschieber sind Meister der Ausrede – für sich, andere und die Umstände. Beschummeln Sie sich nicht weiter selbst. Jedes Mal, wenn Sie wieder einen Grund finden, weshalb Sie etwas jetzt nicht erledigen können, fragen Sie sich, ob das wirklich wahr ist.

45. Tricksen

Sie wollen richtig gute Arbeit leisten, doch dazu kommt es wegen der Verschlepperitis nicht? Wenn Sie Freitag fertig sein müssen, notieren Sie sich den Donnerstag als Fertigstellungstermin. Denken Sie immer wieder an den Termin am Donnerstag. Oft passiert dann das Wunder und Sie werden am Donnerstag tatsächlich fertig und können einen ganzen Tag lang optimieren.

46. Zusammen geht es besser

Zusammen kann es leichter gehen. Während es vielen leicht fällt, die Prokrastination vor sich selbst noch irgendwie zu rechtfertigen, will kaum jemand im Team als Prokrastinator dastehen. Wer sich beispielsweise mit anderen zum Sport verabredet, mit Kommilitonen zum Lernen trifft oder im Team die große Präsentation gemeinsam vorbereitet, packt die Sache in der Regel eher an.

Aber Achtung, das beinhaltet auch ein Risiko, denn manche Gruppen neigen dazu sich selbst abzulenken.

47. Commitment

Machen Sie Ihre Ziele bekannt. Ihre Entscheidung öffentlich zu machen, bewirkt, dass andere Menschen Erwartungen in Sie setzen und Sie selbst ebenfalls. Verschreiben Sie sich offiziell Ihrem Ziel.

48. Mentor

Finden Sie einen Mentor für sich, jemanden der Sie immer wieder dazu ermuntern, Ihre Ziele weiterzuverfolgen.

49. Dankbarkeit

Seien Sie dankbar, denn Dankbarkeit ist ein Schlüssel zum Erfolg. Sie verbessert sowohl die Beziehungen zu anderen Menschen, wie auch deren Einstellung und Motivation. Dankbarkeit verbannt negative Gedanken und reduziert Stress. Lernen Sie dankbarer für die Dinge zu sein, die Sie schon erreicht haben, für die Menschen in Ihrem Leben, für Ihre Gesundheit für…

50. Behalten Sie das große Ganze im Auge

Lästige Aufgaben machen meist nur einen kleinen Anteil an den Aufgaben aus. Behalten Sie das große Ganze im Auge und denken Sie daran, dass alle Aufgaben ihren Beitrag dafür leisten.

51. Bleiben Sie fit

Stress, und Ängste können eine Ursache für Prokrastination sein. Durch körperliche Aktivität lässt sich Stress abbauen und Ärger reduzieren. Also los!

52. Finanzieller Einsatz

Legen Sie Regeln und Beträge für die Nichteinhaltung fest. Wenn Sie eine Aufgabe verschoben haben, stecken Sie beispielsweise soviel Geld in eine Spardose, dass Sie es spüren.

53. Mentaltraining

Ob allein oder mit Unterstützung eines Mentaltrainers, Mentaltraining hilft die Motivation zu steigern und zu pflegen.

54. Coaching

Mit Unterstützung durch einen Coach lassen sich überholte Gewohnheiten leichter ablegen und neue zum Einsatz bringen. Coaching hat sich hier schon lange bewährt.

55. Dranbleiben

Viele sind hartnäckig in Bezug auf den einmal eingeschlagenen Weg, wenige in Bezug auf das Ziel.

Friedrich Nietzsche

Geben Sie nicht auf, bleiben Sie am Ball, auch, wenn es mal nicht so vorangeht oder es Rückschläge gibt. Sehen Sie Rückschläge als Rückmeldungen, es noch besser zu machen.

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Antworten auf häufige Fragen

Ergänzende Artikel

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• Habe ich! statt Hätte ich nur!
• 9 Tipps: Single-Tasking ist effektiver als Multitasking
• 16 Tipps für Gelassenheit. So lässt sich Gelassenheit fördern.

P.S.

Welche Mittel empfehlen Sie bei Prokrastination?

Dieser Artikel ist ein kurzer Auszug der umfangreicheren Kursunterlagen, die meine Teilnehmer im entsprechenden Gruppen- oder Einzeltraining oder im Coaching erhalten.

Autor: Karsten Noack
Erstveröffentlichung: 11. Mai 2007
Überarbeitung: 25. September 2019
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